Pflegen Sie Ihre Werkzeuge: Emotionale Erschöpfung verhindern



Kennen Sie die Geschichte vom Mann, der einen großen Stapel Holz zu sägen hatte? Er kam immer langsamer voran, weil seine Säge immer stumpfer wurde. „Keine Zeit, zu viel Arbeit“, antwortete er auf die Frage, warum er sein Werkzeug nicht schärfte.

Spinnen wir dieses Gleichnis von Stephen Covey weiter, können wir uns leicht vorstellen, wie es dem Waldarbeiter geht: Je stumpfer seine Säge wird, umso anstrengender und langsamer geht die Arbeit voran. Er schafft immer weniger und wird immer gereizter. Daran ändern auch regelmäßige Überstunden nichts.

Bald resigniert er und wird teilnahmslos. So breitet sich in ihm emotionale Erschöpfung aus. Zusammen mit körperlicher und geistiger Erschöpfung kann sich daraus ein Burnout entwickeln, das ihn für lange Zeit arbeitsunfähig macht.

Mit gut gepflegtem Werkzeug ist diese Entwicklung vermeidbar. Darum soll es in meinem heutigen Beitrag gehen.

Inhalt

Das wichtigste Bürowerkzeug: Die Organisation

Auch im Büro gibt es Umstände, die sich wie Sand ins Getriebe der täglichen Arbeitsabläufe und diese zäh und ineffizient machen. Das Werkzeug des Büroarbeiters ist die Büroorganisation. Diese gilt es zu pflegen, damit die Arbeit gut von der Hand geht. Unsere gemeinsam mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchgeführte Arbeitseffizienzstudie hat gezeigt, wo die häufigsten Effizienzkiller zu finden sind:

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Effizienzkiller sind die Ursachen für emotionale Erschöpfung.

Es ist leicht nachvollziehbar, dass emotionale Erschöpfung sich breitmacht, wenn die oben gezeigten Umstände immer wieder wertvolle Kraft und Zeit fressen. Deshalb zeige ich Ihnen heute, wie Sie mit sinnvollen Ablagespielregeln die Suchzeiten deutlich verkürzen und was dazu gehört, Besprechungen produktiv zu organisieren.

Wer sucht, der findet: Ablagespielregeln

Stellen Sie sich vor, ein Kunde hat eine Frage zur letzten Bestellung, doch Sie wissen nicht, wo in der Ablage sich die Unterlagen befinden. Oder Sie arbeiten an einem komplexen Projekt und finden dafür benötigte Zahlen erst nach einer halben Stunde Suchzeit. Kommt das öfter vor, ist es kein Wunder, wenn sich Frust und in der Folge emotionale Erschöpfung einstellt. Mit einheitlichen Ablagespielregeln lässt sich dieser Entwicklung vorbeugen.

Ablagespielregeln sind bekannt; 72 Prozent der Unternehmen haben sie eingerichtet. Allerdings werden sie in mehr als der Hälfte davon nicht eingehalten. Zeit für einen Kurswechsel! Hier die wichtigsten Tipps:


Wissen, was drin ist
Beschriften Sie die Rücken der Ordner einheitlich. Das heißt, verwenden Sie stets dieselbe, nicht zu kleine Schriftart. Ordner von Kunden oder Lieferanten können Sie zusätzlich mit dem entsprechend Logo versehen. Bauen Sie die Beschriftung nach demselben Prinzip auf, zum Beispiel: L=Lieferant, Name, Jahr. K=Kunde, Name, Jahr.

Tipp: Speichern Sie die Vorlagen für Ordnerrücken auf dem Server Ihres Unternehmens. So wird die Beschriftung in allen Abteilungen einheitlich.
Lesetipp:

Effizienzkiller entfernen: Spielregeln für alle beugen emotionaler Erschöpfung vor. Klick um zu Tweeten


Farbe ins Spiel bringen
Das menschliche Auge erfasst Farben noch schneller als Buchstaben. Deshalb bewährt es sich, Ordnerrücken auch farblich zu gestalten. Bei chronologischer Ablage können Sie jedem Jahr eine eigene Farbe zuordnen.

Auch eine Ablage nach Bereichen ist möglich, zum Beispiel:

  • Rot für Buchhaltung
  • Gelb für Personal
  • Grün für Planungen
  • Weiß für Schriftverkehr mit Kunden

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Mindmap: Emotionale Erschöpfung vermeiden mit einem klugen Ablagesystem für alle.


Ordner-Ordnung: Inhaltsverzeichnis
Auch das „Innenleben“ der Ordner kann Suchzeiten verkürzen. Nutzen Sie den Platz auf der Innenseite der Deckel, um Visitenkarten anzukleben. So haben Sie die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner sofort im Blick. Ein Inhaltsverzeichnis verkürzt die Suchzeit innerhalb des Ordners.

Tipp: Halten Sie Visitenkarten und Inhaltsverzeichnis stets aktuell.


Genial einfach: Immer am richtigen Platz
Nach Gebrauch sollen die Ordner wieder an ihren Platz zurückfinden; idealerweise ohne zusätzlichen Zeitaufwand. Das erreichen Sie so: Kleben Sie über alle Ordner ein diagonales Klebeband, das Sie dann an jedem Ordner durchtrennen. Auf einen Blick ist zu sehen, wo der gebrauchte Ordner seinen Platz hat.

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Ablagespielregeln als Strategie gegen emotionale Erschöpfung.

Viel geredet, nichts geschafft? Produktive Besprechungen gehen anders

Besprechungen gehören zu den größten Effizienzkillern. Der Grund: Sind diese Treffen nicht sorgfältig vorbereitet, werden Sie zu frustrierenden Zeitfressern. Die verlorene Zeit – durchschnittlich 1,4 Stunden täglich - muss wieder eingearbeitet werden, was zu anstrengenden Überstunden führt. Kein Wunder, wenn sich dadurch emotionale Erschöpfung ausbreitet. Unbefriedigend ist auch, wenn Mitarbeiter an Besprechungen teilnehmen, deren Thema sie gar nicht betrifft.

Weiterhin fehlt oft eine klare Tagesordnung. Worum soll es gehen? Was soll bis wann umgesetzt sein und wer ist zuständig? Und überhaupt sind Besprechungen oft viel zu lang.

Das geht alles auch anders. Hier gebe ich Ihnen einige Tipps, die Sie schon bei der nächsten Besprechung umsetzen können:


Worum geht’s hier eigentlich: Die Tagesordnung
Erstellen Sie eine Tagesordnung. Klären Sie zu jedem Thema: Geht es um Information, Problemfeldanalyse, Lösungsfindung oder anstehende Entscheidungen?


Wer soll daran teilnehmen: Die Einladung
Laden Sie nur die Mitarbeiter ein, die direkt mit dem jeweiligen Thema zu tun haben. Das klingt einfach; in der Praxis werden jedoch oft zu viele Teilnehmer eingeladen. Versenden Sie möglichst die Tagesordnung mit der Einladung.


In der Kürze liegt die Würze
Planen Sie, wenn möglich, pro Thema eine Besprechung ein. Das erfordert nur kurze Aufmerksamkeitsspannen und vermeidet die Gefahr, sich zu verzetteln. Falls Sie mehrere Themen besprechen wollen, beginnen Sie mit dem Thema, das alle Teilnehmer betrifft. Einige Teilnehmer können danach schon den Raum verlassen. Danach folgt das Thema, das die verbleibenden Mitarbeiter betrifft – und immer so weiter.

Wir bei Tempus stellen bei Meetings eine Sanduhr auf den Tisch. Das Rieseln des Sandes zeigt anschaulich, wie die Zeit vergeht und erinnert uns daran, unsere Redebeiträge nicht zu ausschweifend zu gestalten. Diese spielerische Erinnerung wird von allen Mitarbeitern gut angenommen.

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Emotionale Erschöpfung durch Besprechungen vermeiden: Begrenzen Sie die Redezeit.

Tipp: Führen Sie kurze Besprechungen im Stehen durch. Das hält die Konzentration wach und ist gesund für den Rücken. Die Neigung, sich zu „verplaudern“ ist geringer, weil man nicht „gemütlich“ auf einem Stuhl sitzt.


Schluss mit Protokollproblemen
Führen Sie ein Sofortprotokoll, nutzen Sie dafür Laptop und Beamer. Das Protokoll sollte zu jedem Thema enthalten, wer was und bis wann erledigt.

Da die Teilnehmer die Entstehung des Sofortprotokolls direkt verfolgen, können sie sofort Fragen stellen oder ergänzende Anmerkungen machen.

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Das Sofortprotokoll hält die Ergebnisse der Besprechung fest. Eine gute Strategie gegen emotionale Erschöpfung.

Tipp: Falls Sie keinen Beamer nutzen können, lassen Sie das Sofortprotokoll handschriftlich führen und anschließend kopieren. So können alle Teilnehmer direkt nach der Besprechung ein Exemplar erhalten.

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Mit den Maßnahmen zu Ablagespielregeln und produktiven Besprechungen tun Sie schon viel gegen emotionale Erschöpfung. Doch es gibt noch mehr Möglichkeiten. Dazu gebe ich Ihnen am Ende des Artikels Empfehlungen zum Weiterlesen.

Und Sie?

Wie verhindern Sie, dass sich emotionale Erschöpfung einschleicht? Ich bin an Ihren Erfahrungen interessiert und freue mich auf Ihre E-Mail oder Ihren Kommentar unter diesem Artikel.

Zum Weiterlesen

Burnout beginnt meist mit emotionaler Erschöpfung. Woran Sie und Ihre Mitarbeiter ein drohendes Burnout noch erkennen können, lesen Sie hier: Klassische Burnout-Anzeichen

Sind Sie nur erschöpft oder ist das schon ein Burnout? Machen Sie den Burnout-Test

Die Ablage-Spielregeln sind eine wirksame Strategie gegen emotionale Erschöpfung. Deshalb empfehle ich Ihnen zum Weiterlesen: Machen Sie klar Schiff!

Zum produktiven Gelingen von Besprechungen tragen alle Beteiligten bei. Als wirksame Strategie gegen emotionale Erschöpfung empfehle ich Ihnen meinen Artikel Verhaltensregeln bei Besprechungen.



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