Fehler durch falsche Kommunikation? Mit diesen Tipps läuft es besser!


Meistens kommt diese Mail am Montagmorgen: Eine wichtige Deadline wurde verpasst, der Kunde ist wütend – und Ihre Entspannung vom Wochenende ist dahin. Ihr erster Gedanke: Wer hat das verbockt? Im eilig einberufenen Team-Meeting wird schnell klar, woran es lag. Die Aufgaben waren nicht klar verteilt. Jeder dachte, der andere kümmert sich darum. Das erlebe ich in meiner Praxis häufig. Wenn der Workflow nicht optimal geplant ist, passieren Fehler, die für Ihr Unternehmen teuer werden können. Doch das muss nicht sein! Ich gebe Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Fehler in der Kommunikation vermeiden – damit Ihr Montagmorgen entspannt bleibt.

Was ist das Problem?

Fehler und Ungenauigkeiten entstehen oft, weil Kompetenzen nicht klar geregelt sind. In einer meiner Newsletter-Umfragen zum Büroalltag haben gerade einmal 22 Prozent der Befragten angegeben, dass sie nach einer Besprechung genau wissen, wer welche Aufgaben übernimmt. Seien Sie mal ehrlich: Sie gehen doch auch oft aus einer Konferenz heraus und denken: „Das übernimmt sicher der Kollege Meyer.“ Der Kollege Meyer denkt übrigens dasselbe. Durch solche Annahmen entstehen dann oft die Fehler. Doch wie kann man das verbessern? Ganz einfach: Sie müssen nicht mehr, sondern besser kommunizieren.

So funktioniert es:

Tipp 1 für weniger Fehler in der Kommunikation: Jeder muss Bescheid wissen

Bei Konferenzen und Besprechungen gilt: Am Ende muss jeder genau wissen, was er zu tun hat. So bietet sich eine Schlussrunde an, in der jeder Mitarbeiter kurz sagt, was seine Aufgaben sind. So können Sie Missverständnisse schon im Vorfeld vermeiden. Diese Aufgabenliste sollte im Anschluss per Mail rumgeschickt werden. Ein komplettes Protokoll zu schreiben bewährt sich in der Praxis eher nicht. Denn Hand aufs Herz: Haben Sie diese Protokoll-Mails je gelesen? Eben. Besser geeignet sind da zum Beispiel Sofort-Protokolle in OneNote. In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, wie das geht.

Tipp 2 für weniger Fehler bei der Kommunikation: Nutzen Sie To-Do-Listen

So schön die Planungen in Konferenzen sind: Laut einer Studie der AKAD Hochschule werden nur 60 Prozent der in Besprechungen festgesetzten Aufgaben auch umgesetzt. Für eine Verbesserung der Quote helfen To-do-Listen. Ob Excel, Outlook oder Wunderlist: Finden Sie das Planungs-Tool, das am besten zu Ihnen und Ihrem Team passt. Wenn Sie zum Beispiel etwas Visuelles brauchen, empfehle ich Ihnen zur Aufgabenverwaltung das „Personal- Kanban“. Hierbei verwende ich Karten, um meine verschiedenen Aufgaben zu verwalten. Probieren Sie es doch selbst einmal aus. Übrigens: Nur Outlook als To-do-Liste zu verwenden, ist keine gute Idee.

Tipp 3 für weniger Fehler bei der Kommunikation: Seien Sie transparent

Wissen Sie eigentlich, woran Ihre Kollegen gerade arbeiten? Vielleicht machen sie etwas, was auf Ihrer To-do-Liste steht? In vielen Unternehmen hat sich deswegen ein kurzes Stand-Up-Meeting bewährt. Keine Angst, ich will Ihnen nicht noch eine Konferenz aufzwingen. Es geht um ein Treffen von maximal zehn Minuten, bei dem jeder Mitarbeiter kurz sagt, woran er gerade arbeitet. Gut geeignet ist dabei der Wochenanfang. So können Sie nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch doppelte Arbeit.

Tipp 4 für weniger Fehler bei der Kommunikation: Fragen Sie Ihr Team!

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein! Oft weiß Ihr Team am besten, in welchem Bereich die meisten Kommunikationsfehler entstehen. Gerade, weil Ihre Mitarbeiter täglich damit zu tun haben, sind sie oft die beste Quelle, um gut umsetzbare Lösungen zu finden. Sie sind Ihre persönlichen Kaizen-Experten.

Darauf kommt es an

Wie Sie aus meinen Tipps sehen können: Oft ist weniger einfach mehr. Beziehen Sie Ihre Kollegen und Ihr Team ein und entscheiden Sie gemeinsam, welche der Methoden sich für Ihr Unternehmen am besten eignen. Durch klare Absprachen und mit den passenden Tools sind Fehler in der Kommunikation bald kein Thema mehr für Ihr Unternehmen.

Was der Tipp bewirkt

Sie werden sehen, dass sich schnell Erfolge einstellen werden, Sie weniger vermeidbare Fehler machen und Sie durch die gewonnene Effizienz sogar mehr Zeit haben: Durch bessere Kommunikation weiß jeder, was er tun muss – und alle kommen so schneller zum Ziel.

Und Sie?

Wie vermeiden Sie Kommunikationsfehler in Ihrem Unternehmen? Gibt es eine Methode, die Ihnen besonders geholfen hat? Schreiben Sie mir! Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte.

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