Entrümpelung: Ihr Aufbruch in ein aufgeräumtes Arbeitsleben



Die Schränke, Lagerräume und Archive in Ihrem Unternehmen können jede Menge Geschichten erzählen - aber wollen Sie die wirklich alle hören? Alles hat seine Zeit - und für viele Dinge, die sich seit Jahren in Ihren Räumlichkeiten anhäufen, ist diese sicherlich schon lange abgelaufen. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen Mut zur Trennung von altem Krempel machen. Krempeln wir die Ärmel auf und entrümpeln Ihr Unternehmen!

Vorbereitungen für die gelungene Entrümpelung

Wie bei jedem großen Schritt ist die Vorbereitung bei einer Entrümpelung das allerwichtigste. Dabei gibt es eine ganze Reihe von Dingen, die Sie unbedingt beachten sollten. Dabei kann Ihnen eine Checkliste helfen – so klappt’s ganz sicher mit Vorbereitung und Durchführung Ihrer Entrümpelung. Auch bei den anschließenden Entsorgungsmaßnahmen kann sie sehr hilfreich sein.

Wer bestimmt, was weggeschmissen werden darf? Diese Frage ist essentiell und sollte gerade bei größeren Entrümpelungen nicht nur einer Person überlassen werden. Bilden Sie daher kleine Teams mit Verantwortlichen, die entscheiden können, was weggeworfen werden kann und was ihr Unternehmen behalten muss. Bei alten Belegen und Rechnungen sollte also jemand aus der Buchhaltung im Team sein, der die Aufbewahrungsfristen kennt - bei technischen Geräten jemand aus der IT-Abteilung. So geht das entrümpeln schnell und ohne viele Nachfragen vonstatten.

Entrümpelung mit System schafft Ordnung
Wissen, welchen Weg die Güter der Entrümpelung gehen sollen: Aufräumen mit System

  • Sie möchten Ihren Teams die Arbeit erleichtern? Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass eine gewisse Vorarbeit bei der Entrümpelung bei Ihren Mitarbeitern auf Zuspruch stoßen kann. Probieren Sie – wenn es Ihnen die Zeit erlaubt – vielleicht das Folgende aus: Gehen Sie gemeinsam mit den Sekretärinnen bereits im Vorfeld der Entrümpelung die Schränke durch und markieren Sie ihren Inhalt mit Post-Its: Grün bedeutet, dass etwas sicher entsorgt werden kann; rot beklebte Ordner und Materialien müssen bleiben. Auch eine dritte, gelbe Kategorie ist denkbar: Hier sind Sie sich unsicher. Im nächsten Schritt werfen Verantwortliche einen Blick auf Ihre Arbeit – Sie werden sehen, dass erstaunlich wenige Korrekturen bei der Einsortierung nötig sein werden. Die Entrümpelung kann im Anschluss schnell und problemlos durchgeführt werden.
  • Von welchem Volumen an Altlasten ist in Ihrem Unternehmen auszugehen? Kann die zu entsorgende Menge von der normalen Haus-/Gewerbemüllabfuhr bewältigt werden? Muss ein Container bestellt werden, für Mischabfälle, für Papier oder für beide Sorten? Fällt Elektroschrott an? Fallen Gefahrstoffe an, die im Sondermüll entsorgt werden müssen? Und gibt es unter den zu entsorgenden Unterlagen vertrauliche Dokumente, für die Sie spezielle Behälter benötigen? Klären Sie diese Fragen vorab mit ihren städtischen Entsorgungsbetrieben oder, im Falle von Containern, mit privaten Entsorgungsunternehmen. Die Preise können hier sehr unterschiedlich ausfallen!
  • Der große Rundgang vor der Entrümpelung sollte, ganz nach dem Grundsatz der Visualisierung, mit einem Packen Klebezettel und einem großen Filzmarker stattfinden: alles, was entsorgt werden kann, wird mit einem großen X oder einem Klebezettel gekennzeichnet. Bei komplexeren Sachen, beispielsweise Schränken voller alter Belege und Rechnungen, sollte ein Zettel mit der Aufschrift “Was kann hier entsorgt werden? Bitte prüfen durch Buchhaltung” markiert werden; analog dazu können Sie bei allem anderen verfahren, dessen Entsorgungsstatus noch abschließend geklärt werden muss.

Haben Sie alle Vorbereitungen getroffen? Dann kann es mit der Entrümpelung losgehen.

Heute ist Pullovertag: Die Entrümpelung beginnt

Der Tag der Entrümpelung rückt näher. Stimmen Sie frühzeitig mit Ihnen Team einen geeigneten Tag für die Entrümpelung ab. An diesem sollten alle für Ihr Vorhaben relevanten Personen keine Termine haben, selbstverständlich sollte auch niemand im Urlaub sein. Zu Stoßzeiten und bei größeren anstehenden Projekten oder Abgabedaten ist daher ein Entrümpelungstag wenig sinnvoll. Besonders gut eignen sich erfahrungsgemäß absehbare, ruhige Tage zu Jahresbeginn oder vor den Ferien im Sommer.

Entrümpelung für Profis: Tipps zum Jahresputz in Ihrem Unternehmen. Klick um zu Tweeten

Wer entrümpelt, macht sich vielleicht ein wenig schmutzig. Es ist daher insbesondere in Unternehmen mit Kleiderordnung sinnvoll, nicht im Business-Anzug, sondern in Jeans und Pullover zu erscheinen. So hat man die nötige Bewegungsfreiheit und kann anpacken, auch wenn es ein wenig staubiger wird. Setzen Sie daher einen “Pullovertag" in den Teamkalender - so wird niemand in seiner besten Bluse vom Großreinemachen überrascht.

Motivation ist auch bei der Entrümpelung alles

Voller Magen entrümpelt nicht gern - leerer Magen aber auch nicht. Verbinden Sie daher den Entrümpelungstag, je nach Witterung und Saison, doch einfach mit einem kleinen Teamevent wie beispielsweise einem Abschlussgrillen nach getaner Arbeit oder einem gemeinsam Frühstück. Dies schweißt zusammen und insbesondere Menschen, die sonst nur Bürotätigkeiten gewohnt sind, haben so eine willkommene Abwechslung von ihrem sitzenden Alltag.

 

gemeinsam die Entrümpelung angehen
Einigkeit macht stark - besonders bei der Entrümpelung

Während der Arbeit, die insbesondere in Archiven und Lagerräumen eintönig und zuweilen auch einsam sein kann, können Sie auch ein Radio oder einen CD-Player aufstellen - denn mit Musik gehen insbesondere eintönige Sortierarbeiten leichter und beschwingter von der Hand.

Auch ein immer größer werdender Müllberg kann durchaus motivieren: Sammeln Sie die entsorgten Unterlagen und Materialien zunächst an einer zentralen Stelle – Ihre Mitarbeiter und Sie werden staunen, was nach getaner Arbeit dort zusammenkommt. Müde, aber glücklich führen Sie sich so Ihre gemeinsame Leistung deutlich vor Augen.

Arbeitsschutz bei der Entrümpelung

Abschließend noch ein wichtiges Thema: Achten Sie beim Entrümpeln auf den notwendigen Arbeitsschutz. Müssen schwere Teile wie alte Kopierer oder Maschinen entrümpelt werden, sind Sicherheitsschuhe, Handschuhe und ggf. Tragegurte für die beteiligten Mitarbeiter Pflicht. Ebenso sollte man seine eigenen Grenzen kennen: was zu schwer und/oder zu sperrig ist, sollte niemals mit vermeintlich männlichem Heldentum, sondern mit Sachverstand und ggf. von einer Entsorgungs- oder Entrümpelungsfachfirma abgeholt werden. Eine gute Möglichkeit ist auch, je nach Volumen einen bis zwei Lageristen für die Entrümpelung zu engagieren, die den Verwaltungsmitarbeitern gerne unter die Arme greifen. In Zeiten, in denen Elektro- und Eisenschrottpreise nach wie vor hoch sind, kann all das sogar kostenneutral geschehen. So bleiben Bandscheiben und Zehen heil.

Was sind Ihre Erfahrungen beim Thema Entrümpelung?

Zu einem aufgeräumten Büro gehört die jährliche Entrümpelung einfach dazu. Denn mit der Wiederholung schrumpft die Zeit, die dafür nötig ist, auf ein Minimum. Wer von vornherein richtig ablegt, ordnet und systematisch aufräumt, hat am Ende des Tages auch weniger zu entrümpeln.

Mich interessieren Ihre Erfahrungen, die Sie mit dem Thema Entrümpelung gemacht haben: Wo lagen Schwierigkeiten? Was hat nicht geklappt? Wie hätten Sie es besser organisieren und durchführen können? Was hat besonders gut bei Ihnen geklappt und wie sind Ihre Tricks für ein aufgeräumtes Büro? Schreiben Sie mir in die Kommentare oder eine E-Mail - ich freue mich sehr auf Ihre Erfahrungen!

Links:

Checkliste:

https://www.buero-kaizen.de/die-checkliste-fuers-buero-fehler-co-gleich-abhaken/

Verantwortlichen:

https://www.buero-kaizen.de/verantwortung-uebernehmen/

Visualisierung:

https://www.buero-kaizen.de/visualisierung/

aufräumt:

https://www.buero-kaizen.de/aufraeumen-mit-system-10-spielregeln-fuer-sieger/



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