Flexibel bleiben – mit einem Lächeln siegen…



„Herr Meyer ist heute krank.”
„Ja, und was machen wir jetzt? Damit kennt sich doch sonst keiner aus! Wann kommt er denn wieder?” „Das konnte er noch nicht sagen … ”
Kommt Ihnen bekannt vor? Und zaubert ein Lächeln auf Ihr Gesicht? Nein? Es ist eher Chaos vorprogrammiert, weil genau das Gerät dann nicht funktioniert, wenn der, der sich damit ausgekennt, nicht da ist – wie beim Drucker, Kopierer oder bei so geschäftsrelevanten Dingen wie die Homepage? Lernen Sie den Weg des Lächelns kennen…

Zuständigkeiten einrichten – vom Drucker bis zur Website-Aktualisierung

Denn damit Sie in solchen Situationen stets flexibel bleiben, empfiehlt es sich, Zuständigkeiten für alle wichtigen Geräte, Prozedere oder Geschäftspräsentationen vorab zu klären. Solche Aufgaben können sein: Warten von Kopierern und Druckern, Formular-Aktualisierungen, Pflege von wichtigen Telefonlisten für die Abteilung, Pflege der Website oder Ansprechpartner bei Problemen mit der Telefonanlage etc.

So gehen Sie dafür vor:

    1. Tabelle mit Zuständigkeiten für Aufgaben erstellen.

 

    2. Vertreter aufstellen.

 

    3. Setzen Sie eine Liste mit externen Partnern für spezielle technische Unterstützung.

 

    4. Speichern Sie beide Listen im Verzeichnis der Abteilung ganz oben ab

Tipp 1: Hängen Sie die Zuständigkeiten an zentraler Stelle auf bzw. in der jeweiligen Abteilung. Wenn jeder standardmäßig darauf schaut, ist es bald kein Problem mehr, auswendig zu wissen, wer, wann in Vertretungsfällen für was zuständig ist.

Tipp 2: Bei Aufgaben ohne notwendige Sachkenntnis können Sie der Fairness halber auch Zuständigkeiten rotieren lassen. Z. B. im quartalsweisen Wechsel. Das schult nicht nur den Blick Ihrer Mitarbeiter über den sprichwörtlichen Tellerrand – sondern sorgt auch für bessere Stimmung durch das Gefühl, dass gemeinsame Aufgaben gerecht verteilt werden.

Vorlage um flexibel zu sein
Hier können Sie eine Vorlage downloaden die Ihnen dabei helfen wird flexibel zu bleiben.

Hinweis: Achten Sie auf Aktualisierungen. Denn solche Listen nützen natürlich wenig, wenn sie veraltete Informationen beinhalten. Übrigens können Sie ja auch dafür einen Zuständigen ernennen.

Nur wer sich ständig verbessert, bleibt auch gut. Klick um zu Tweeten

Fazit: Sie bleiben flexibel, wo’s drauf ankommt, denn:

  • Zuständigkeiten sind klar geregelt.
  • Mitarbeiter können sich eigenständig und direkt an den Ansprechpartner wenden, ohne erst lange herauszufinden, wer überhaupt zuständig ist.
  • Mitarbeiter finden ad hoc die Infos, die sie benötigen.
  • Es gibt immer einen Mitarbeiter, der als Vertreter zur Not zuständig ist – so haben Sie das Funktionieren Ihres Büroalltags abgesichert, mit Netz und doppeltem Boden.

Pannen, Störungen & Co frühzeitig beheben: Jour fixe

Trotz Regelung der Zuständigkeiten bleibt immer auch ein Rest von Sand im Getriebe. Damit Sie auch hier flexibel bleiben, sollten Sie per fixem Termin überlegen, wie man es besser machen kann. Z. B. wenn irgendwo zu wenig Know-how vorhanden ist, Mitarbeiter mit Aufgaben überfordert sind. Und bei allem Sonstigen, das einen fließenden Betriebsalltag stört. Dafür richten Sie einfach einen Jour fixe ein – und alle Mitarbeiter tragen ihre Fragen, Anliegen oder Wünsche regelmäßig vor. Anschließend passen Sie Ihre Regelungen und Zuständigkeiten entsprechend an. Denn nur wer sich ständig verbessert, bleibt auch gut.

Und Sie?

Wie regeln Sie Zuständigkeiten und Vertretungen im Team? Wie bleiben Sie dabei flexibel? Ich freue mich auf Ihre Story aus dem Office.

Nur wer sich ständig verbessert, bleibt auch gut.



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