Selbstbestimmt statt fremdbestimmt: Gemeinsam sind wir ordentlich



Fragen Sie sich manchmal, warum Verbesserungen sich nicht dauerhaft durchsetzen? Einige meiner Kunden haben schon mehrmals versucht, die Abläufe und Ordnungssysteme in ihren Büros zu optimieren. Das Ergebnis war immer dasselbe: Obwohl alle Mitarbeiter die Anweisung hatten, sich an die neuen Regeln zu halten, kehrte der alte „Schlendrian“ bald wieder ein. Die Überraschung meiner Kunden war groß, als Sie feststellten, dass Veränderungen mit Büro Kaizen dauerhaft funktionieren.

Der Grund dafür ist einfach: Büro Kaizen bezieht die Mitarbeiter in die Veränderungen ein. So handeln sie selbstbestimmt, nehmen die Ideen an und setzen Sie um, verbessern und optimieren sie.

Hingegen empfinden viele Menschen das Arbeiten nach Anweisungen als fremdbestimmt und fühlen sich mit ihrer Tätigkeit nicht ausreichend verbunden. Außerdem erleiden Sie Einbrüche in ihrer Motivation, fühlen sich gestresst und machen kaum Vorschläge für Verbesserungen in ihrem Arbeitsbereich. Damit geht dem Unternehmen wertvolles Potential verloren. Deshalb beziehen wir die Mitarbeiter schon von der ersten Stufe an in den Veränderungsprozess mit ein.

Selbstbestimmt handelnde Mitarbeiter sind motiviert und kreativ. Klick um zu Tweeten

Für immer aufgeräumt, statt: Für immer fremdbestimmt

Wenn ich zu meinen Kunden gehe, mache ich mir zuerst ein Bild von der Situation auf den Schreibtischen, in den Regalen und Schränken, noch bevor die Mitarbeiter eintreffen. Der nächste Schritt ist ein Meeting, in dem ich das Prinzip von Büro Kaizen anschaulich erkläre. Denn es ist ja so: Der Chef möchte die Veränderung und hat mich in die Firma geholt, doch die neue Ordnung klappt nur, wenn die Mitarbeiter die Regeln nicht als fremdbestimmt erleben.

Also helfen alle mit; jeder „entrümpelt“ seinen Arbeitsbereich. Erstaunlich, welche Mengen an überflüssigen Mappen und Ablagekästen zusammenkommen, wie viele Druckerzeugnisse in den Papierkarton wandern und wie plötzlich Schränke und Regale völlig leer dastehen!

Niemand fuehlt sich fremdbestimmt
Alle sind am Aufräumen beteiligt, so fühlt sich niemand fremdbestimmt.

Schön ist es auch zu sehen, wie die Stimmung der Mitarbeiter sich hebt. Denn viele von ihnen haben sich mit der alten Situation nicht mehr wohlgefühlt und begrüßen eine sinnvolle Veränderung, in die sie ihre Ideen einbringen können. Deshalb werden zum Beispiel Spielregeln gemeinsam vereinbart.

Spielregeln für die Abteilung: Gemeinsam handeln

Sind die einzelnen Arbeitsplätze aufgeräumt, geht es um das Zusammenspiel innerhalb der Abteilung. Dafür ist es nötig, dass sich die Mitarbeiter auf gemeinsame Regeln einigen. Für viele Situationen gibt es nicht nur eine Lösung, sondern mehrere. Die beste Lösung ist die, welche von allen Mitarbeitern eigenverantwortlich umgesetzt wird. Um die Spielregeln zu systematisieren, hat es sich bewährt, 10 Bereiche in der Abteilung zu durchleuchten.

10 Schritte zur organisierten Abteilung

1. Visualisierung: Guck mal hier

Beschriftungen an Lichtschaltern, Ordnern, Schränken und Regalen tragen dazu bei, dauerhaft eine Ordnung zu erhalten, die nicht fremdbestimmt, sondern sinnvoll und effizient ist. Ich habe für Sie die beliebtesten Tipps gesammelt:
Lesen Sie hier, „Wie Visualisierung Ihnen hilft, den Überblick zu behalten”

2. Büromaterial: Alles hat seinen Platz

Überwachen Sie die Bestände nach dem Kanban-Prinzip, so vermeiden Sie Arbeitsrückstand durch fehlende Materialien.
Lesen Sie hier, wie das Kanban-Prinzip funktioniert.

3. Prospektmaterial: Gut präsentiert

Prospekte und Broschüren sind wertvolle Werbematerialien, das Sie den Kunden ansprechend präsentieren sollten. Wie das geht, lesen Sie in meinem Beitrag „Ab sofort ist alles drin”.

4. Ablagesystem: Nichts mehr verlegt

Die Vorstellung eines einheitlichen Ablagesystems erscheint manchem Mitarbeiter als fremdbestimmt. Doch spätestens dann, wenn es um Vertretungsregelungen geht, wird auch der Skeptiker es begrüßen, wenn Unterlagen innerhalb einer Minute auffindbar sind.

5. Strukturen im EDV-Bereich

Wer einmal erlebt hat, wie viel besser die Zusammenarbeit in der Abteilung und auch zwischen Abteilungen funktioniert, wird die einheitlichen Strukturen im EDV-Bereich nicht mehr missen wollen.
Laden Sie sich hierzu mein kostenloses E-Book herunter: Ihr Weg zum „für immer aufgeräumten” Computer

6. Aushangwesen: Nur nicht hängen lassen

Informationen stärken die Motivation der Mitarbeiter. Sie fühlen sich nicht fremdbestimmt, sondern eingebunden, wenn sie über das Geschehen in der Firma aktuell informiert werden. Allerdings müssen diese Informationen immer aktuell gehalten werden. Wie das geht, lesen Sie in meinem Beitrag zum Aushangwesen.

7. Betreuung Kollektivplätze: Darüber freut sich jeder

Wer sich in der Pause über eine chaotische Teeküche ärgert, sich im Materialraum nicht zurechtfindet und das Besprechungszimmer vor der Nutzung aufräumen muss, fühlt sich frustriert und verliert wertvolle Zeit. Deshalb sind die Spielregeln für die gemeinsam genutzten Räume wichtig.

Diese werden am besten gemeinsam vereinbart, so wird vermieden, dass die Mitarbeiter sich fremdbestimmt fühlen. Hier habe ich Ihnen Tipps für eine „immer aufgeräumte Teeküche” zusammengestellt.
Tipp: Einigen Sie sich gemeinsam über Zuständigkeiten und fertigen Sie entsprechende Checklisten an. Hier lesen Sie mehr zum Thema.
/ol

Nicht fremdbestimmt von Ordnung
Fremdbestimmt? Nicht, wenn die Ordnung in gemeinsam genutzten Räumen gemeinsam entwickelt wird.

8. Klare Zuständigkeiten: Wer macht was?

Wer zuständig ist, empfindet sich nicht als fremdbestimmt. Deshalb stärken klare Zuständigkeiten nicht nur den Ablauf der Arbeitsorganisation, sondern auch die Eigenverantwortlichkeit des einzelnen Mitarbeiters. Dazu gehören auch die Regeln für die Vertretung.
Tipp: Hängen Sie eine Liste mit Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen an einem gemeinsam genutzten Platz aus, zum Beispiel am Kopierer.

9. Besprechungsmanagement: Wer sagt was und warum?

Wie wäre es, wenn Besprechungen effizient und zeitsparend geführt werden? Wenn die Mitarbeiter nicht fremdbestimmt in einem Meeting sitzen, obwohl sich an ihrem Arbeitsplatz die Termine drängeln? Mit einem durchdachten Besprechungsmanagement lässt sich dieses Ziel umsetzen. Dafür brauchen Sie eine gute Vorbereitung, ein Sofortprotokoll und eine Sanduhr. Lesen Sie hier, wie Besprechungen effizient statt fremdbestimmt gestaltet werden.

10. Zusammenarbeit: Vom Ich zum Wir

Die Grundlage von Büro Kaizen ist der ständige Prozess der Verbesserung. Hier sind also nicht starre Regeln gefragt, sondern ein lebendiger Prozess, in den alle Mitarbeiter einbezogen sind. Ob es das Fehlermanagement oder das Vorschlagswesen ist, immer geht es darum, die Abläufe effizienter zu gestalten und stressfrei zu arbeiten. Die Mitarbeiter werden eingebunden, so fühlen sie sich nicht fremdbestimmt und übernehmen motiviert ihren Teil der Verantwortung.

Tipp für Veränderungen, die nicht fremdbestimmt sind: Wenn Sie die einzelnen Bereiche angehen, beginnen Sie mit dem Thema, das den schnellsten Erfolg verspricht. Das trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter sich engagiert anstatt fremdbestimmt fühlen.

Und Sie?

Wie schaffen Sie Motivation? Was hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern, selbstbestimmt statt fremdbestimmt zu arbeiten? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, ich freue mich darauf!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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