Ja, wo fahren Sie denn? So führen Sie ein Fahrtenbuch



Wenn einer eine Reise tut… Dann sollte er nicht vergessen, diese in sein Fahrtenbuch einzutragen. Ich kenne niemanden, der das mit Begeisterung tut, jedoch spart dieser Aufwand in vielen Fällen bares Geld. Mit dem Kaizen-Motto „Alles hat seinen Platz“ entwickeln Sie rasch eine Fahrtenbuch-Routine. Sie sind nicht sicher, ob Sie überhaupt ein Fahrtenbuch führen sollten? Hier vier interessante Fakten dazu:

Fahrtenbuch: Wann sich der Aufwand lohnt

Jeder, der ein firmeneigenes Fahrzeug sowohl dienstlich als auch privat nutzt, sollte über das Führen eines Fahrtenbuches nachdenken. Grund: Private Fahrten mit dem Firmenwagen werden als Privateinnahmen versteuert. Liegt kein Fahrtenbuch vor, wendet das Finanzamt die 1-Prozent-Regel an: 1 Prozent vom Brutto-Inlandslistenpreis des Fahrzeugs wird monatlich als private Einnahme behandelt. Ist das Fahrzeug zum Beispiel mit 35.000 Euro gelistet, werden monatlich 350 Euro dem privaten Einkommen zugeordnet und unterliegen der Einkommenssteuer.

Auf der Grundlage des Listenpreises werden auch die Fahrten zur Arbeit als private Einnahme versteuert: 0,03 % von 35.000 x Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Kilometer x 12 Monate.

Ein Fahrtenbuch zu führen lohnt sich also:

  • Wenn der Listenpreis für das Fahrzeug sehr hoch ist.
  • Wenn der Listenpreis höher als der Anschaffungswert ist, zum Beispiel, wenn ein hoher Rabatt gewährt wurde oder wenn es sich um einen Gebrauchtwagen handelt.
  • Wenn das Fahrzeug bereits steuerlich abgeschrieben wurde.
  • Wenn weniger als die Hälfte der Fahrten privat anfallen.
  • Wenn wenig Fahrten von der Wohnung zur Arbeit anfallen.
  • Wenn das Fahrzeug wenig genutzt wird.

Steuerberater helfen beim Thema Fahrtenbuch
Spitz gerechnet: Der Steuerberater hilft bei der Entscheidung, ob ein Fahrtenbuch sinnvoll ist.

Ihre eigene Rechnung oder der Rat Ihres Steuerberaters spricht für das Führen eines Fahrtenbuches? Dann besteht Ihre Herausforderung darin, die Regeln dafür genau einzuhalten, denn nur dann erkennt das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch auch an.

Fahrtenbuch führen – Darauf kommt es an

Jedes Fahrzeug hat sein eigenes Fahrtenbuch. Um dies zu dokumentieren, tragen Sie vorn das Kfz-Kennzeichen ein. So werden Verwechslungen vermieden. Für jede einzelne Fahrt tragen Sie folgende Angaben ein:

  • Welcher Tag ist heute? – Das Datum ist zwingend erforderlich.
  • Wo geht es los? – Auch wenn Sie meist vom letzten Ziel aus starten, müssen Sie den Ausgangsort Ihrer Fahrt angeben.
  • Bitte keinen Zahlensalat! – Am Beginn und am Ende der Strecke tragen Sie den korrekten Kilometerstand ein, Rundungen sind nicht erlaubt.
  • Gut gerechnet: – Aus der Differenz der Kilometerstände ergibt sich die zurückgelegte Entfernung. Sie ist ebenfalls anzugeben.
  • Wozu, weshalb, warum? – Mögliche Einträge für geschäftliche Fahrten sind: „Kauf von Büromaterial“, „Kunde: Meerbusch-Marketing, Meeting mit Herrn Meerbusch“. Immer ist die Angabe der genauen Anschrift erforderlich.
  • Privatsphäre erlaubt: - Bei privaten Fahrten müssen Sie natürlich nicht so genau sein. Hier reicht „privat“.
  • Umstände mit Umwegen? – Wenn Sie auf der Fahrt zu „Meerbusch Marketing“ einen Umweg zu Oma Elli machen, bekommt diese Fahrt einen extra Eintrag, denn es ist eine private Fahrt. Natürlich müssen Sie nicht schreiben, wen Sie besucht haben. Bei privaten Fahrten reicht der Eintrag „privat“ aus. Setzen Sie dann Ihre geschäftliche Reise fort, folgt dafür ein neuer Eintrag.
  • Auf geradem Weg: – Die Angabe der Fahrstrecke stellt sicher, dass Sie keine unnötigen Umwege nehmen.

Tipp: Denken Sie daran, zum Jahreswechsel den Anfangs-Kilometerstand einzutragen.

Damit das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch anerkennt, muss es bestimmte Vorgaben erfüllen.

Fahrtenbuch: Alles klar und gut in Form

Die oben beschriebenen Einträge nehmen Sie natürlich nicht auf losen bunten Zetteln vor. Auch eine selbst gebastelte Tabelle reicht nicht aus, nicht einmal, wenn sie mit Hilfe des Alleskönners Excel erstellt wurde. Denn:

Das Fahrtenbuch muss eine in sich geschlossene Form aufweisen. Es darf nicht manipulierbar sein.

Das bedeutet, dass Eintragungen nicht nachträglich spurlos veränderbar sein dürfen.

Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden.

Die Eintragungen sollen also direkt am Ende der Fahrt ausgeführt werden. Bei einem Fahrtenbuch aus Papier ist leicht an der Schrift zu erkennen, ob die Eintragungen aktuell oder erst später „in einem Stück“ vorgenommen wurden. Ein zuvor geführtes „inoffizielles Notizbuch“ wird vom Finanzamt in der Regel nicht anerkannt.

Die Eintragungen im Fahrtenbuch müssen leserlich sein.

Hier ein Kürzel, dort eine Abkürzung und überhaupt ist die Schrift kaum zu entziffern? Für das Finanzamt ist dies ein hinreichender Grund, das gesamte Fahrtenbuch abzulehnen. Es fordert die allgemeine Lesbarkeit der Aufzeichnungen.

Die Angaben im Fahrtenbuch müssen schlüssig sein. 

Ein kleiner Umweg zum Bäcker? Eine Wochenendfahrt mit der Familie? Der Bearbeiter im Finanzamt findet solche Ungereimtheiten schnell heraus, indem er Entfernungen und Kilometerstände, Tankquittungen und die Angaben auf Werkstattrechnungen hinzuzieht.

Das Fahrtenbuch muss zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen stehen kostenlos in unserem Download-Center für Sie bereit. Wie Sie Unterlagen sinnvoll und platzsparend archivieren, lesen Sie in meinem Artikel „10 Tipps für 10 Jahre Ordnung“:

Feste Vorschriften zum Thema Fahrtenbuch
Archivierung: Fahrtenbücher müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Vorgaben des Finanzamtes setzen Sie mit dem richtigen Fahrtenbuch routiniert um.

Papier oder App – Fahrtenbuch nach Wunsch

Sie sehen schon an der Überschrift, dass Sie Sie zwischen verschiedenen Möglichkeiten, Ihr Fahrtenbuch zu führen, wählen können.

Die traditionelle Form ist ein im Handel erhältliches Fahrtenbuch aus Papier.

Fahrtenbücher aus Papier – Die Qual der Wahl

Fahrtenbücher aus Papier gibt es im Format A5 und A6, im Hoch- oder Querformat. Außerdem können Sie zwischen Softcover und Hardcover wählen. Es ist also eine Sache der Vorliebe, wofür Sie sich entscheiden.

Tipp: Wählen sie die Ausführung, in der Sie bequem und leserlich schreiben können.

Das Fahrtenbuch gehört zum Fahrzeug, deshalb verbleibt es dort. Bewahren Sie es zusammen mit einem guten Stift im Handschuhfach oder in der Seitenablage Ihres Fahrzeugs auf.

Tipp: Ein guter Stift kann durchaus für ein ganzes Fahrtenbuch reichen. Deshalb ist der Einsatz verschiedener Stifte nicht nötig, um das Finanzamt von der Echtheit des Fahrtenbuches zu überzeugen.

Fahrtenbuch-App: Das sollten Sie beachten

Grundsätzlich gilt: Es gibt keine App, die von Seiten des Finanzamtes zertifiziert ist. Um diese Rechtsunsicherheit abzumildern, lassen Sie sich vom Händler schriftlich bestätigen, dass keine nachträglichen spurlosen Änderungen der Einträge möglich sind.

Fahrtenbuch auch als App möglich
Das Fahrtenbuch als App auf dem Handy spart Zeit und Papier.

Außerdem sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Fahrtenbuch-App auf folgende Punkte achten:

  • Änderungen werden nur in dokumentierter Form zugelassen.
  • Exportdateien lassen sich manipulationssicher in verschiedenen Formaten erstellen.
  • Bei Bedarf sollte die App für mehrere Nutzer eines Fahrzeugs nutzbar sein.

Tipp: Denken Sie bei der Ausführung der Einträge mit, denn auch eine App kann sich „vertun“, zum Beispiel, wenn Entfernung und Kilometerstand nicht zueinander passen.

Fahrtenbuch-Apps gibt es für iPHones und Android-Handys zu unterschiedlichen Preisen. Manche Apps lassen sich kostenlos testen, andere sind sofort kostenpflichtig. Hier gibt es einmalige Gebühren oder kostenpflichtige jährliche Abonnements. Außerdem können Kosten für das Synchronisieren mit mehreren Geräten anfallen.

Fahrtenbuch-Apps können noch mehr: Sie merken sich Orte, arbeiten mit dem GPS zusammen, verwalten Tankbelege oder erstellen Statistiken. Sie sind also für alle, die „Mehr“ von ihrem Fahrtenbuch erwarten, geeignet.

Tipp: Informieren Sie sich gründlich darüber, was der Markt hergibt. Legen Sie den Fokus darauf, dass die Vorgaben des Finanzamtes erfüllt werden.

Machen Sie es sich zur Routine, das Fahrtenbuch immer vor Antritt Ihrer Fahrt und direkt nach Ankunft am Zielort zur Hand zu nehmen. Dieser vergleichsweise kleine Aufwand kann dazu beitragen, dass Sie viel Geld einsparen.

Wie führen Sie Ihr Fahrtenbuch?

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Führen eines Fahrtenbuches gemacht? Bevorzugen Sie ein bestimmtes Format in Papierform oder sind Sie Fan einer Handy-App? Berichten Sie mir darüber, ich freue mich auf Ihre Post!

 



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