Erschöpfung vorbeugen: Kleine Tricks, große Wirkung



Wir Menschen sind wahre Wunderwesen: Selbst wenn unsere Kraftreserven zur Neige gehen, stürzen wir uns mit vollem Einsatz in die Arbeit. Oder gerade dann. Denn während Schlafmangel und Konzentrationsprobleme, Magenschmerzen und Migräne sich in uns ausbreiten, legen wir noch einen Zahn zu, um unsere gewohnte Leistung zu erbringen. Wir sehen und fühlen nicht, wie groß unsere Erschöpfung schon ist; sei es körperlich, geistig oder psychisch. Das geht so lange, bis wir ernsthaft an Burnout erkranken und damit zu den 13 Millionen Arbeitnehmern in Deutschland gehören, denen das schon vor uns passiert ist.

Doch soweit muss es nicht kommen. Wenn wir wissen, wo in unserem Arbeitsbereich Erschöpfungsfallen lauern, können wir rechtzeitig vorbeugen. Ich gebe Ihnen hier bewährte Tipps und weiterführende Links an die Hand.

Inhalt

So führen Effizienzkiller zur Erschöpfung

Gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig haben wir von Tempus die größte Arbeitseffizienzstudie Deutschlands durchgeführt. Dazu befragten wir 1.500 Büroarbeiter zu verschiedenen Faktoren ihres Arbeitstages. Das Ergebnis war erschreckend. Allein das Suchen nach Unterlagen, Materialien und Dateien benötigt durchschnittlich 13 Prozent der gesamten Arbeitszeit.

Das Bearbeiten von E-Mails dauert zehn Stunden pro Woche, das sind zwei Stunden pro Tag. Nur drei Tage pro Woche arbeiten wir wirklich effizient, die anderen zwei Tage bringen wir als Zaungast in Meetings zu, lassen uns von erschwerter Kommunikation ablenken und kämpfen mit unserem Posteingang.

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Die vier großen Effizienzkiller sind eine häufige Ursache von Erschöpfung im Beruf.

Fast folgerichtig scheint da, dass sechs Überstunden pro Woche für die meisten Büroarbeiter ganz normal sind. Doch das alles scheint noch nicht zu reichen: 82 Prozent der Büroarbeiter arbeiten viel und glauben noch immer, dass es nicht reicht. Der größte Teil dieser 82 Prozent ist wahrscheinlich von einer Erschöpfung bedroht.

Die gute Nachricht ist: Mit den Methoden von Büro-Kaizen gebe ich Ihnen Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter erfolgreich arbeiten und dabei entspannt bleiben.

Hier beziehe ich mich nur auf einen der großen Effizienzkiller, die Suchzeiten rund um den Schreibtisch. Für andere Themen wie elektronische Suchzeiten verkürzen, E-Mail-Flut stoppen und Tipps für eine sinnvolle Ablage finden Sie im Anschluss an diesen Artikel weiterführende Links mit schnellen, praxiserprobten Lösungen.

Tipp: Wählen Sie unter den folgenden Tipps für kurze Suchzeiten denjenigen aus, den Sie am einfachsten umsetzen können. Verfahren so mit jeder weiteren Veränderung. Sie sind skeptisch? Machen Sie den Test und ziehen Sie nach einem Monat Bilanz.

Was Suchzeiten mit Erschöpfung zu tun haben – und was dagegen hilft

Wie oft haben Sie Ihren Schreibtisch schon aufgeräumt? Nach kurzer Zeit war das gewohnte Chaos wieder hergestellt: Ein Stapel von Ablagekörben türmt sich auf, Haftnotizen kleben am Monitor und weitere klemmen auf der Schreibtischunterlage. Und intakte Bürowerkzeuge zu finden, ist reine Glückssache – manche sind mehrfach vorhanden, andere schon lange defekt.

Kein Wunder, dass in einem solchen Arbeitsumfeld die Erschöpfung lauert. Immer wieder etwas zu suchen, ständig Unerledigtes vor der Nase zu haben, das strengt wirklich an. Hier gebe ich Ihnen funktionierende Tipps für einen dauerhaft aufgeräumten Schreibtisch:

Überflüssig? Defekt? Unbesorgt entsorgen!

Stellen Sie drei Kartons bereit, die Sie jeweils wie folgt beschriften:

  • Aufheben
  • Wegwerfen
  • Wegwerfen auf Probe

Beginnen Sie an einer Ecke des Schreibtisches, zum Beispiel links oben. Arbeiten Sie sich systematisch von Ecke zu Ecke vor. Füllen Sie die Kartons laut Beschriftung.

Falls Sie sich fragen, was „Wegwerfen auf Probe“ bedeutet: Dieser Karton wird mit Unterlagen befüllt, die „zwischengelagert“ werden. Ein Etikett zeigt an, bis wann der Karton – sollte er bis dahin nicht geöffnet sein – vollständig entsorgt wird:

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Der Erschöpfung vorbeugen: Entsorgen auf Probe schafft Platz und Übersicht.

Tipp: Mehr zum Wegwerfen auf Probe beschreibe ich Ihnen in meinem Artikel Die Ablage P – Wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können.

Download-Tipp: Ich habe für Sie eine Vorlage bereitgestellt, die Sie für Ihre Kartons „Wegwerfen auf Probe“ nutzen können. Hier kommen Sie direkt zum kostenlosen Download.

Regeln definieren

Alles, was sie behalten möchten, bekommt nun einen festen Platz. Dabei gilt die Regel: Was sie täglich benötigen, platzieren Sie direkt in und an Ihrem Schreibtisch. Alles andere kann sich weiter entfernt befinden, je seltener Sie es benötigen. Halten Sie diese Regel konsequent ein, dann bleibt Ihr Schreibtisch dauerhaft aufgeräumt.

Aufräumen beugt Erschöpfung vor: Kleine Aktion, große Wirkung! Klick um zu Tweeten

Mit den folgenden Tipps halten Sie nicht nur Ihre Schreibtischordnung aufrecht, sondern gestalten Ihre Arbeitsabläufe effizienter und entspannter. Sagen Sie der Erschöpfung ade

Gute Übersicht in Ihrer Schublade

Die Schublade mit den Bürowerkzeugen bleibt ordentlich, wenn Sie eine rutschfeste Unterlage verwenden und die Bereiche mit Trennwänden voneinander abgrenzen. Wie das aussieht, zeigt Ihnen dieses Bild:

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Die für immer aufgeräumte Schublade reduziert erschöpfende Suchzeiten.

Der Sichtordner für klare Sicht

Alle wichtigen Telefonnummern und Ansprechpartner bringen Sie in Ihrem Sichtordner unter. Obenauf liegt ein Inhaltsverzeichnis, mit dem Sie sich rasch orientieren können.

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Der Sichtordner hält alle wichtigen Informationen bereit. Das beugt der Erschöpfung durch das Suchen von Notizen vor.

Alles zu seiner Zeit: Termine richtig verwalten

Für die Terminverwaltung empfehle ich Ihnen, ein einziges System zu nutzen. Das kann ein durchdachtes Zeitplansystem aus Papier sein, wie wir es bei Tempus anbieten. Oder Sie arbeiten mit einem elektronischen System, zum Beispiel Microsoft Outlook.

Tipp: Das Einrichten von Outlook zeige ich Ihnen in meinem Artikel Outlook einrichten: Schnell, einfach, Schritt für Schritt.

Extratipp: Wie Sie Termine sinnvoll planen, zeige ich Ihnen in diesem Artikel: Meine Tipps für Ihren Zeitplan.

Posteingang: Eine Schale für alles

Arbeiten Sie mit einer einzigen Posteingangsschale, anstatt mit einem wachsenden Stapel vorsortierter Eingangspost. Leeren Sie die Posteingangsschale täglich, und zwar auf folgende Weise:

  • Was nicht gebraucht wird, werfen Sie weg.
  • Ist jemand anders zuständig, leiten Sie das Schriftstück weiter.
  • Gehört ein Schriftstück in die Ablage, ordnen Sie es dort ein.
  • Können Sie eine Unterlage innerhalb von fünf Minuten bearbeiten, erledigen Sie das sofort.
  • Für alle anderen Unterlagen erhalten einen Termin und wandern in die Wiedervorlage.

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Erschöpfung vorbeugen mit intelligentem Posteingang: In diesem Video zeige ich, wie das geht.

Sie werden schnell feststellen, dass die Erschöpfung nachlässt, wenn Sie Ihre Eingangspost nach meinen Tipps bearbeiten. Lesen Sie dazu auch den Artikel Einfach in Schale werfen.

Zum Abschluss lege ich Ihnen noch meine kostenlose E-Mail-Serie „Endlich frei“ ans Herz. Hier zeige ich Ihnen in zwölf Schritten, wie Sie erfolgreich und entspannt arbeiten. Sichern Sie sich gleich jetzt diesen Fundus an praktischen Erfahrungen, mit denen auch Sie die Erschöpfung im Büro beenden.

Und Sie? Wie beugen Sie der Erschöpfung vor?

Was hat Ihnen bisher geholfen, der Erschöpfung vorzubeugen? Erzählen Sie mir davon mit einem Kommentar unter diesem Artikel oder schreiben Sie mir ganz persönlich, ich freue mich darauf.

Zum Weiterlesen

Fünf Tipps, mit denen Sie digitale Suchzeiten reduzieren: Schluss mit Kraut und Rüben – Wie Sie in 5 Schritten den PC aufräumen

Besprechungen müssen vor allem eins sein: Gut organisiert. Hier zeige ich Ihnen, worauf Sie achten sollten: Tagesordnung! So organisieren Sie bessere Besprechungen mit System

Etwa zehn Stunden pro Woche verbringen wir mit dem Bearbeiten von E-Mails. Das geht auch anders. In meinem kostenlosen E-Book zeige ich Ihnen, wie Sie die E-Mail-Flut entspannt meistern: E-Mail-Stress ade



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