Ja, nein, vielleicht – Engpässe vermeiden, proaktiv leben



Kennen Sie das: Man sagt „ja”, obwohl man keine Zeit hat? Bei meinen Beratungen erlebe ich dieses Phänomen sehr häufig. Wider besseren Wissens wird ein Auftrag angenommen, eine Zusage gemacht oder etwas versprochen. Doch dann entstehen Engpässe und Frust! Nicht nur für externe sondern auch für Ihre internen Kunden ist das Ergebnis oft verheerend. Das zeigt folgendes Beispiel:

Was ist das Problem

Die Woche war perfekt geplant: Am Montag der PC des Referenten: Er braucht dringend mehr Kapazitäten in seinem E-Mail-Postfach. Am Dienstag: Das Update für die Verwaltung. Mittwoch? Ein Backup muss erstellt werden. Donnerstag und Freitag: Jeder Tag ist voll verplant. Mittwoch kommt der Assistent der Chefin und beschwert sich: Die Leiterin des Unternehmens klagt, sie kann nichts drucken. Doch der Mitarbeiter aus der IT hat einfach keine Kapazitäten, weil die komplette nächste Woche voll ist. Obwohl die entstehenden Engpässe abzusehen sind, sagt er: „Stell mir den Laptop einfach hin. Ich schaue, was ich machen kann”. Schließlich geht es um die Chefin! Also sagt er faktisch zu und tatsächlich wird der Computer am Mittwoch repariert.

Engpässe durch fehlende Kapazität
Ständige Engpässe durch fehlende Kapazitäten.

Doch was passiert wirklich?

Sicherlich freut sich die Chefin im ersten Moment: Sie kann wieder drucken! Das ist wunderbar und doch passieren furchtbare Sachen:

  • Der Assistent hat gelernt, dass der It-ler nur auf Druck reagiert. Die Botschaft lautet: Der spurt nur, wenn man Druck macht!
  • Der Zeitplan kommt durcheinander. Jemand anderes muss warten und weiß nun: Auf die IT kann ich mich nicht verlassen!
  • Und der It-ler? Er ist frustriert! Was denn sonst! Er möchte es allen recht machen. Doch jetzt hat er Menschen verärgert.
  • Wenn er den Druck nach unten weiter gibt, sind weitere Personen wütend: „Der kann sich nicht durchsetzen und wir müssen es ausbaden!”

Entwickeln Sie eine Atmosphäre, in der positiv kommuniziert und proaktiv an Lösungen gearbeitet wird. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Weder eine positive noch eine negative Unternehmenskultur entwickelt sich von heute auf morgen. Es sind diese Geschichten, die im Untergrund wie Sand im Getriebe wirken. Misstrauen, Ärger, Engpässe erzeugen ein Klima, das sich früher oder später auf Ihren Erfolg auswirkt. Reagieren Sie darum nicht erst, wenn die Engpässe sichtbar werden. Wenn z.B. der Krankenstand alarmierend ist, die Beschwerden sich häufen und in der Teeküche niemand mehr miteinander spricht.

Tipp Nr. 1 gegen Engpässe: Werden Sie proaktiv!

Wenn es regelmäßig vorkommt, dass solche „ungeplanten” Engpässe den ganzen Zeitplan zerstören, dann ist der geplante Puffer nicht groß genug. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, nur 60 Prozent der eigenen Zeit zu verplanen und 40 Prozent für ungeplante Aktivitäten zur Verfügung zu stellen. Eine verlässliche Zusage ist – auch wenn man vielleicht etwas länger warten muss – mehr wert, als wenn Engpässe entstehen und sich jedes Mal Termine verschieben.

Bei Engpässen Mitarbeiter motivieren
Bei Engpässen sollte, wenn möglich, lieber die eigene Zeit verplant werden anstatt Termine zu verschieben.

Tipp Nr. 2 gegen Engpässe: Reden, reden, reden!

Manchmal gibt es dennoch ungeplante Situationen, die es unumgänglich machen, dass Engpässe entstehen. Dann heißt es: sich bei dem betroffenen Mitarbeiter entschuldigen, die Situation erklären und um Verständnis bitten. Wenn dies eine Ausnahme ist, hat jede und jeder Verständnis.

Ungeplante Situationen führen zu Engpässen
Bei Engpässen immer bei den betroffenen Mitarbeitern entschuldigen und um Verständnis bitten.

Tipp Nr. 3 gegen Engpässe: Suchen sie nicht einen Schuldigen sondern eine Lösung!

Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Lösungssuche. Wie gerne werden Sündenböcke gesucht und wie oft drehen sich die Gespräche ausschließlich um die Schuldfrage. Ich stelle mir vor, wie sich das Gespräch des Assistenten der Chefin und des IT-lers angesichts solcher Engpässe verändert, wenn beide den Machtkampf vermeiden und an der Lösung der Situation arbeiten!

Darauf kommt es an

Gerade Fachbereiche, die abteilungsübergreifend und in einer sogenannten Matrix-Struktur arbeiten, stehen häufig in der Kritik. Ganz gleich, ob es um die Finanzabteilung, die Betreuung des Fuhrparkes oder – wie oben beschrieben – um die IT eines Unternehmens geht. Das ist besonders tragisch, da Engpässe in diesen Abteilungen sich stets auf das gesamte Unternehmen auswirken. Warten Sie nicht bis die Stimmung kippt, sondern entwickeln Sie eine Atmosphäre, in der proaktiv gearbeitet, positiv kommuniziert und gemeinsam an Lösungen gearbeitet wird. Solch ein Wertewandel erfordert Zeit und Kraft, aber er zahlt sich aus.

Bei Engpässen gemeinsam Lösungen suchen
Bei Engpässen die das ganze Unternehmen betreffen sollte man eine gute Atmosphäre aufrecht erhalten.

Was der Tipp bewirkt

Sie vermeiden Getuschel, Frustration und Machtspiele. Sie erzeugen eine Dynamik, die von gemeinsamer Übernahme von Verantwortung, Verbindlichkeit und Entscheidungsfreude geprägt ist. Teams, in denen solch eine Atmosphäre herrscht, erreichen Ziele, überwinden Engpässe und sind wettbewerbsfähig.

Und Sie?

Wie begegnen Sie Engpässen und dem „Ja - Nein - Vielleicht”-Dilemma? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare.



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1 Kommentar
  • Meiner Meinung nach ist es sehr wichtig bei solchen Engpässen schnell eine Entscheidung zu treffen! Denn egal was für was man sich entscheidet, es ist immer noch besser als wertvolle Zeit vergehen zu lassen und sich dafür zu entscheiden, sich nicht entscheiden zu können. Man kann im Vornherein nie wissen, ob diese Entscheidung richtig ist, deswegen muss man einfach ausprobieren. Wenn dann etwas schief geht trifft man einfach die nächste Entscheidung und versucht diese umzusetzen. Wichtig ist das man nicht aufgibt und immer weiter macht :)


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