Frühjahrsputz für Ihre Festplatte – optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem



Wussten Sie, dass sich das Volumen des Datenbestandes auf der Welt im Schnitt alle zwei Jahre verdoppelt? Wenn Sie heute 30.000 Fotos, Präsentationen, Tabellen und Dokumente in Ihrem digitalen Ablagesystem haben, müssen Sie sich im übernächsten Jahr in 60.000 und in vier Jahren in 120.000 Dateien zurechtfinden! Die Datenmenge wächst tagtäglich. Beginnen Sie darum besser noch heute mit dem Aufräumen und optimieren Ihr digitales Ablagesystem!

Was ist das Problem?

Wenn Sie in Ihrem Dateimanager einmal den Ordner Ihrer Dokumente mit Rechtsklick markieren, erhalten Sie unter „Informationen” oder „Eigenschaften” die Anzahl Ihrer persönlichen Dateien. Bei mir sind das tatsächlich 30.000. Vielleicht verlassen Sie sich auf die Suchfunktion. Doch in der Regel werden nur drei Prozent der Daten auf dem Weg der Schlagwortsuche gefunden. Die anderen Dateien sind zu wenig markant und somit nur schwer zu finden. Wenn nun noch mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam auf Dateien zugreifen, führt dies sehr schnell zu Zeitverlust und Frustration.

So funktioniert es

Bei tempus legen wir großen Wert auf Spielregeln bei der Ablage. Grundsätzlich unterscheiden wir in unserem digitalen Ablagesystem die folgenden Möglichkeiten:

  • Persönlich
  • Abteilung
  • Allgemeine Ablage
  • Projekte

Darauf kommt es an:

1. Organisieren Sie Ihren persönlichen Ordner!

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen eigenen Ordner. Im Wesentlichen darf hier jede und jeder völlig selbstständig vorgehen. Wichtig ist nur, dass in diesem Bereich nichts gespeichert wird, was zum Beispiel ein Vertreter oder Kollege jemals benötigen könnte. Alles, was im Vertretungsfall auch ein Kollege braucht, muss im entsprechenden Abteilungs-, Projekt- oder Allgemeinordner gespeichert werden. Verlässt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin das Unternehmen und man löscht den Ordner, darf es nichts geben, was dadurch verloren gehen würde.

2. Eröffnen Sie einen Ordner für Ihre Abteilung!

Hier kommen alle Dateien hinein, die nur die jeweilige Abteilung betreffen. Abteilungsrelevante Daten sind zum Beispiel Kundendaten, Buchhaltungsdaten, Sofort-Protokolle und Dokumentationen. In dem Ordner „X:AbtlgConsultingKunden” werden z. B. alle Daten, Angebote und Informationen zu Kunden oder Interessenten gespeichert. Dazu wird jeweils ein Verzeichnis angelegt mit dem Kundennamen bzw. einer Kundennummer. Im Kundenordner sind Unterverzeichnisse individuell möglich. Sollte es mehrere logische Möglichkeiten geben, etwas abzuspeichern, entscheiden Sie sich einfach für eine Möglichkeit. Dies sollten Sie allerdings am besten gemeinsam mit denjenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besprechen und entscheiden, die von der Entscheidung betroffen sind. Dokumentieren Sie Ihre Entscheidung und teilen Sie diese allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit.

3. Unterscheiden Sie im Ordner „Allgemein” zwischen konkreten Projekten und allgemeinen Informationen!

Im Bereich „Alle” landen sämtliche abteilungsübergreifenden und für das gesamte Unternehmen relevanten Seiten. Unterscheiden Sie hier noch einmal zwischen allgemeinen Informationen „Allgemein” und Daten zu abteilungsübergreifenden „Projekten”.

In den Allgemein-Ordner kommen Dateien, die keiner Abteilung zugerechnet werden können, aber abteilungs- und projektübergreifend für die ganze Firma von Relevanz sind. Beispiele sind Logos, Mitarbeiterfotos, Pressearbeit, Formulare und Vorlagen.

In den Projekt-Ordner kommen Daten zu Projekten, die von mehreren Abteilungen bearbeitet werden. Das können Veranstaltungen, Publikationen oder Präsentationen sein.

4. Allgemeine Verabredungen

Ganz gleich, ob eine Datei im Abteilungs-, Firmen- oder im persönlichen Bereich abgelegt wird, drei Dinge sollten immer für Ihr digitales Ablagesystem gelten:

  • Um zu gewährleisten, dass Änderungen nachvollzogen werden können, ist es notwendig, den Anfang der Dateinamen mit einem Datum zu versehen. Alle Dateinamen sollten zukünftig mit Datum im Format „JJJJ_MM_TT“ (z. B. 2016_11_30 Präsentation.ppt) beginnen.
  • Bei der Überarbeitung von Dateien wird vor der Bearbeitung die bestehende Datei in den Unterordner „Archiv“ kopiert, so dass immer nur die aktuelle Datei im Hauptverzeichnis vorhanden ist.
  • Dokumente, die an mehr als einem Ort gespeichert werden müssen, werden am Hauptort gespeichert und von da aus zu allen weiteren Ablageorten mithilfe einer Verknüpfung verbunden.

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Was der Tipp bewirkt

  • Sie vermeiden parallele Ablagesysteme, in denen sich niemand zurechtfindet.
  • Sie gewährleisten, dass auch eine Urlaubsvertretung oder ein Nachfolger schnell auf gesuchte Dateien zugreifen kann.
  • Sie beugen Stress, Ärger und Frustration vor.

Buch-Tipp

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