Ersthelfer mal anders: welche Dinge Ihren Bürotag retten können



Ersthelfer gibt es nicht nur im medizinischen Sinne. Welche Ersthelfer Sie jenseits der medizinischen Erstversorgung unbedingt in Ihrem Unternehmen haben sollten und wie diese Ihren Tag immer wieder retten werden, folgt jetzt.

Was ist das Problem

Wenn ein Kollege im Büro umkippt, eilt der betriebliche Ersthelfer herbei. Doch auch jenseits der medizinischen Probleme kann so ein Ersthelfer ziemlich sinnvoll sein. Denn es gibt täglich dutzende Situationen, in denen Büroarbeiter Hilfe brauchen: unklare Abläufe, widersprüchliche Bedienungsanleitungen und so weiter.

So funktioniert es

Wagen Sie mit mir den Blick über den Tellerrand und lassen Sie uns gemeinsam den betrieblichen Ersthelfer nicht nur als medizinischen Helfer sehen. Denn Erste Hilfe kann auch in ganz anderen, wenn auch deutlich harmloseren Fällen, sinnvoll sein. In diesen Fällen liegt zwar kein akuter Notfall vor, auf lange Sicht drohen aber trotzdem unangenehme Folgen wie Stress, Unstimmigkeiten und sogar der Burn-out. Drei geniale Ersthelfer gegen Bürochaos habe ich Ihnen daher zusammengestellt.

Ersthelfer sind auch im Büroalltag wichtig.
Ersthelfer sind auch im Büroalltag wichtig.

Ersthelfer 1: klare Verhältnisse

Ersthelfer im übertragenen Sinne lohnen sich wirklich Tag für Tag. Beispielsweise wenn:

  • Sie eine Mail weiterleiten möchten, aber nicht wissen, wer den entsprechenden Fachbereich innehat;
  • Sie eine Kundenfrage selbst nicht beantworten können und den Zuständigen, der das könnte, nicht kennen;
  • Ihre Kollegin im Urlaub ist und Sie nicht wissen, wer sie vertritt.

Unklare Zuständigkeiten stören den Workflow massiv und sind ein klarer Fall für einen Büro-Kaizen®-Ersthelfer. Die wichtigste Maßnahme wäre hier, klare Verhältnisse zu schaffen und die Zuständigkeiten schriftlich festzuhalten. Dies können Sie mit einem Muster wie diesem ganz einfach umsetzen. Wo Sie die Informationen über die Zuständigkeiten dann ablegen, damit sie jeder im Team findet und wie Sie Aufgaben zeitlich ordnen und richtig verteilen, lesen Sie in diesem ausführlichen Artikel hier im Blog.

Zuständigkeitsaushänge sind alltäglich nützliche Ersthelfer im Büro.
Zuständigkeitsaushänge sind alltäglich nützliche Ersthelfer im Büro.

Ersthelfer 2: One-Minute-Lessons

Ein riesiger Störfaktor im Büroalltag sind häufige Nachfragen zu den immer gleichen Dingen. Das könnte sein, dass

  • der neue Mitarbeiter den Kopierer noch nicht bedienen kann,
  • die Kollegin aus dem Nachbarbüro nicht weiß, welcher Lichtschalter für welche Lampe gilt,
  • nur ein einziger im Team den Etikettendrucker bedienen kann.

Dinge, die wir nicht häufig oder zum ersten Mal tun, bereiten uns Schwierigkeiten. Doch wenn Sie dann immer wieder nachfragen und um eine Einweisung bitten, stört das die Kollegen in ihrer Konzentration. Der perfekte Ersthelfer für solche Situationen sind meine sogenannten One-Minute-Lessons. Hierbei halten Sie kurz und präzise fest, wie denn nun das eine oder andere Gerät funktioniert. Im besten Fall sind diese kurzen Erklärungen so aussagekräftig, dass eine Nachfrage nicht mehr nötig ist. Worauf Sie achten müssen, damit Ihre One-Minute-Lessons tatsächlich hilfreich sind, können Sie hier nachlesen.

One-Minute-Lessons sind praktische Ersthelfer für erklärungsbedürftige Geräte.
One-Minute-Lessons sind praktische Ersthelfer für erklärungsbedürftige Geräte.

Ersthelfer 3: Digitale Notizen

Was bereitet Ihnen außer unklaren Zuständigkeiten und häufiger Nachfragen am meisten Kopfzerbrechen im Büro? Wenn ich dies meine Kunden frage, kommt ganz schnell die Antwort: die Suchzeiten und das Papierchaos! Tatsächlich kann man schnell die eine oder andere Stunde und auch manche Nervenseile im Zettel-Wirrwarr verlieren. Ich selbst setze deshalb in meinem Unternehmen auf digitale Notizen, To-do-Listen und Protokolle. Sie können heute nahezu alles digitalisieren und das Chaos im Büro dadurch extrem eindämmen. Sehr hilfreich und wirklich intuitiv und leicht erlernbar ist beispielsweise das Tool OneNote, mit dem ich heute alle Notizen papierlos organisiere und trotzdem jederzeit greifbar habe. Im folgenden Video zeige ich Ihnen, wie auch Sie ganz einfach mit OneNote arbeiten können, eine Variante für fortgeschrittene OneNote-Nutzer finden Sie darüber hinaus in meinem YouTube-Kanal

Extra-Tipp: Digitale Ersthelfer-Power

Digitale Notizen alleine sind toll, aber die komplette Power der digitalen Ersthelfer zu nutzen, ist noch deutlich besser. Machen Sie hier gerne den kostenlosen Schnelltest und sichern Sie sich mein Gratis-eBook mit 10 Tipps für zeitsparende digitale Helferlein.

Im Büro sind klare Strukturen wie tägliche #Ersthelfer. Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Verabschieden Sie sich von den Gedanken, dass Ersthelfer nur im Notfall gebraucht werden. Auf Ihre Arbeitsorganisation übertragen sind Ersthelfer täglich wichtig, weil sie mehr Struktur schaffen und das große Chaos am Ende verhindern.

Was der Tipp bewirkt

Letztlich ist es so, dass jede kleine Verbesserung hilft und so mancher Notfall gar nicht erst eintreten muss, wenn Sie klug und vorausschauend agieren. Das gilt nun nicht für medizinische Notfälle, aber für Überlastungen, Stress und Druck im Büro durchaus. All diesen Ärgernissen können Sie in vielen Fällen vorbeugen.

Und Sie?

Möchten Sie wissen, wie effizient Ihre Abteilung bereits ist und wo noch Luft nach oben bleibt? Dann laden Sie sich gerne meine kostenlose Checkliste Abteilung herunter und testen Sie, wo Sie noch den einen oder anderen Ersthelfer gebrauchen könnten.

Wo liegen Ihre Potenziale, wo machen Büro-Ersthelfer Sinn? Finden Sie es heraus!
Wo liegen Ihre Potenziale, wo machen Büro-Ersthelfer Sinn? Finden Sie es heraus!

Weiterführende Informationen:



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: