Die Festplatte aufräumen – Und Ihr Computer atmet auf



Sagte man früher, „Papier ist geduldig”, so heißt es wohl heute: „Die Festplatte ist geduldig”, nimmt sie doch ohne Murren alles auf, was wir im Laufe des Tages so auf ihr ablegen. Während Ihr Schreibtisch perfekt aufgeräumt ist, Ihr Posteingangskorb am Ende des Tages vor Leere glänzt, wird die Festplatte Tag für Tag mit Dateien gefüttert. Festplatte aufräumen? Keine Zeit! Dabei gehört sie zu unseren wichtigsten Arbeitsmitteln.

Schaffen Sie es noch, auf Ihrer Festplatte alle benötigten Dokumente innerhalb einer Minute zu finden? Ist alles nur ein Mal und genau an seinem Platz abgelegt? Finden sich Kollegen in Ihrer PC-Struktur zurecht, falls Sie einmal nicht anwesend sind? Gibt es in Ihrer Abteilung, in Ihrem Unternehmen eine gemeinsam genutzte Ablagestruktur?
Einen Selbsttest rund um das Thema Festplatte aufräumen finden Sie in meiner Checkliste digitale Welt.

Bei vielen Computernutzern kommt das Thema Festplatte aufräumen zu kurz. Gehören Sie dazu? Dann beginnen Sie jetzt damit und freuen Sie sich auf einen raschen Erfolg: Sie sparen Zeit und Nerven, denn ab jetzt verschwindet keine Datei mehr in den „Tiefen des Computers”. Ganz nebenbei arbeitet die Festplatte, sobald sie von Ballast befreit ist, auch noch schneller. Ein wenig Vorarbeit ist allerdings nötig. Wie für die Ablage der Papierunterlagen benötigen Sie auch zum Festplatte aufräumen eine Struktur.

Mit gemeinsam entwickelten Ablagespielregeln bleibt die Festplatte aufgeräumt. Klick um zu Tweeten

Besprechen Sie mit Ihren Kollegen das Vorhaben und entwickeln Sie ein gemeinsames digitales Ablagesystem. Hier ist mein Vorschlag für eine Struktur, die sich bei vielen meiner Kunden bewährt:

Festplatte aufräumen: So schaffen Sie Struktur

1. Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Ordner.

2. Jede Abteilung hat einen eigenen Ordner.

3. Ein Ordner ist dem Unternehmen zugeordnet und enthält allgemeine Dateien und solche, die projektbezogen sind.

Ablagestruktur Festpaltte aufraeumen
Vor dem Festplatte Aufräumen steht das Entwerfen einer gemeinsamen digitalen Ablagestruktur.

Nachdem Sie diese Struktur entworfen haben, wird es Ihnen leicht fallen, die Dokumente entsprechend abzulegen. Für jeden Ordner gelten festgelegte Spielregeln:

Der Mitarbeiter-Ordner: Bitte nur Persönliches

Persönliche Dateien sind alle die, an denen Sie noch arbeiten. Alles, was Ihre Kollegen während Ihrer Abwesenheit benötigen könnten, gehört hier nicht hinein. Der Ordnername erhält den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters, bei einem Praktikanten den Zusatz „Praktikant”.
Wird der Ordner beim Ausscheiden des Mitarbeiters oder des Praktikanten gelöscht, darf dadurch nichts verloren gehen.

Der Abteilungs-Ordner: Alles griffbereit

Ein gemeinsamer Ordner für die Abteilung ermöglicht den Mitarbeitern den Zugang zu allen abteilungs-relevanten Dateien. Dazu gehören zum Beispiel

      • Projekte
      • Sofortprotokolle
      • Dokumentationen
      • Kundendaten

Der Ordner für die Kunden trägt zum Beispiel den Namen: X:AbtlgConsultingKunden
Hier findet jeder Mitarbeiter die Daten, Informationen und Angebote für Kunden und Interessenten. Die einzelnen Kundenordner sind durch den Namen oder die Kundennummer leicht auffindbar.

Der Unternehmensordner: Allgemeines und Projekte

Es hat sich bewährt, den Unternehmensordner in zwei Unterordner zu gliedern:

„Allgemeines”: Hier finden alle Dateien ihren Platz, die keiner Abteilung zuzuordnen sind, sondern zur gesamten Firma gehören, zum Beispiel

      • Formulare
      • Vorlagen
      • Pressematerial
      • Logos
      • Fotos von Veranstaltungen

Die Ordner werden entsprechend ihrem Inhalt benannt, zum Beispiel: „X:AllgemeinPressematerial”.

Ordner mit Fotos von Veranstaltungen werden noch mit dem Jahr versehen: „X:AllgemeinFotosWissensforum2016”.

„Projekte”: Hier legen die Mitarbeiter alle Projekt-Daten ab, die von mehreren Abteilungen benötigt werden, zum Beispiel

      • Publikationen
      • Präsentationen
      • Dateien
      • Veranstaltungen.

Wenn sich alle Mitarbeiter auf eine Struktur für die Ablage geeinigt haben, ist das Vorhaben Festplatte aufräumen schon sehr gut vorbereitet. Nun benötigen Sie noch gemeinsame Spielregeln, wie alle Mitarbeiter mit der Dateiablage umgehen. Lassen Sie sich von den Büro Kaizen Ablagespielregeln EDV inspirieren.

Ablagespielregeln zum Festplatte aufraeumen
Mit Ablagespielregeln klappt das Festplatte aufräumen

Festplatte aufräumen: So klappt die Ablage

Dateinamen: Für die Namen der Dateien hat sich die Angabe des Datums bewährt: „JJJJ_MM_TT_Projekt_X”

Änderungen: Im Hauptverzeichnis befindet sich immer nur die zuletzt geänderte Datei. Die Vorgänger-Versionen werden in den Ordner „Archiv” verschoben.

Mehrfaches Speichern: Manchmal wird ein Dokument an mehreren Stellen benötigt. Dafür werden von dem Dokument am Hauptordner Verknüpfungen erstellt. Hier finden Sie Anleitungen dafür: Mac und Windows.

Tipp: Vor dem Festplatte aufräumen sichern Sie die bestehende Struktur und die Daten. Das gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern Sicherheit für die Zeit, in der Sie sich an die neue Ordnerstruktur gewöhnen.

Download-Tipp: In meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ habe ich mehr Tipps für die Ordnung im Computer zusammengestellt. Es steht Ihnen kostenfrei zur Verfügung.

Ihre Erfahrungen beim Festplatte aufräumen

Haben Sie das Projekt „Festplatte aufräumen” schon in Angriff genommen? Welche Ordnerstruktur bevorzugen Sie? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen in den Kommentarteil unter diesem Artikel oder senden Sie mir eine E-Mail, ich freue mich darauf.





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