Geht nicht, geht nicht – Flexibilität ist der Schlüssel zum Erfolg



Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Vielleicht gibt es überall digitale Work-Stationen, an denen jeder zeitlich und räumlich nach Lust und Laune arbeiten kann. Statt Anwesenheitspflicht im Büro finden Meetings virtuell über Internet statt. Wie auch immer, die Arbeitswelt verändert sich schon heute in riesigen Schritten und verlangt von allen Beteiligten äußerste Flexibilität. Diese ständigen Veränderungen zum Beispiel im digitalen Bereich sind genauso spannend wie beängstigend. Wer sich nicht auf Neues einlässt, gerät beruflich schnell ins Abseits. Umgekehrt ist es auch nicht ratsam, blindlings allen Trends zu folgen und die Work-Life-Balance aus den Augen zu verlieren. Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie flexibel auf die modernen Anforderungen reagieren ohne sich aufzureiben.

Meckern Sie nicht, sondern reagieren Sie mit Flexibilität und einem Lächeln auf Neuerungen.
Meckern Sie nicht, sondern reagieren Sie mit Flexibilität und einem Lächeln auf Neuerungen.

Was ist das Problem

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. In der modernen Arbeitswelt sind die Mitarbeiter aber ständig gefordert, sich anzupassen oder Neues zu erlernen. Bei Aktualisierungen der Software ist es wie im Supermarkt – wenn Sie genau wissen, wo alles steht, wird umgeräumt. Es nervt, sich immer wieder in veränderte Programme einzuarbeiten. Ein weiterer Störfaktor versus Bequemlichkeit ist das gestiegene Arbeitsaufkommen. Es ist selten möglich, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Stattdessen müssen Sie mehrere Arbeitsaufgaben gleichzeitig im Auge behalten. Als hätten Sie noch nicht genug zu tun, werden Sie auch noch mit E-Mails überschwemmt. Laut unserer großen tempus®-Online-Umfrage bekommen Büro-Mitarbeiter durchschnittlich 45 E-Mails am Tag. Tendenz steigend! Das Überleben in der heutigen Arbeitswelt setzt Flexibilität voraus. Gemeint ist die Fähigkeit, gelassen auf geänderte Bedingungen zu reagieren und sich schnell darauf einzustellen. Denn nur wenn Sie sich persönlich passende Strategien überlegen, bleiben Sie gesund, zufrieden und ausgeglichen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Finden Sie die positive Seite der Medaille

Endlich beherrschen Sie die Feinheiten des Buchhaltungsprogramms, schon wird das System auf eine neue Software umgestellt. Als wäre das nicht schon schlimm genug, nervt der neue Abteilungsleiter mit seinen innovativen Ideen für ein effizientes Meeting und dann ist auch noch der Kollege erkrankt. Nun können Sie sich über alles ärgern, aber es steht Ihnen frei stattdessen gelassen zu reagieren. Je mehr Sie sich ärgern, desto stärker liegt Ihr Fokus auf den negativen Seiten des Büroalltags. Mit Wut im Bauch brauchen Sie viel länger, um sich mit der veränderten Situation zu arrangieren. Außerdem schaden Sie sich beruflich, denn Ihre Vorgesetzten halten Sie für starrköpfig und unflexibel. Da Sie die Situation nicht ändern können, konzentrieren Sie sich lieber auf die positiven Seiten: Jedes neue Programm hat kleine Verbesserungen und wenn Sie suchen, können Sie in jeder Lage eine gute Seite finden.

Tipp Nr. 2: Flexibilität erlangen Sie durch lebenslanges Lernen

Wir leben in einem unglaublich komplexen Informationszeitalter. Das setzt voraus, sich flexibel auf Neuerungen einzustellen. Ich empfehle sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, sich unvoreingenommen auf diese Abenteuer einzulassen und dementsprechende Kompetenzen zu erlernen. Allerdings kostet es unglaublich viel Zeit, wenn sich jeder Mitarbeiter alleine weiterbildet. Das lässt sich viel leichter organisieren, wenn Sie den Schulungsbedarf der einzelnen Mitarbeiter ermitteln. In unserem Download-Center stellen wir Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, mit der Sie die Anforderungen des Arbeitsplatzes sowie die Fähigkeiten der Kollegen auflisten können. So fällt es Ihnen viel leichter, die notwendigen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zu organisieren. Holen Sie sich am besten einen Dozenten in Ihr Unternehmen, der die entsprechenden Mitarbeiter schult.

Tipp Nr. 3: Flexible Lösungen für erfolgreiche Mitarbeiter

Flexibilität ist für Unternehmen essenziell, um konkurrenzfähig zu bleiben. Denn es ist erforderlich, auf Veränderungen im Arbeitsumfeld schnell und innovativ zu reagieren. Nichts ist schlimmer und unproduktiver als der Satz: „Wir haben das schon immer so gemacht.“. So hinken Sie der Konkurrenz hinterher. Überlegen Sie deshalb gemeinsam mit dem Team, was sich positiv verändern lässt. Mit innovativen Ideen sorgen Sie nicht nur für mehr Produktivität. Sie überzeugen auch Ihre Kunden und Geschäftspartner von dem modernen Erfindungsreichtum des gesamten Teams.

Diese beiden Beispiele verdeutlichen Ihnen, wie Sie mit mehr Flexibilität neue Lösungen finden:
Sie müssen wichtige Telefonate führen, aber im Büro ist es viel zu laut und hektisch. Vielleicht brauchen Sie aber auch viel Platz, weil Sie eine neue Projektidee entwerfen möchten. Es ist sehr viel effizienter, wenn Sie und Ihr Team den Arbeitsplatz entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Aufgabenstellung aussuchen kann, Bei so genannten Desk Sharing wird der Arbeitsplatz flexibel gewählt. Wenn es nur darum geht,Störungen durch Telefonate zu vermeiden, empfehle ich Ihnen, ein separates Telefonzimmer einzurichten. Nach Absprache können alle in Ruhe wichtige Gespräche führen, ohne dabei zu stören oder von anderen gestört zu werden. Lesen Sie meine Tipps, wie Sie mit dem Telefonzimmer Ihr Büro revolutionieren.

Ein Telefonzimmer ist sehr effektiv, weil das Team ungestört Anrufe erledigen kann.
Ein Telefonzimmer ist sehr effektiv, weil das Team ungestört Anrufe erledigen kann.

Extra-Tipp:

Nicht immer liegen die Lösungen für bestehende Probleme auf der Hand. Deshalb empfehle ich immer wieder, auf die Kompetenzen und den Erfindungsreichtum des gesamten Teams zu setzen. Die einzelnen Mitarbeiter kennen sich in ihren Bereichen hervorragend aus und haben oft fantastische Lösungsansätze. Das Vorschlagwesen hilft Ihnen, dieses Potential zu nutzen. Wie das genau geht, verrate ich Ihnen in meinem Beitrag: Besser geht’s immer! Entdecken Sie das Potential eines Verbesserungsvorschlagswesen.

Tipp Nr. 4: Bändigen Sie die Informationsflut

Die wohl größte Herausforderung für Büromitarbeiter ist die stete Zunahme an Informationen, die tagtäglich per E-Mail in den elektronischen Posteingang landen. Nur wenn Sie flexibel auf diese ständig neuen Bedingungen reagieren, bauen Sie Ihre Informationskompetenz aus. Lassen Sie sich in Zukunft nicht mehr von eingehenden Mails aus der Konzentration reißen. Stellen Sie die optischen und akustischen Eingangssignale ab und bearbeiten Sie E-Mails nur noch zwei- bis dreimal am Tag. Dabei gehe ich nach diesem Muster vor: Zunächst lösche ich unwichtige Nachrichten, archiviere Informationen, die ich zu einem späteren Zeitpunkt brauche oder leite Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter. Dann erledige ich alles, was nicht länger als fünf Minuten Zeit beansprucht. Alles, was aufwändiger ist, terminiere ich und blocke einen festen Zeitpunkt in meinem Terminkalender.

Wie steht es um Ihre Flexibilität im Umgang mit E-Mails? Mit diesem Schnelltext finden Sie Ihre persönlichen Verbesserungspotentiale heraus.

Extra-Tipp:

Eine Zeitlang war es üblich, das technische Equipment mehr und mehr zu vergrößern. Dabei nehmen die Geräte nicht Arbeit ab sondern kosten Zeit, Geld und beanspruchen Platz. Ich finde, weniger ist mehr: Überlegen Sie, was Sie ändern können. Ich verzichte auf eine zusätzliche Kamera, denn mein Handy hat hervorragende Kamerafunktion. Auch viele Apps erweisen sich mit der Zeit als lästig, weil sie ablenken und die Konzentration beeinflussen. Lesen Sie, wie Sie Ihre technischen Geräte reduzieren können.

Tipp Nr. 5: Haushalten Sie mit Ihren persönlichen Ressourcen

Unternehmen sind produktiver, wenn alle Mitarbeiter mit Flexibilität auf die komplexen Anforderungen in der modernen Arbeitswelt reagieren. Aber dieser Einsatz hat auch seine Grenzen. Wer nicht mit seinen persönlichen Ressourcen haushält, beutet sich und seine Energie rücksichtslos aus. Dauerstress führt ganz schnell zu gesundheitlichen Problemen wie Erschöpfung, Kopfschmerzen, Schlafstörungen bis hin zum Burnout. Es ist völlig in Ordnung, sich in seinen Beruf zu engagieren. Aber genauso wichtig ist ein erfülltes Privatleben. Dabei sieht die Work-Life-Balance für jeden Menschen unterschiedlich aus. Entscheiden Sie selbst, wie viel Freizeit Sie brauchen, um sich von Stress zu erholen. Denn Sie haben es in der Hand, ein gesundes Leben zu führen. Ich erkläre Ihnen, wie Sie Ihre Work-Life-Balance finden.

Darauf kommt es an

Als Einzelkämpfer erreichen Sie wenig. Ein auf Flexibilität eingestelltes Team sichert dagegen den Erfolg des Unternehmens. Überlegen Sie deshalb stets gemeinsam, wie Sie auf geänderte Anforderungen blitzschnell und innovativ reagieren.

Ein wesentlicher Aspekt für mehr Flexibilität ist ein ordentlicher Arbeitsplatz. Denn nur so bleibt der Kopf frei für die wirklich wichtigen Aufgaben. In meinem YouTube-Podcast erkläre ich Ihnen sieben Schritte zum für immer aufgeräumten Schreibtisch. Schauen Sie einfach rein!

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie und Ihr Team mit Flexibilität auf die Anforderungen des modernen Arbeitslebens reagieren, fühlt sich niemand der Technik und der Hektik der Zeit hilflos ausgeliefert. Kluge Veränderungen sorgen aber nicht nur für mehr Effizienz und reibungslose Abläufe sondern stärken die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Gesundheit aller aus!

Und Sie?

Auf welche Veränderungen reagieren Sie mit Flexibilität? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Kommentare. Für mehr Gelassenheit bei der Arbeit empfehle ich Ihnen auch meine kostenfreie E-Mail-Serie mit meinen 12 effektivsten Strategien: Endlich frei.



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