Fabelhaft statt fehlerhaft – Optimieren Sie Abläufe in Ihrem Unternehmen



Der Bäcker einer Kollegin hat eine Cash-Keeper-Kasse eingeführt. Bei diesem hochmodernen Kassensystem werfen die Kunden das Geld in einen Schlitz im Tresen und erhalten dann automatisch das Wechselgeld. Was Zeit sparen sollte, erwies sich als extrem umständlich und fehleranfällig. Sowohl das Personal als auch die Kunden waren genervt und inzwischen ist die Cash-Kasse abgeklebt. Das ganze Projekt war ein Fehlschlag. Fehler sind nicht nur ärgerlich, sie kosten Zeit und Geld. Aber Fehler lassen sich durch eine klare Analyse vermeiden. Die fünf Perspektiven zeigen Ihnen, wie Sie Verbesserungen ausfindig machen und Misserfolgen vorbeugen.

Was ist das Problem

Die Cash-Kasse erwies sich beim Bäcker als Fehlschlag. Nun kann der Chef die Schuld auf seine Angestellten und die sturen Kunden schieben, die dieser modernen Neuerung eindeutig ablehnend gegenüberstehen. Aber es ist viel effektiver, wenn er sich mit seinem Team zusammensetzt und die Situation bespricht. Denn grundsätzlich bieten Fehler oder Misserfolge die Möglichkeit, dazuzulernen und Dinge zu verbessern. Andererseits ist es sinnvoller und vor allem nervenschonender für die Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen, Fehlerquellen schon im Vorfeld ausfindig zu machen und so zu vermeiden. Ein regelmäßiger Perspektivwechsel oder der Blick durch eine von fünf Brillen hilft Ihnen, die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

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Verbesserungsvorschläge beenden fehlerhafte Abläufe im Unternehmen.

So funktioniert es

Die Prozess-Brille

In jedem Unternehmen gibt es Prozesse, die sich regelmäßig wiederholen oder aufeinander aufbauen. Gewöhnlich stellt keiner diese Arbeitsabläufe in Frage, selbst wenn die Räder gar nicht gut ineinander greifen. Sensibilisieren Sie sich und Ihr Team und spüren Sie systematisch das Verbesserungspotential in Ihrem Unternehmen auf. Wie können Prozesse besser, schneller, einfacher und kundenorientierter ablaufen? Bei optimalen Arbeitsabläufen gibt es keine langen Wartezeiten oder unnötige Wegstrecken. Schauen Sie auch, ob sich doppelte Arbeitswege eingeschlichen haben. Weitere Ideen, wie Sie fehlerhaft verlaufenden Prozessen auf die Spur kommen, erhalten Sie hier: Kurzer Prozess: 7 Kennzeichen eines permanent perfektionierten Prozesses

Die Verschwendungs-Brille

Es gibt Prozesse, die unmittelbar zur Wertschöpfung beitragen. Das ist das Produkt oder die Dienstleistung, für die der Kunde bezahlt. Zusätzlich sind aber auch interne Prozesse notwendig, für die der Kunde nicht bezahlt: Abstimmungen zwischen Abteilungen, Wartezeiten oder Kontrollvorgänge. Diese verlängern die Bearbeitungszeit und verursachen unnötige Kosten. Hier liegt immenses Potential für Verbesserungen! Fragen Sie sich, wo es bei Ihnen Abläufe gibt, die nichts zur Wertschöpfung beitragen und möglicherweise fehlerhaft laufen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, diese Zeiten zu reduzieren.

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Beschränken Sie den Schriftverkehr mit Ihren Kunden auf das Mindestmaß, um Zeit und Kosten zu sparen.

Extra-Tipp:

Die elektronische Post ist ein Paradebeispiel für eine Tätigkeit, die nicht wesentlich zur Wertschöpfung beitragen. Im Gegenteil, viele E-Mails sind Zeitverschwendung und lenken von wichtigeren Tätigkeiten ab. Wie Sie E-Mails effizient bearbeiten, erkläre ich Ihnen in meinem Podcast auf YouTube.

Die Struktur-Brille

Strukturen sind dazu da, den alltäglichen Abläufen Gestalt zu geben. Gerade wenn mehrere Personen oder Abteilungen zusammenarbeiten, wird es schnell kompliziert bis ineffektiv. Sind die Absprachen nicht klar definiert, entstehen oft Wartezeiten. Statt sich gegenseitig die Schuld zuzuschieben, zögern Sie nicht, Strukturen umzustellen. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen, Durchlaufzeiten zu reduzieren sowie Prozesse, die fehlerhaft laufen, abzustellen. Vereinbaren Sie klare Regeln für die Zusammenarbeit und halten Sie die Absprachen schriftlich im Abteilungshandbuch fest. So kann jedes Teammitglied die effizienten Abläufe verinnerlichen.

Extra-Tipp:

Nutzen Sie ein Foliensichtbuch, um wichtige Informationen gebündelt festzuhalten. Dieses Buch besteht aus Klarsichtfolien, in denen Sie alle wichtigen Daten wie Telefonnummern, Vertretungsregelungen oder Arbeitsabläufe übersichtlich ablegen können. Ein Inhaltsverzeichnis auf der Innenseite der Mappe hilft allen, schnell und unkompliziert die notwendigen Inhalte zu finden.

Sammeln Sie die effizienten Arbeitsabläufe im Foliensichtbuch.

Die Optimierungs-Brille

Um potentielle Zeit- und Kostenquellen im Vorfeld ausfindig zu machen, empfehle ich Ihnen, das Verbesserungsvorschlagwesen einzuführen. Denn wer kennt die Abläufe im Unternehmen besser als Ihr Team. Ermutigen Sie Ihre Angestellten, fehlerhaft ablaufende Strukturen aufzudecken und Verbesserungen vorzuschlagen. Definieren Sie dafür einen Rahmen. Denn der Verbesserungsvorschlag soll sowohl das Problem als auch einen oder mehrere mögliche Lösungen enthalten. Als Vorlage empfehle ich Ihnen mein Reagan-Formular, das ich Ihnen als Gratis-Download zur Verfügung stelle. Nehmen Sie die Vorschläge ernst um prämieren Sie Ideen, die die Effizienz im Unternehmen vorbildlich und nachhaltig verbessern.

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Die Fabelhaft-statt-fehlerhaft-Brille

Fehler und Missgeschicke passieren immer wieder, auch wenn sich Ihr Team noch so viel Mühe gibt. Entscheidend ist der Umgang mit ihnen. Flippt der Chef bei diesen Gelegenheiten aus, lernen die Angestellten, Fehler zu verschweigen oder anderen die Schuld daran zu geben. Sie motivieren Ihr Team, wenn Sie Fehler als Chance sehen. Denn sie liefern Erfahrungswerte und zeigen Verbesserungspotential auf. Etablieren Sie eine angstfreie Fehlerkultur, indem Sie das Problem getrennt von den involvierten Personen betrachten und gemeinsam mit dem Team Lösungen überlegen. Auch hier können Sie das Reagan-Formular zielführend einsetzen.

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Finden Sie gemeinsam mit dem Team effiziente Lösungen.

Extra-Tipp:

Motivierte Mitarbeiter sind einer der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens. Ist Ihr Team zufrieden, wird jeder einzelne motiviert mitarbeiten. Lesen Sie, wie Sie die Mitarbeiterzufriedenheit garantiert steigern.

Darauf kommt es an

Fordern Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig auf, eine der fünf verschiedenen Brillen für ihren Bereich aufzusetzen. Damit es bei Ihnen fabelhaft statt fehlerhaft zugeht, belohnen Sie gute Ideen und Verbesserungsvorschläge!

Was der Tipp bewirkt

Sie entdecken Fehlerquellen, bevor Fehler entstehen. Sie handeln proaktiv statt reaktiv und optimieren Arbeitsweisen und Prozessabläufe effizient.

Und Sie?

Wo stolpern Sie über Verhalten, das fehlerhaft ist, oder was läuft bei Ihnen schon fabelhaft? Schreiben Sie mir!

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