Excel: Wenn-Dann-Funktion einsetzen

30. Juni 2020

Inhaltsverzeichnis

  1. Excel-Wenn-Dann: Bedingungen verwenden
  2. Der Aufbau der Wenn-Dann-Funktion in Excel
  3. Wenn-Dann-Sonst in einer Excel-Tabelle
  4. Die Wenn-Dann-Funktion mit Excel-Bordmittel erstellen
  5. Wenn-Dann-Funktion mit Verschachtelung

Microsoft Excel hält auch für Profis oft noch so manche Überraschung bereit, was die Features und Funktionen angeht. Die Excel-Wenn-Dann-Funktion gehört vermutlich eher nicht in diese Kategorie, weil sie doch recht häufig genutzt wird.

Um zu verstehen, was damit gemeint ist, dürfte es hilfreich sein, dieses Feature mit Leben zu füllen – also anhand praktischer Beispiele zu erläutern. Legen wir los.

1. Excel-Wenn-Dann: Bedingungen verwenden

Die Wenn-Dann-Funktion in Excel ist im Prinzip eine Formel, mit der Sie logische Vergleiche anstellen können. Die Bedingung bzw. die Bedingungen dafür legen Sie in der Formel fest, und je nachdem, ob diese erfüllt ist bzw. sind, lautet das Ergebnis des Vergleichs entweder FALSCH oder RICHTIG.

Das kann in Excel zum Beispiel dann hilfreich sein, um als Zwischenschritt zu überprüfen, ob die bis dahin eingetragenen Inhalte Fehler aufweisen.

Zur Vollständigkeit gehört es allerdings auch, den Namen der Funktion exakt zu benennen – denn in Wahrheit handelt es sich nicht um die Wenn-Dann-Funktion, sondern um die Wenn-Dann-Sonst-Funktion.

Sobald nämlich ein Wert auf RICHTIG überprüft worden ist, lässt sich ein Dann ableiten. Wird der zu prüfende Wert aber als FALSCH erkannt, wird eine alternative Handlungsanleitung ausgegeben – das Sonst.

Der Einbau der Sonst-Funktion ist jedoch optional. Die Wenn-Dann-Formel funktioniert auch ohne die Handlungsanleitung, die der Sonst_Wert definiert.

2. Der Aufbau der Wenn-Dann-Funktion in Excel

Die Syntax dieser Formel sieht in einem Excel-Dokument folgendermaßen aus:

WENN(Prüfung;Dann_Wert;[Sonst_Wert])

Was in der Theorie bis hierhin womöglich etwas kompliziert und schwer zu greifen ist, wird in einer einfachen praktischen Anwendung schnell klar. So könnte man zum Beispiel die Verkehrsampel als einfach zu verstehendes Exempel heranziehen.

Eine Ampel nämlich steht entweder auf Rot oder auf Grün (Gelb können wir in diesem Fall vernachlässigen, da Gelb schließlich immer nur für wenige Sekunden erscheint).

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Eine Verkehrsampel, die alle vier möglichen Zustände anzeigt. Für die Excel-Wenn-Dann-Funktion sind die kurzen Gelbphasen jedoch uninteressant. Bild: wikipedia.org / Benutzer: Alex43223

Für den Autofahrer ist relevant, ob die Ampel auf Rot steht oder auf Grün, weil aus genau diesen Umständen Handlungsanleitungen folgen, und zwar unmittelbar.

Zeigt die Ampel Rot, muss an der entsprechend gekennzeichneten Linie gewartet werden (sofern keine anderen Autos zwischen der Linie und dem eigenen Wagen stehen). Zeigt sie Grün, darf die Linie sowie die Einmündung oder die Kreuzung überfahren werden.

Wenn man nun die oben dargestellte Syntax vereinfacht darstellt, dann heißt das:

  • ist die Bedingung erfüllt (RICHTIG), dann folgt aus ihr ein bestimmter Wert (es handelt sich um die Wenn-Dann-Funktion):
  • ist die Bedingung nicht erfüllt (FALSCH), dann folgt daraus eine alternative Handlungsanleitung (das ist die Wenn-Dann-Sonst-Funktion).

Die sogenannten Argumente der Excel-Wenn-Dann-Funktion bzw. der Wenn-Dann-Sonst-Funktion sind anhand des Beispiels einer Ampel logisch sehr gut nachvollziehbar. Am besten darstellen lässt sich das mit einer kleinen Tabelle:

Name des Arguments Inhalt Wenn-Dann-Sonst
Prüfung die Annahme, die geprüft wird Ampel zeigt Rot
Wert von „Dann“ erzeugt den Wert, wenn Annahme RICHTIG anhalten
Wert von „Sonst“ erzeugt den Wert, wenn Annahme FALSCH fahren

 

In der ersten Zeile wird also die Bedingung formuliert, sie lautet „wenn die Ampel Rot zeigt“. Die zweite Zeile erzeugt den Wert „anhalten“ für den Fall, dass die Annahme richtig ist, die Ampel also tatsächlich Rot zeigt.

In Zeile drei lesen Sie, was ansonsten passiert – nämlich dass gefahren werden darf, wenn die Ampel nicht Rot zeigt, die in Zeile eins formulierte Bedingung also FALSCH ist.

3. Wenn-Dann-Sonst in einer Excel-Tabelle

Eine Wenn-Dann-Funktion in Excel anzulegen, ist – wie in einem einfachen Fall mit einer Ampel – wahrlich kein Hexenwerk. Sofern die Syntax stimmt, können Sie nicht viel falsch machen.

syntax-formel-einfach
Bei einer einfachen Formel – etwa beim Beispiel der Ampel – ist die Aufstellung der Syntax nicht weiter schwierig.

Tragen Sie manuell genau das ein, was Sie im Formelfeld lesen können: =WENN(C4=“Rot“;“anhalten“;“fahren“). Mit dieser Formel erhalten Sie für Zeile 4, in der die Annahme RICHTIG ist (die Ampel zeigt Rot), die Handlungsanweisung bzw. den Wert „anhalten“.

excel-erkennt-wenn-dann-funktion
Hier erkennt Excel dann der Wenn-Dann-Sonst-Funktion, dass „Grün“ der Bedingung zuwiderläuft. Die Handlungsanweisung ist deswegen nicht „anhalten“, sondern fahren.

Wenn Sie nun in Zeile 5 Grün als Argument eintragen und die Syntax in Excel auf Zeile fünf ausdehnen, dann erkennt Excel die Annahme als FALSCH und gibt als Wert „fahren“ an.

Sie müssen die Syntax übrigens nicht neu eintippen mit C5 als Bezugszelle.

Markieren Sie einfach die Zelle D4, gehen Sie mit dem Zeiger der Mouse auf das kleine grüne Quadrat in der unteren rechten Ecke dieser Zelle und ziehen Sie den Zeiger um ein Feld nach unten auf D5. Excel übernimmt die Syntax aus Zeile 4 nun eins zu eins auf Zeile 5, wie Sie im Funktionsfeld sehen können.

Kurz zusammengefasst: Die zu prüfende Bedingung ist „Signalfarbe der Ampel“. Der Wert, der am Ende ausgegeben wird, die die Handlungsoption, die aus Abgleich erfolgt. Wird in der Spalte C das Wort „Rot“ eingetragen, dann lautet die Anweisung „anhalten“. Wenn ein anderer Wert in Spalte C geschrieben wird, dann heißt die Anweisung „fahren“.

excel-spalte-gelb
Wer „Gelb“ in die Spalte C einträgt, bekommt als Ergebnis ebenfalls „fahren“, da Gelb nicht Rot ist.

Man könnte das in diesem Beispiel auf die Spitze treiben und in Spalte C „Gelb“ eintragen, der Ausgabewert wäre natürlich „fahren“ – ganz einfach, weil „Gelb“ die formulierte Bedingung nicht erfüllt und somit FALSCH ist. Aus verkehrstechnischer Sicht wäre es allerdings unklug, „fahren“ bei „Gelb“ als Handlungsanleitung abzuleiten.

Übrigens: Wenn Sie die Inhalte nicht in Anführungszeichen setzen, dann erhalten Sie beim Ausgabewert einen Fehlerhinweis.

4. Die Wenn-Dann-Funktion mit Excel-Bordmitteln erstellen

Microsoft Excel ist viel mehr als nur eine Liste oder Tabelle – das Tool selbst ist ein ausgefeiltes Werkzeug, das es Ihnen erlaubt, die Formeln nicht manuell eingeben zu müssen.

Gehen Sie hierfür zunächst in den Reiter „Formeln“ und klicken Sie dann auf den Button mit der Aufschrift „Logisch“. Im Dropdown-Menü wählen Sie anschließend WENN.

formeln-excel-helfen
Bei sämtlichen Formeln können Sie sich von Excel helfen lassen. So sparen Sie sich die umständliche manuelle Erstellung einer Syntax.

Im nächsten Schritt erscheint ein Dialogfenster. Dieses müssen Sie zwar auch händisch ausfüllen, haben dabei aber gleich zwei Vorteile. Denn zum einen zeigt Excel sofort an, wenn die Formel falsch ist oder auf eine falsche Zelle verweist.

Und zum zweiten müssen Sie die gewünschten Ausgabewerte für RICHTIG und FALSCH – in unserem Fall also „anhalten“ und „fahren“ – nicht selbst in An- und Abführung setzen, was tatsächlich sehr oft vergessen wird. Das übernimmt Excel nun für Sie.

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In das erscheinende Dialogfenster nennen Sie die zu prüfende Zelle, in diesem Fall C4. Die Vorgabe dafür ist gleich „Rot“.

Das Dialogfenster müssen Sie natürlich trotzdem korrekt ausfüllen, daran führt kein Weg vorbei. In die Zeile „Prüfung“ tragen Sie die zu prüfende Zelle ein, in unserem Fall also C4=„Rot“, da ja überprüft werden soll, welche Farbe dort eingetragen ist.

Beim Dann_Wert tragen Sie den Ausgabewert ein, der angezeigt werden soll, wenn die Prüfung tatsächlich „Rot“ ergibt – also „anhalten“ (in dem Fall lassen Sie die Anführungszeichen weg, Excel trägt diese automatisch nach, wenn Sie das Eingabefeld verlassen). Beim

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„Anhalten“ ist der Ausgabewert dafür, wenn die Prüfung den Wert RICHTIG ergibt. Wird dieser Parameter hingegen nicht angegeben, ist der Wert FALSCH und bekommt die Ausgabe „fahren“.

Selbstverständlich muss es bei dieser Formel nicht bei dem Beispiel einer roten oder grünen Ampel bleiben. Auch wesentlich komplexere Bedingungen können Sie mit der Wenn-Dann-Funktion in Excel miteinander verknüpfen.

So kann beispielsweise die Buchhaltung Bonuszahlungen für bestimmte Mitarbeiter auslösen, wenn ein bestimmter Wert – zum Beispiel der monatlich erbrachte Umsatz – überschritten wird.

5. Wenn-Dann-Funktion mit Verschachtelung

Das Wenn-Dann-Feature in Microsoft Excel veranlasst für jede benannte Zelle eine einzelne Prüfung, wie wir gelernt haben. Im Beispiel werden alle Zellen in Spalte C geprüft, ob sie „Rot“ sind oder nicht. Eine verschachtelte Funktion liegt dann vor, wenn Sie einzelne Zellen mit mehreren Bedingungen belegen, die voneinander abhängig sind.

Wie weiter oben schon gesagt, ist es meist keine gute Idee, bei Gelb über die Ampel zu fahren, obwohl sie noch nicht rot ist und die Bedingung das Fahren also erlaubt. Mit der Wenn-Dann-Sonst-Funktion können Sie dank einer Verschachtelung die Syntax derart gestalten, dass diese nach der ersten auch eine zweite Wenn-Funktion abfragt.

In der Syntax rückt diese zweite Abfrage an die Stelle des Sonst_Werts.

Um das verständlich zeigen zu können, wollen wir am Beispiel der Ampel bleiben und bringen als dritte Farbe nun Gelb ins Spiel. Bei Gelb wollen wir den Wagen an der Ampel anhalten, die Syntax hierfür sieht so aus:

=WENN(C4=”Rot”;”anhalten”;WENN(C4=”Gelb”;”anhalten”;”fahren”))

syntax-einsetzen-zusaetzliche-signalfarbe
Setzen Sie die Syntax so ein wie dargestellt und geben Sie eine zusätzliche Signalfarbe an, dann kommt als Handlungsanweisung nur für Grün (den Sonst_Wert) „fahren“ heraus.

Die Verschachtelung löst also das Problem der binären Abfrage. Und das, ohne dass die Syntax zu kompliziert wird. In Worten ausgedrückt, lautet die Formel nun: Wenn die Signalfarbe der Ampel „Rot“ ist, dann gilt „anhalten“; ist das nicht der Fall, dann gilt „fahren“ – allerdings nur, wenn die zweite Bedingung „Gelb“ nicht erfüllt ist.

Verschachtelungen in einer Excel-Syntax können im Prinzip endlos sein. Die Zahl der Klammern am Ende der Formel sollte immer korrekt sein, sonst funktioniert die Syntax nicht und es kommt zu Fehlermeldungen.

Denken Sie außerdem stets an die Anführungszeichen, wenn Sie Worte verwenden und die verschachtelte Syntax manuell eingeben.

 

 



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