Das Schweigen der Hämmer – 10 Tipps zur Entlastung Ihres Alltags



Stress, Burnout, wenig Anerkennung – die Belastungen im Arbeitsalltag sind für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber auch für viele Chefs und Chefinnen enorm. Schnell verliert man sich in Tagträumereien, die alle mit einem ”hätte, würde, könnte„ beginnen! Machen Sie Schluss damit und entdecken Sie zehn einfache Möglichkeiten zur Entlastung Ihres Arbeitsalltages!

Was ist das Problem

Viele warten auf irgendeinen Tag X, auf die große Veränderung, auf den neuen Chef oder das neue Jobangebot. Dabei lässt sich in vielen Fällen durch einige kleine Veränderung eine Entlastung von Stress und Druck erreichen. Und das Beste ist: Es geht nicht darum, härter zu arbeiten, sondern effizienter – oder wie es im englischen noch griffiger heißt: Work smarter not harder!

Benötigte Entlastung
Keine Entlastung.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Einmal aufräumen statt ständig suchen

Ein aufgeräumtes Büro erzeugt Entlastung, davon bin ich überzeugt. Sie schalten Ablenkungen ab. Der Stress, etwas dringend zu brauchen und nicht zu finden, gehört der Vergangenheit an und die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen gelingt ebenfalls besser. Fangen Sie mit Ihrem Schreibtisch an! Beginnen Sie links oben und arbeiten Sie sich nach rechts unten durch! Welche Dinge können abgeheftet werden? Welche Terminsachen gehören in eine Wiedervorlage? Welche Utensilien und Werkzeuge benötigen Sie regelmäßig, so dass Sie in greifbarer Nähe gelagert werden müssen? Ordnung bietet Entlastung! Ersparen Sie sich den Ärger der ewigen Sucherei.

Unordnung ist kontraproduktiv für Entlastung
Ein unaufgeräumter Schreibtisch belastet. Ein leerer Tisch bietet Entlastung.

Weitere Informationen erhalten Sie hier:
Tschüss Chaos – 7 Tipps wie Sie wirksam ausmisten

Tipp Nr. 2 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Klare Zuständigkeiten

Vor allem für wiederkehrende und allgemeine Tätigkeiten sind klare Zuständigkeiten eine große Entlastung! Wer räumt die Teeküche auf? Wer ist zuständig für die EDV? Wer macht was bei der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

Klare Zuständikeiten für Entlastung
Möglichkeiten zur Entlastung

Wer das Rad jedes Mal neu erfinden muss, verliert unnötig Zeit. Das schafft Frustrationen! Klare Zuständigkeiten inkl. klarer Vertretungsregelungen schaffen Entlastung. Lesen Sie mehr Da werden Sie geholfen: Mit geklärten Zuständigkeiten zu mehr Effizienz!

Tipp Nr. 3 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Automatisieren Sie Prozesse

Kennen Sie das Kanban-System? Kanban sind Signalkarten, die anzeigen, wann zum Beispiel ein Prospekt nachgedruckt, Druckerpapier nachbestellt oder der Kaffeevorrat aufgefüllt werden muss. Ist ein gewisser Mindestbestand erreicht, wird automatisch ein Prozess ausgelöst, der gewährleistet, dass Bestände automatisch aufgefüllt werden!

Entlastung mit Kanban Karten
Automatisierte Prozesse tragen zur Entlastung maßgeblich bei und können mit Kanban-Karten erreicht werden.

Wenn ich nicht jedesmal nachschauen muss, ob alles da ist, bedeutet das Entlastung. Mehr erfahren Sie hier:
Und täglich grüßt das Kopierpapier? Wie Sie mit dem Kanban-Prinzip Ihre Bestände im Griff behalten

Weitere Informationen erhalten Sie in meinem E-Book mit dem Titel „Das Kanban-Prinzip – auch im Büro”! Laden Sie es sich hier kostenlos herunter!

Tipp Nr. 4 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Die Posteingangsschale

Definieren Sie einen (!) Ort, an dem Post, Telefonnotizen, Quittungen usw. abgelegt werden. Jede neue Aufgabe, jedes Dokument, das geprüft, gesichtet und weiterverarbeitet werden muss, landet in dieser Posteingangsschale. Einmal am Tag gehen Sie die Unterlagen durch und ordnen sie dem aktuellen Projekt bzw. der Wiedervorlage zu, archivieren Sie oder bearbeiten Sie. Sie werden die Entlastung schnell spüren, die entsteht, wenn Unterlagen nicht irgendwo im Büro abgelegt werden, Briefe nicht mehr verloren gehen oder die Telefonnotiz nicht bis zum Feierabend auf dem Schreibtisch verharrt.

Posteingangsschale schaft Entlastung
Die Posteingangsschale ist der zentrale Ort für alle neuen Dokumente und bietet so Übersicht und Entlastung.

Lesen Sie hier, wie sich eine Posteingangsschale einsetzen lässt und nachhaltig Entlastung schafft:
Einfach in Schale werfen – 6 Tipps für den intelligenten Einsatz einer Posteingangsschale

Tipp Nr. 5 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Ein Ort für alle wichtigen Informationen

Legen Sie sich ein Sichtbuch an, in das alle wichtigen Informationen, wie Telefonnummern, Steuer-ID oder der Prospekt vom Pizzaservice abgeheftet werden. Auf Ihrem Schreibtisch entsteht Entlastung und sie müssen nach keiner Information mehr lange suchen.

Sichtbuch schaft Entlastung
Das Sichtbuch hält stets alle wichtigen Infos bereit und bietet so Entlastung.

Wie Sie mit einem kaum bekannten Gegenstand Ihren Schreibtisch besser organisieren

Tipp Nr. 6 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Ein Ort für Ihre Terminsachen

Wohin mit den Dokumenten, die zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen? Wiedervorlagesysteme wie Pultordner oder mappenbasierte Angebote von Classei bzw. Mappei ermöglichen eine zeitliche Zuordnung von Dokumenten. Sie stellen eine Entlastung da, denn sie gewährleisten, dass Sie automatisch an Termine und Fristen erinnert werden.

Ort für Termine schaft- Entlastung
Entlastung duch einen festen Ort für alle Termine.

Eine kleine Einführung erhalten Sie hier:
Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage

Tipp Nr. 7 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

Visualisieren Sie wichtige Informationen! So lassen sich einfache Vorgänge, wie der Wechsel der Druckerpatrone oder die Reinigung der Kaffeemaschine in kleinen One-Minute-Lessons darstellen.

Entlastung für Wartungsaufgaben
One-Minute-Lessons bieten Entlastung für einfache Wartungsaufgaben.

Zu den One-Minute-Lessons habe ich diesen Artikel geschrieben:
1, 2 oder 3 … Du musst Dich entscheiden, 3 Tasten sind frei – Wie Sie mit der One-Minute-Lesson technischen Problemen vorbeugen!

Und hier ist ein weiterer Beitrag zum Thema Visualisierung:
Ordnung ist das halbe Leben – wie Visualisierung Ihnen hilft, den Überblick zu behalten

Tipp Nr. 8 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Mit Zielen zum Ziel

„Miss es oder vergiss es!”, heißt eine alte Managerweisheit. Und tatsächlich: Klare, motivierende, terminierte und messbare Ziele helfen, die Wirksamkeit von Maßnahmen zu überprüfen und Abweichungen zu erkennen. Verwaltungen tun sich immer schwer, ihre Aufgabe in messbare Kennzahlen zu übersetzen. Oft ist das Resultat, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach einem Arbeitstag mit Gefühl aus dem Büro gehen, den ganzen Tag gerackert aber dennoch nicht genug getan zu haben. Durch klare Erwartungen und klare Ziele entsteht Entlastung.

Entlastung mit visualisierten Zielen
Visualisierte Ziele bringen Entlastung.

Einige Ideen für den Einsatz von Zielen und Kennzahlen im Büro erhalten Sie hier:
Auf mich kannst Du zählen! 5 Ideen für den Einsatz von Kennzahlen in Verwaltungen

Tipp Nr. 9 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Konzentrierte Arbeit in Blöcken

Bearbeiten Sie E-Mails und Telefonate in Blöcken. Begrenzen Sie das Zeitfenster, in dem Sie Ihren Facebook-Account pflegen oder über soziale Medien erreichbar sind. Außerhalb dieser Blockzeiten schalten Sie die Empfangssignale ab, so dass Sie ohne Störung durch aufleuchtende Fenster oder Empfangssignale an der jeweiligen Aufgabe arbeiten!

Reduzieren von Ablenkung schaft Entlastung
Arbeiten ohne unnötige Belastung ist arbeiten mit Entlastung.

Weitere Informationen zu diesem Tipp zur schnellen Entlastung Ihrer Arbeit erhalten Sie hier:
Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon – so begegnen Sie der E-Mail-Flut.

Tipp Nr. 10 für schnelle Entlastung ihrer Arbeit: Entweder es geht einfach oder es geht einfach nicht!

Warten Sie nicht auf den großen Wurf – auf den Tag X, an dem Sie Ihr Büro endlich aufräumen oder auf die neue Struktur Ihrer Firma! Das Geniale ist in der Regel einfach und oft sind die kleinen Veränderungen, die Sie regelmäßig umsetzen, viel mehr wert als der eine aufwendige und große Kraftakt! Entdecken Sie die Bereiche, auf die Sie Einfluss nehmen können und erweitern Sie diese permanent!

Einfachheit für Entlastung
Entlastung durch Einfachheit.

Darauf kommt es an

Nein, Sie müssen nicht alle Dinge auf einmal umsetzen wollen, um Entlastung zu erleben. Suchen Sie sich zwei oder drei Dinge aus, die Sie in dieser Woche umsetzen wollen und fangen Sie heute damit an. Wichtig ist, dass aus den einzelnen Punkten, Gewohnheiten werden und das gelingt nur durch regelmäßige Umsetzung. Also: lieber drei Dinge übernehmen, die Sie ab heute trainieren, als zehn Dinge angefangen, die sie dann auch genauso schnell wieder über den Haufen werfen.

Suchen Sie eine Sache aus, die Sie in dieser Woche umsetzen wollen und fangen Sie heute damit an. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Sie werden die Entlastung schnell spüren: Weniger Suchen, weniger Stress, weniger Rückfragen, weniger Ablenkungen! Stattdessen: mehr Konzentration auf das Wesentliche!

Extra-Tipp

Legen Sie sich einen Ausdruck des Artikels in die Wiedervorlage. Wenn Sie in drei Wochen auf den Zettel schauen, können Sie sich für die nächsten drei Ideen für mehr Entlastung entscheiden und diese in ihrem Alltag etablieren.

Und Sie?

Welche Ideen hat Ihnen am meisten geholfen? Schreiben Sie mir, ich bin interessiert an Ihren Kommentaren!



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