Chaos auf dem Schreibtisch? So finden Sie wieder durch



„Ordnung ist das halbe Leben.“, sagt man ja so schön. Sie aber haben ein ganz anderes Mantra: „Wer suchet, der findet.“ Die Folge: Wenn der Chef einmal vorbeikommt und dringend ein ganz bestimmtes Dokument von Ihnen braucht, dann finden Sie es einfach nicht. Jedenfalls nicht schnell genug. Dabei wissen Sie schon, wo es gestern lag, doch „irgendjemand“ muss es über Nacht woanders hingeräumt haben. Kommt Ihnen bekannt vor, nicht wahr? Keine Sorge, zusammen finden wir eine Lösung! Ich und Büro-Kaizen® helfen Ihnen dabei.

Was ist das Problem?

Ihr chaotischer Schreibtisch hat schon für viel Gesprächsstoff gesorgt. „Ach, das nehme ich mit Humor“, werden Sie sicher sagen. Doch seien Sie mal ehrlich: Mehr als einmal hat Ihr Chaos schon für Probleme gesorgt. Denn vielleicht finden Sie immer alles, was Sie brauchen. Aber jemand anderes hat keine Chance. Mit meinen Tipps müssen Sie nicht von heute auf morgen zum Ordnungsfanatiker werden – aber ein bisschen mehr System wäre doch nicht schlecht, oder? Sie werden damit Zeit sparen und damit mehr Zeit für sich haben.

So funktioniert es

Tipp 1, damit Sie wieder alles finden: Gehen Sie systematisch vor!

Eigentlich ist es ganz einfach: Wenn Sie etwas finden wollen, müssen Sie wissen, wo es ist. Um ein wenig Ordnung, oder sagen wir lieber, System kommen Sie dabei leider nicht herum. Ich kann Ihnen hier meine „5 A“ für Ordnung und Sauberkeit ans Herz legen: Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz sauber halten, Arbeitsstandards definieren – und ALLE Punkte einhalten und ständig verbessern. Eine genaue Anleitung der „5 A für Ordnung und Sauberkeit“ können Sie sich hier downloaden.

Einfacher finden mit System.
Durch Schaffen eines festen Systems können Sie Unterlagen leichter finden.

Tipp 2, damit Sie wieder alles finden, was sie suchen: Werfen Sie Sachen weg!

Könnte es sein, dass Sie sich nur schwer von Sachen trennen können? „Schließlich könnte man etwas ja noch mal brauchen!“, denken Sie sich. Diese Angst führt leider dazu, dass sich auf Ihrem Schreibtisch auch viele unnötige Sachen stapeln. Werbeprospekte, spezielle Angebote, Weihnachtskarten. Schluss damit! Nehmen Sie einen Schuhkarton (Ja, ja, ich höre Sie schon sagen: „Sehen Sie, den habe ich auch aufbewahrt!“) und sammeln diese Sachen darin. Wenn er voll ist, kleben Sie ihn zu und schreiben das Datum darauf – und ein Verfallsdatum, zum Beispiel datiert auf drei Monate später. Ist das überschritten, werfen Sie den Karton weg. Ohne reinzugucken. Sie finden, dafür müsste es eine Vorlage geben? Kein Problem, daran habe ich gedacht!

Wegwerfen damit sie Wichtiges finden
Wegwerfen auf Probe hilft, ein vorübergehendes Backup zu führen und Wichtiges wieder zu finden.

Tipp 3, damit Sie wieder alles finden, was sie suchen: Stellen Sie die richtigen Fragen!

Sie erinnern sich an den Albtraum, den ich oben beschrieben habe? Der Chef kommt vorbei und braucht sofort ein Dokument von Ihnen und Sie können es einfach nicht finden. In solchen Fällen hilft ein gutes Ablagesystem, an das sich idealerweise die ganze Abteilung hält. Dabei helfen Ihnen die „W-Fragen“: Warum muss etwas abgelegt werden? Wo soll es abgelegt werden? Wie soll das System sein (zum Beispiel alphabetisch)? Wie lange muss ich es aufheben? Wer legt es ab? Wo können allgemeine Dinge zentral abgelegt werden? Ihr Schreibtisch muss kein Sammelstätte für Kugelschreiber werden! Alleine, dass Sie sich mit so etwas beschäftigen, wird Ihnen vor Augen halten, wo Ihre besonderen Schwachpunkte liegen. Übrigens, mit farbigen Ordnern können Sie Sachen dann noch schneller finden.

Wichtige Dokumente finden durch Ordnung.
Ordnung am Arbeitsplatz hilft, wichtige Unterlagen leicht zu finden.

Darauf kommt es an

Welches System Sie auch nehmen: Halten Sie durch und seien Sie konsequent! Das mag am Anfang schwer fallen, aber irgendwann haben Sie Ordnung. Idealerweise stellt Ihr ganzes Team sich auf dasselbe Ordnungssystem ein. Dann funktioniert das mit dem Finden noch viel schneller und Sie können sich gegenseitig motivieren.

Damit Sie wieder alles finden, was Sie suchen: Mit Büro-Kaizen® lernen Sie, wie Sie systematisch Ordnung schaffen. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie einmal ein Ordnungssystem haben, mit dem Sie zurechtkommen, dann werden Sie irgendwann denken: „Wie konnte ich nur jemals ohne auskommen?“. Auf einmal merken Sie, wieviel Zeit Sie jeden Tag mit dem Suchen von Dingen verbracht haben. Das ist nun nicht mehr nötig. Sie finden alles innerhalb von Sekunden – weil Sie genau wissen, wo es ist und weil auch jeder andere weiß, wo es ist. Das ist doch viel entspannter, nicht wahr? Und wo wir gerade beim Thema „Entspannung“ sind: Auch im Privatleben können Ihnen meine Tipps nutzen, um mehr Ordnung ins Leben zu bekommen. In einem meiner E-Books zeige ich Ihnen, wie Sie meine Prinzipien auf den privaten Bereich übertragen können.

Und Sie?

Wie sieht es bei Ihnen auf dem Schreibtisch aus? Finden Sie alles, was Sie brauchen?
Schreiben Sie mir und erklären mir Ihr Ordnungssystem.





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