Es ist Zeitsparzeit! Die 7 Top-Outlook Tipps & Tricks – mit Video-Anleitung!




Mit diesen sieben praktischen Tipps und Tricks für Microsoft Outlook können Sie im Arbeitsalltag viel Zeit einsparen. Denn wozu am komplizierten festhalten, wenn es auch deutlich einfacher und schneller geht? Von der E-Mail-Verarbeitung bis zu vorgefertigten Textbausteinen und dem Ändern von E-Mail-Betreffs – diese sieben Outlook Tipps & Tricks haben es in sich und können ab sofort genutzt werden! Besonders praktisch: Am Ende dieser Seite finden Sie unsere dazugehörige Büro-Kaizen Video-Anleitung, mit deren Hilfe Sie die Tipps ganz einfach an Ihrem Computer nachklicken können!

Was ist das Problem?

Für die meisten Menschen sind Computerprogramme am Anfang wie ein Buch mit sieben Siegeln. Erst wenn man sich hineinkniet, lüften sich nach und nach die arkanen Geheimnisse und es kommt Licht ins Dunkle. Wir helfen Ihnen dabei und knipsen das Licht für Sie an! Denn mit diesen 7 Outlook Tipps & Tricks werden Sie im Nu zu einem wahren Outlook-Profi.

So funktioniert es:

1. Outlook Tipp: E-Mails schnell und einfach in Aufgaben umwandeln

Wenn Sie ein To-Do in einer empfangenen E-Mail nicht sofort bearbeiten wollen, können Sie die Mail auch ganz einfach per Mausklick in eine Outlook-Aufgabe umwandeln. Das To-Do wird dann in Ihrer Aufgabenliste geführt und kann im Terminkalender eingeplant und damit nicht mehr übersehen werden. Für diesen Outlook-Trick gibt es zwei verschiedene Vorgehensweisen:

  • Möglichkeit 1: Ziehen Sie die E-Mail in Ihrem Posteingang einfach mit der Maus auf das Aufgabensymbol links unten. Outlook öffnet daraufhin ein neues Aufgabenfenster, das mit den Inhalten der E-Mail bereits vorausgefüllt ist. Nur noch Fälligkeitsdatum und gegebenenfalls Bearbeitungshinweise ergänzen und auf → Speichern klicken, fertig!
  • Möglichkeit 2: Legen Sie einen QuickStep für das Umwandeln an. Das hat den Vorteil, dass der E-Mail-Inhalt dann nicht in das Textfeld der Aufgabe integriert wird, sondern als Anhang an die Aufgabe angehängt wird. So ist nicht nur das Aufgabentextfeld aufgeräumter, Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt die E-Mail im Aufgabenanhang wieder öffnen und aus der Aufgabe heraus beantworten, zum Beispiel um den Auftraggeber über die Fertigstellung der Bearbeitung zu informieren.
  • Klicken Sie dafür in Outlook unter der Registerkarte → Start im Menübereich → QuickSteps auf → Neu erstellen (oder auf → Neuer QuickStep und dann → Benutzerdefiniert). Tippen Sie in die Zeile → Namen z.B. „Aufgabe“ ein, wählen Sie im Bereich Aktionen → Eine Aufgabe mit Anlage erstellen aus und klicken Sie abschließend auf → Fertig stellen. Nun müssen Sie die E-Mails künftig nur noch mit der Maus auf das neue QuickStep-Symbol „Aufgabe“ in Ihrer Menüleiste ziehen!

2. Outlook Tipp: Den Betreff empfangener E-Mails nachträglich ändern

Die Suchfunktion in Outlook kann viel Zeit ersparen. Vorausgesetzt, man weiß, wonach man sucht – und das Gesuchte lässt sich auch entsprechend finden! Ärgerlich ist deshalb, wenn der Absender den E-Mail-Betreff nicht sorgfältig und eindeutig genug gewählt hat. Zum Glück lässt sich das auch nachträglich noch korrigieren und der E-Mail-Betreff ganz leicht ändern.

  • Öffnen Sie für diesen Outlook-Tipp einfach die betreffende E-Mail mit einem Doppelklick (für die ganzseitige Ansicht) und klicken Sie in das Betreff-Feld – auch wenn dieses nicht so aussieht, als ob Sie es bearbeiten könnten.
  • Nun können Sie den Betreff beliebig ändern, löschen oder ergänzen. Schließen Sie anschließend die E-Mail und bestätigen Sie das Speichern der Änderung mit einem Klick auf → Ja.
  • Hinweis: Dieser Outlook-Trick funktioniert nur in einer geöffneten E-Mail, nicht jedoch bereits im Vorschaufenster des Posteingangs.

3. Outlook Tipp: Die Symbolleiste für den Schnellzugriff individuell anpassen

Der blaue Balken am oberen Rand Ihres Outlooks ist eine Schnellzugriffsleiste. Hier können Sie häufig benötigte Funktionen für einen One-Click-Schnellzugriff ablegen. Das Symbol „Rückgängig“ ist beispielsweise bereits voreingestellt. Alle hierher abgelegten Funktionen erhalten dann jeweils ein eigenes Symbol. Der große Vorteil dieses Tipps: Die Funktionen in der Schnellzugriffsleiste sind immer mit nur einem Klick verfügbar, egal in welchem Outlook-Bereich Sie sich gerade befinden! Und so funktioniert dieser praktische Outlook-Zeitspar-Trick:

  • Klicken Sie einfach in der Schnellzugriffsleiste links oben auf den nach unten gerichteten Pfeil und wählen Sie im Dropdown-Menü → Weitere Befehle.
  • Suchen Sie sich nun die gewünschte Funktion heraus (z.B. neue E-Mail, Weiterleiten oder Drucken), klicken Sie auf → Hinzufügen und bestätigen Sie mit einem Klick auf → OK. Fertig.

4. Outlook Tipp: E-Mails mit nur einem Klick passgenau in OneNote abspeichern

Sobald Sie OneNote das erste Mal auf Ihrem Computer geöffnet haben, erhalten Sie in Outlook eine neue Funktion in Ihrem Posteingang. Über das neue OneNote-Symbol in der Menüleiste können Sie dann eine Kopie wichtiger E-Mails mit nur einem Klick passgenau in den dazugehörigen OneNote-Notizbuchabschnitt Ihrer Wahl abspeichern.

  • Markieren Sie dafür die betreffende E-Mail in Ihrem Posteingang und klicken Sie auf das OneNote-Symbol in der Menüleiste darüber.
  • Wählen Sie dann in dem sich öffnenden Dialogfenster das gewünschte Notizbuch und den passenden Abschnitt aus und bestätigen Sie mit → Ok.

5. Outlook Tipp: Mit vorgefertigten Textbausteinen künftig viel Zeit einsparen

Alle Formulierungen und Standardtexte, die Sie für Ihre E-Mail-Korrespondenz häufiger benötigen, können Sie sich als Textbaustein abspeichern. Dann genügt künftig ein Klick auf diesen Schnellbaustein und der ganze Absatz (oder auch der gesamte E-Mail-Text) wird automatisch in die neue E-Mail eingefügt. Mit diesem Outlook-Trick ersparen Sie sich also enorm viel Schreibarbeit!

  • Schreiben Sie zum letzten Mal den häufig benötigten E-Mail-Text in eine neue E-Mail und markieren Sie betreffende Textpassage mit der linken Maustaste.
  • Klicken Sie dann in der Registerkarte → Einfügen auf die Schaltfläche → Schnellbausteine und dann in dem Aufklapp-Menü ganz unten auf den Befehl → Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
  • Vergeben Sie dem Schnellbaustein nun einen aussagekräftigen Namen und bestätigen Sie mit → Ok.
  • Um den Textbaustein zu verwenden, müssen Sie lediglich eine neue E-Mail öffnen und (wichtig) in das Textfeld der E-Mail klicken. Gehen Sie anschließend im Menü oben auf → Einfügen und wählen Sie sich dann unter → Schnellbausteine den benötigten Textbaustein aus.
  • Tipp: Alternativ können Sie auch einfach den Namen des Textbausteins in das Textfeld eintippen. Outlook erkennt den Namen und blendet Ihnen dann die Option ein, den entsprechenden Schnellbaustein ganz einfach mittels Eingabetaste einzufügen.

6. Outlook Tipp: Das @Erwähnen von Personen in E-Mails

Wenn Sie Personen in einem E-Mail-Text mit einem vorangestellten @-Zeichen erwähnen, hat das gleich zwei Vorteile:

  • Der @erwähnte Namen wird farblich hervorgehoben (gehighlightet). So sehen die betreffenden Personen schneller, welche Passagen oder Aufgaben an sie adressiert sind.
  • @erwähnte Personen werden von Outlook automatisch als Empfänger der E-Mail hinzugefügt. Das spart Ihnen also diese zusätzliche Eingabe.
  • Tippen Sie für diesen Outlook-Trick einfach ein @ in das E-Mail-Textfeld ein, direkt gefolgt von den Anfangsbuchstaben der Person oder der E-Mail-Adresse. Wählen Sie sich dann aus der eingeblendeten Kontaktliste den passenden Kontakt aus.

7. Outlook Tipp: Ruhe bewahren! Benachrichtigungen und Töne ausschalten

In der Ruhe liegt die Kraft. Oder anders formuliert: Ruh erhält die Kräfte und macht hurtig für Geschäfte! Lassen Sie sich also nicht andauernd unterbrechen. Es wurde bereits zigfach nachgewiesen, dass selbst kleine Unterbrechungen unsere Konzentration gewaltig stören und unser Gehirn jedes Mal Zeit und Energie benötigt, um den Faden danach wieder voll aufnehmen zu können. Deshalb ist es umso tragischer, wenn die Unterbrechungen an sich vermeidbar wären!

  • Schalten Sie also die Benachrichtigungen und Töne in Ihrem Outlook aus und schauen Sie stattdessen in Ihrem eigenen Arbeitsrhythmus nach Ihren E-Mails (z.B. blockweise dreimal pro Tag in festen Zeitfenstern oder alle zwei Stunden).
  • Klicken Sie dafür links oben auf die Registerkarte → Datei und dann links auf den Menüpunkt → Optionen.
  • Deaktivieren Sie nun im Bereich → E-Mail und → Nachrichteneingang alle vier Häkchen für Benachrichtigungen und Töne beim Eintreffen einer neuen E-Mail.

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial

Die Top 7 Outlook Tipps und Tricks!

Dauer 09:40 Minuten

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Mit einem kleinen Trick kommen Sie zu der perfekten Planungsansicht in Outlook. Dann werden Ihnen alle Ihre Termine (Kalender) und Aufgaben (Aufgabenliste) in einer Kalenderansicht gemeinsam angezeigt.

Und Sie?  

Outlook ist das Standardprogramm für die E-Mail-Verwaltung in den meisten Unternehmen. Und je mehr E-Mails ein Mitarbeiter pro Tag zu verarbeiten hat (im Durchschnitt sind es 30 pro Tag), desto wichtiger werden auch die zeitsparenden Tipps und Tricks in diesem Office-Programm. Daher haben wir Ihnen hier eine gute Einführung in Outlook und weitere Tipps für eine effiziente E-Mail-Verwaltung zusammengestellt.




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