Viel zu viel zu erledigen – wie soll ich das bloß schaffen? Ganz einfach!



In vielen Büros scheint immer viel zu viel zu erledigen zu sein. Manchmal ist es so viel, dass man gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Und ab und zu vergisst man sogar manche Aufgaben deswegen gleich ganz.
Wenn Sie gar nicht mehr wissen, wie Sie das alles bloß schaffen sollen, dann habe ich ein paar gute Tipps für Sie!

Meistens fehlt Struktur, um alles erledigen zu können

Nach meiner Erfahrung kommt diese Form der Überlastung vor allem an jenen Arbeitsplätzen vor, an denen es an Struktur mangelt. Wie Sie diese Struktur in drei Schritten in Ihren Arbeitstag integrieren können und Ihre Arbeiten wieder ungestresst erledigen können, zeige ich Ihnen hier.

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Viel zu viel zu erledigen? Mit meinen Tipps schaffen Sie das!

Führen Sie einen Jahresplan

Es gibt viele Aufgaben in Büros, die Jahr für Jahr anfallen, oft auch Woche für Woche. Angefangen bei der Weihnachtspost und dem Jahresabschluss, über Jour Fixes und Seminare – viele Termine wissen Sie schon weit im Voraus und können sie entsprechend im Jahresplan terminieren.

Die Weihnachtspost müssen Sie gar nicht erst im Dezember erledigen, wenn Sie jetzt schon wissen, dass es im Dezember immer sehr stressig zugeht. Warum fangen Sie damit nicht schon nach Neujahr oder im August an, wenn die Sommermonate etwas ruhiger sind? Karten drucken, Adressaufkleber vorfertigen, Geschenke aussuchen – all das geht zu jeder Zeit und muss nicht in letzter Minute gemacht werden.

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Planen Sie lieber etwas mehr Zeit ein, als hinterher unter Druck zu kommen.

Machen Sie immer einen Tagesplan für den nächsten Tag

Nehmen Sie sich jeden Tag vor Feierabend die Zeit, einen Plan für den nächsten Tag zu machen. Listen Sie auf, was Sie erledigen müssen, priorisieren Sie diese Aufgaben und legen Sie für jede dieser Aufgaben einen realistischen Zeitrahmen fest. Planen Sie lieber mal zehn Minuten mehr ein als hinterher wieder unter Zeitdruck zu kommen.

Schreiben Sie Ihre Aufgaben im Aktiv und kürzen Sie sie nicht ab. Schreiben Sie statt „Vertragsentwurf“ lieber das aktive „Vertrag für Müller entwerfen“. So wissen Sie auf einen Blick, was zu tun ist, und haben noch dazu gleich eine Handlungsaufforderung darin, die anspornt.
Und verknüpfen Sie alle relevanten Informationen zu dieser Aufgabe direkt im Kalender. So haben Sie am nächsten Tag sofort einen Überblick über alles Nötige und die Suche geht nicht mehr von der terminierten Zeit ab.

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Erledigen Sie alles nach der 5-Minuten-Regel.

Erledigen Sie alles nach der 5-Minuten-Regel

Erledigen Sie Aufgaben, die in maximal fünf Minuten zu erledigen sind, immer sofort. Planen Sie dafür auch täglich Termine ein. Ein Beispiel: Bittet ein Kunde Sie per E-Mail um eine kurze Bestätigung des vereinbarten Termins, senden Sie ihm diese Antwort gleich zu und prüfen Sie, ob der Termin bereits in Ihrem Kalender steht. So bleibt Ihr Posteingang frei, die Aufgabenliste übersichtlich, und nicht zuletzt blockiert diese Anfrage auch in Ihrem Kopf keinen unnötigen Platz mehr.

Legen Sie sich einen 5-Minuten-Block z. B. direkt auf den Arbeitsbeginn und einen weiteren vor die Mittagspause. Sie wissen selbst am besten, wie viele Aufgaben bei Ihnen maximal fünf Minuten benötigen – dementsprechend planen Sie eine Viertelstunde oder halbe Stunde ein.

Alles erledigt?

Sobald Sie eine solche Struktur in Ihren Arbeitstag gebracht haben, werden Sie sehen, dass das Gefühl der Überforderung bald schwindet. Denn mit dem besseren Überblick über den Tagesplan können Sie nicht nur besser nein sagen, wenn jemand Ihnen zwischendurch eine Aufgabe abgeben möchte, um früher Feierabend machen zu können. Sie haben auch den Kopf viel freier, denn Sie wissen: All das, was unerledigt ist, steht schon im Terminplan und wird nicht vergessen.
Dadurch entspannen Sie viel leichter, fühlen weniger innere Unruhe und können Ihre Arbeit viel konzentrierter und gleichzeitig effizienter erledigen.

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