Keine Chance für Chaos: Fünf Tipps, wie Sie erfolgreich aussortieren



Während in anderen Büros die Ideen sprudeln, sind Sie noch auf der Suche nach dem aktuellsten Angebot, der letzten Abrechnung oder der Gästeliste für den anstehenden Empfang. Die Sucherei ist nervig. Sie kostet Zeit und schafft Frust. Beginnen Sie heute mit dem Aussortieren! Wie Sie bleibende Ordnung in Ihrem Büro schaffen, erfahren Sie hier.

Was ist das Problem

Kein Mensch gibt gerne zu, dass es bei ihm unordentlich ist. Schnell wird nach Ausreden gesucht oder behauptet, dass man alles im Griff hat. Die Realität ist leider häufig eine andere. Zeit wird mit Fragen und Suchen verschwendet, obwohl sie doch unsere wertvollste Ressource ist. In vielen Büros mache ich die Bobachtung: Keiner hat Zeit zum Aufräumen, doch alle haben Zeit zum Suchen.  Dabei ist das Aussortieren kein Luxus, es hilft Ressourcen zu schonen und Effizienz zu erreichen.

Aussortieren eliminiert das aktuelle Chaos
Chaos verhindert das fokussierte Arbeiten.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 fürs Aussortieren: Alles, was Sie täglich benötigen, in Schreibtischnähe

Beginnen Sie mit dem Aussortieren an Ihrem Schreibtisch. Ich bin überzeugter Leertischler. Es ist gilt als Common Sense, dass die Arbeit an einem leeren Schreibtisch effektiver ist, als die Arbeit an einem Schreibtisch, der von Akten überquillt. Und nicht nur das: Unsere Newsletter-Umfrage unter Führungskräften ergab, dass Chefinnen und Chefs, Leertischler bei der Beförderung bevorzugen! Ein leerer Schreibtisch hilft, Ablenkungen zu vermeiden und fokussiert zu arbeiten. Wenn Sie noch nicht davon überzeugt sind, dass es effektiv ist, ein Leertischler zu sein, lesen Sie diesen Artikel: Schluss mit Papierstapeln warum Leertischler stressfreier und effizienter arbeiten

Aussortieren schafft Ordnung am Arbeitsplatz
Ein leerer Schreibtisch erhöht die Effizienz.

Auf unseren Schreibtischen befindet sich nicht viel mehr als die Posteingangsschale und der Laptop. Wenn unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einer Aufgabe arbeiten, legen sie sich die benötigten Unterlagen zurecht. Nachdem die Aufgabe erledigt ist, räumen sie alles an den Platz zurück, von dem sie die Unterlagen vorher geholt haben.

Aussortieren schärft Fokussierung auf Wesentliches
Der leere Schreibtisch ermöglicht das fokussierte Arbeiten.

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lagern sämtliche aktiven Projekte, an denen sie gerade arbeiten, in Hängeordnern in einem Rollcontainer, der unter der Tisch steht. Alles, was sie täglich benötigen, muss mit einem Handgriff erreichbar sein.

Aussortieren für geordnete Struktur
Laufende Projekte sind mit einem Handgriff erreichbar.

Das gilt auch für die Büroutensilien wie Tacker, Taschenrechner oder Stift und Kalender.

Aussortieren des Arbeitsplatzes für Übersichtlichkeit
Alles wichtige ist mit einem Handgriff verfügbar.

Weitere Informationen mit Locher, Tacker & Co. Erhalten Sie hier: Schubladendenken? Na klar! Warum Sie beim Aufräumen an Ihre Schreibtischschubladen denken sollten

Tipp Nr. 2 fürs Aussortieren: Alles, was Sie regelmäßig benötigen, ins Büro

Nachdem Sie das Aussortieren der Unterlagen, die Sie täglich brauchen, abgeschlossen haben, ist der nächste Schritt, den Dingen eine Heimat zu geben, die Sie regelmäßig aber nicht täglich benötigen. Dazu können z.B. Referenzakten wie Personalakten, Unterlagen zu den Finanzen oder der Ordner mit den Informationen zu Zulieferern gehören. Für diese Unterlagen verwenden wir die bekannten Stehordner.

unwichtige Unterlagen aussortieren und ablegen
Ein Ordnerschrank enthält alle Referenzunterlagen.

Der Vorteil von Stehordnern ist: Sie sind kompakt, übersichtlich und einfach zu bedienen. Der Nachteil ist, dass Stehordner für den Transport außerhalb des Hauses etwas sperrig sind. Doch dieser Nachteil wird in unserem Fall aufgehoben, weil es selten vorkommt, dass ganze Akten mit den Zulieferer aushäusig gebraucht werden.

Lieber viele kleine Schritte als eine große Kraftaktion! Klick um zu Tweeten

Innformationen für das richtige Ordnersystem erhalten Sie in meinem Blogbeitrag mit dem Titel: Leitz, Classei, digital – geben Sie Ihren Unterlagen eine Heimat!

Tipp Nr. 3 fürs Aussortieren: Alles, was Sie nicht regelmäßig benötigen, separat

Schon jetzt dürften Sie beim Aussortieren einen Großteil Ihrer Unterlagen bearbeitet und verringert haben. Herzlichen Glückwunsch. Doch sicherlich gibt es auch Akten, bei denen Sie beim Aussortieren spüren, dass sie zwar nicht regelmäßig benötigt werden, aber dass Sie auch nicht weggeworfen werden können. Ein für unseren Bereich typisches Beispiel sind unsere Prospekte und Seminarangebote. Wir lagern sie nicht in jedem Büro, wo sie dann von verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter versandt werden sollen, sondern wir nutzen dafür einen Prospekteschrank, der an einem zentralen und für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den verschiedenen Büros gut zu erreichenden Ort steht.

Aussortieren und effiziente Aufbewahrungstools nutzen
Ein Prospektschrank ist ein effizientes Aufbewahrungstool.

Bittet ein Kunde, der sich nicht bloß über das Internet über unsere zahlreichen Angebote informieren will, um die Zusendung eines Prospektes, so kann an diesem zentralen Ort von den verschiedenen Personen darauf zurückgegriffen werden.

Auch Bücher gehören zu den Dingen, die Sie beim Aussortieren ruhig aus Ihrem Büro verbannen können. Hier bietet sich die Einrichtung einer zentral gelegenen kleinen Bibliothek an.

Aussortieren der Bücher am Bücherregal
Bücher nicht im Büro, sondern in einer kleinen Bibliothek aufbewahren.

Ich habe es erlebt, dass auf den Schränken eines übervollen Büros Alkoholika und Weihnachtsdeko gelagert wurden, während der Mitarbeiter für einen Stapel Papier ins Nachbarbüro gehen musste. Das gilt es zu vermeiden.

Tipp Nr. 4 fürs Aussortieren: Alles, was Sie nicht mehr benötigen, ins Archiv

Achten Sie beim Aussortieren darauf, Unterlagen, die aufgrund von Aufbewahrungsfristen oder aus anderen Gründen archiviert werden müssen, an einer zentralen Stelle zu lagern. Dafür gibt es ganz unterschiedliche Möglichkeiten, die ich hier beschreibe: Die rollierende Archivierung: Schluss mit dem Unterlagen-Friedhof

Aussortieren und klare Regalordnung festlegen
Ordnung im Archiv.

Nicht selten scheitert das Aussortieren daran, dass dieser Raum einen Akten-Friedhof gleicht. Weil im Archiv kein Platz mehr ist, verstopfen die Büros und das Chaos breitet sich langsam aber spürbar aus. In unserem Download Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick erhalten Sie Anhaltspunkte, was tatsächlich und wie lange aufbewahrt werden muss. Wenn Sie das Archiv von Uraltakten befreit haben, werden Sie beim Aussortieren erleben, wie plötzlich der Abfluß aus den Büros wieder gelingt. Es kann ein sehr befreiendes Gefühl sein, sich von alten Akten zu befreien.

Tipp Nr. 5 fürs Aussortieren: Wegwerfen, wegwerfen, wegwerfen

Damit ist das wichtigste Thema für das Aussortieren angesprochen: Sie müssen wegwerfen lernen. Das fällt nicht immer leicht. Um Ihnen das Aussortieren von Unterlagen, bei denen Sie unsicher sind, ob Sie sie noch benötigen oder nicht, zu vereinfachen, sollten Sie die Methode des Wegwerfens auf Probe ausprobieren.

Unterlagen, bei denen Sie unsicher sind, ob Sie sie noch benötigen, legen Sie in Kartons.

Aussortieren der nicht benötigten Unterlagen
Wegwerfen auf Probe - testen Sie den Ernstfall!

Während Sie aussortieren, beschriften Sie die Kartons mit einem Zettel, der eine fortlaufende Nummer, Ihren Namen und ein „Verfallsdatum” enthält:

Aufbewahrung der Unterlagen vom aussortieren
Markieren Sie den Karton mit einem Verfallsdatum.

Lagern Sie nun die Unterlagen im Archiv und wenn der Karton bis zum Verfallsdatum nicht mehr geöffnet wurde, können Sie ihn getrost aussortieren. Sollte es tatsächlich dazu kommen, dass Sie etwas vermissen, ist der Weg in den Keller nicht problematisch.

Darauf kommt es an

Entscheiden Sie sich für das Aussortieren in kleinen Schritten. Natürlich können Sie in einer großen Kraftaktion einmal die Unterlagen der ganzen Firma aussortieren. Eventuell finden Sie aber auch in Ihrem Kalender nicht die Zeit für diesen einen großen Tag! Bevor Sie ewig darauf hinleben und sich sagen: im nächsten Frühjahr muss ich das endlich einmal aussortieren, entscheiden Sie sich lieber für eine kleine Aktion pro Tag. Beginnen Sie mit dem Schreibtisch, wenden Sie sich dann den Schränken und Regalen im Büro zu und schließlich starten Sie das Aussortieren Ihres Archivs. Tag für Tag wird es etwas ordentlicher! Genießen Sie es!

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie einmal mit dem Aussortieren begonnen haben, ist es einfacher in Zukunft Ordnung zu halten. Sie räumen einmal auf und danach nie wieder. Sie sparen Zeit und vermeiden sinnlose Sucherei. Sie können sich den wirklich wichtigen Dingen widmen!

Und Sie?

Welche Tipps und Tricks nutzen Sie beim Aussortieren? Schreiben Sie mir! Ich lasse mich gerne inspirieren!



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