FIFO – oder was? Mehr Effizienz mit und ohne FIFO-Prinzip



Eines der grundlegenden wirtschaftlichen Prinzipien, das sogenannte FIFO-Prinzip, begegnet uns nicht nur in unserem Alltag täglich, sondern sorgt auch in Unternehmen für richtige Prioritäten und Prozesstreue: “First In, First Out", auch als “First Come, First Serve” bekannt, gibt nicht nur der Warenwirtschaft, sondern auch unserem täglichen Leben Struktur – auch in Ihren täglichen Aufgaben kann es zur Anwendung kommen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie mit Hilfe des FIFO-Prinzips Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern auf die Sprünge helfen können und so die Bearbeitungszeiten für eingehende Aufträge und innerbetriebliche Aufgaben deutlich reduzieren können. Denn konsequent angewandt kann das FIFO-Prinzip, das sich in nahezu allen Wirtschaftsbereichen anwenden lässt, echte Produktivitäts- Effizienzgewinne bringen.

Wie das FIFO-Prinzip entstand

Haben Sie sich jemals gefragt, wie der Sinnspruch “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst”, der das FIFO-Prinzip ziemlich treffend beschreibt, eigentlich entstanden ist? In der vorindustrialisierten Zeit, als Deutschland mehrheitlich noch vor allem ein Agrarland war, existierten in Dörfern und Städten öffentliche Mühlen von deren Vielzahl heute noch die hohe Verbreitung des Namens “Müller” zeugt. Dort könnten die Bauern gegen Gebühr ihr geerntetes Getreide mahlen lassen - und wer zuerst kam, dessen Getreide wurde zuerst gemahlen. Dies brachte nicht nur zeitliche, sondern vor allem wirtschaftliche Vorteile: Wer zuerst sein Getreide fertig und in Säcken verpackt als Mehl verkaufen könnte, erzielte auf dem Markt die höheren Preise, konnte zuerst seine Familie ernähren und hatte den Wert seiner Arbeit zuerst in den Händen.

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Klarer Fall von FIFO: Die oberen Bälle werden auch zuerst wieder entnommen

Auf die heutige Wirtschaft übertragen funktioniert dieses Prinzip immer noch: Entscheidende Innovationen und Produkte sollten nicht ewig in Prozessschleifen und Diskussionen versickern, sondern mit hoher Priorität verwirklicht werden. Der Kunde, der zuerst kommt, ist meist auch bereit am meisten für eine individuelle Dienstleistung oder eine Ware zu zahlen, vor allem, wenn er sie woanders noch nicht oder nicht in dieser Qualität bekommt.

Das FIFO-Prinzip im heutigen Unternehmen

Auch Arztpraxen ohne Terminvergabe nutzen das FIFO-Prinzip: Wer zuerst da ist, wird auch zuerst behandelt. Gleichzeitig gibt es hier eine notwendige Einschränkung: Notfälle zuerst! Auf Ihr Unternehmen übertragen bedeutet dies, dass unter normalen Umständen, im Regelbetrieb, zuerst eintreffende Aufträge auch zuerst bearbeitet werden sollten. Dies gilt nicht nur im großen Gesamtunternehmen, sondern auch auf Ihrem Schreibtisch: Was dort zuerst landet und seiner Bearbeitung harrt, sollte auch zuerst wieder im Ausgangskörbchen ankommen.

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Es muss sauber ineinander greifen: Prozesse und Priorisierung bestimmen den Arbeitsalltag

Die notwendige Einschränkung des FIFO-Prinzips erfolgt genau dann, wenn Notfälle oder unvorhergesehene Großaufträge eintreten - aber selbst dann muss sichergestellt sein, dass ein “Notfall-FIFO” existiert, welches die normalen Aufträge in einer für die Kunden angemessenen Zeit abwickeln kann. Es kann daher nicht schaden, sich in der Planung der Prozesse in Durchlaufzeiten mit den Auswirkungen möglicher, unvorhergesehener Ereignisse zu befassen und theoretisch und praktisch durchzuspielen, was in diesen Fällen passieren kann. Wie Sie die Durchlaufzeit eines Auftrags präzise messen können, habe ich Ihnen in meinem Artikel Wer hat an der Uhr gedreht? Messen Sie die Durchlaufzeit und sparen Sie Zeit und Geld! kompakt zusammengefasst.

Wo das FIFO-Prinzip in Ihrem Arbeitsumfeld an seine Grenzen stößt

Das FIFO-Prinzip eignet sich besonders für Arbeitsplätze, die eine besonders hohe Anzahl an Vorgängen bearbeiten müssen - nicht selten sind dies die Arbeitsplätze im Management. Was hier hereinkommt, ist oft zeitkritisch und muss schnell bearbeitet und schnell wieder in die weitere Bearbeitung gegeben werden.

Beispielsweise können Sie das FIFO-Prinzip in Ihrem E-Mail-Postfach anwenden: Kleinigkeiten sofort, größere Aufgaben werden dem Zeitpunkt ihres Eintreffens priorisiert. Allerdings stößt das FIFO-Prinzip hier auch an seine natürlichen Grenzen: Nicht alles was zuerst eintrifft ist es auch wirklich wert, sofort bearbeitet zu werden. Sie kommen schneller als Ziel, wenn Sie Ihre Aufgaben so verteilen, dass die wirklich wichtigen und zeitkritischen Dinge zuerst bearbeitet werden und die weniger wichtigen und zeitunkritischen Dinge noch ein wenig liegenbleiben können. Richtige Priorisierung ist also das Stichwort - nachlesen können Sie meine Tipps zu diesem Thema unter anderem in meinem Beitrag Aufgaben priorisieren: Mit diesen 3 Regeln steigern Sie Ihre Effizienz!.

Das FIFO-Prinzip und seine Abwandlungen

Die Anwendung des FIFO-Prinzips in der täglichen Praxis wird einfacher, wenn Sie sich für die Organisation Ihrer Kundenaufträge ein Getreidesilo vorstellen. Hier ist ganz klar: Was zuerst oben hineinkommt, geht zuerst unten wieder heraus. Es gibt allerdings Unternehmen, die beispielsweise mit verderblichen Gütern handeln oder deren Aufträge unterschiedliche Auslieferungsdaten haben.

Hier kann alternativ auch das FEFO-Prinzip zur Anwendung kommen - bei First Expired, First Out wird das “verderblichste” Gut oder der zeitlich am engsten terminierte Auftrag abgearbeitet. Dieses Prinzip eignet sich beispielsweise für Unternehmen, die viele im Arbeitsumfang sehr unterschiedliche Aufträge annehmen, beispielsweise Agenturen oder andere Dienstleistungsunternehmen.

FIFO? Hat nichts mit Fußball, sondern mit Effizienz am Arbeitsplatz zu tun. Alles über das FIFO-Prinzip in meinem neuen Blogartikel! Klick um zu Tweeten

Schließlich gibt es noch das LAFO-Prinzip: Unter Last-In-First-Out können Sie sich am ehesten einen Sandhaufen in einem Baustoffhandel vorstellen: Der Sand, der zuletzt auf dem Haufen landet, wird zuerst wieder abgetragen. Da Sand im Unterschied zu Kunden aber sehr geduldig ist, lässt sich dieses Prinzip nicht ohne weiteres auf Dienstleistungs- oder Produktionsunternehmen anwenden.

FIFO, FEFO, LAFO - Wie sind Ihre Erfahrungen?

Der größte Vorteil des FIFO-Prinzips ist: Es ist so einfach, dass es jeder versteht und dass man es nicht erklären muss. Aber reicht das FIFO-Prinzip für ein erfolgreiches Auftragsmanagement aus, speziell wenn die Aufgaben etwas komplexer und unterschiedlicher sind?

Ich interessiere mich sehr für Ihre Erfahrungen mit dem FIFO-Prinzip oder ähnlichen Prinzipien in Ihrem Arbeitsalltag und in Ihrem Unternehmen - natürlich interessiert mich auch, warum Sie dieses oder ähnliche Prinzipien nicht anwenden oder sogar die Anwendung solcher Prinzipien rundweg ablehnen. Lassen Sie uns voneinander lernen! Ich freue mich auf Ihre Fragen, Meinungen und Beiträge!



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