Wie Sie mit der Eisenhower Matrix Präsident im Office werden

23. Juli 2020

Wenn es brennt, löschen Sie das Feuer oder wechseln Sie erst einmal den Toner im Drucker? Vielleicht finden Sie diese Frage provokant, denn im Notfall wissen wir ganz genau, welche Tätigkeiten die oberste Priorität besitzen. Aber im hektischen Arbeitsalltag ist es nicht so leicht, immer den Fokus auf das Wesentliche zu richten. Plötzlich helfen Sie einem Kollegen bei seiner Excel-Tabelle statt den dringenden Bericht für den Vorgesetzten zu schreiben. Wer wie ein Stückchen Holz ziellos im beruflichen Wildwasser treibt, gerät ganz schnell in Zeitnot und Stress. Mit der bewährten Eisenhower Matrix setzen Sie klare Prioritäten und ordnen die Aufgaben Ihren Zielen unter und nicht umgekehrt.

Mit der Eisenhower Matrix behalten Sie Ihre wichtigen Prioritäten im Auge.

Organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag entsprechend Ihren Zielen und Verpflichtungen mit der Eisenhower Matrix

Nicht immer ist es zielführend, emsig eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Wie oft haben Sie am Feierabend das Gefühl, trotz Überstunden wenig erreicht zu haben? Wer immer nur reagiert statt zu planen, verliert leicht das persönliche Ziel aus den Augen. Wie oft haben Sie sich schon an etwas festgebissen, dass sich jedoch als nicht so wichtig für Ihren beruflichen Erfolg erwiesen hat? Mit der Eisenhower Matrix stelle ich Ihnen ein effizientes Instrument vor, mit dem Sie Ihre Prioritäten trotz starker Arbeitsbelastung zielführend im Blick haben.

Extra-Tipp:
Unklare oder nicht messbare Zielsetzungen sind häufig der Grund, warum sich kein Erfolg einstellt. Ob im Beruf oder auf privater Ebene helfen Ziele Ihnen, die Zukunft zu visualisieren und damit auch den Weg dorthin besser zu planen. Damit dies gelingt, empfehle ich Ihnen die SMART-Methode. Lesen Sie in meinem Blogbeitrag, wie Sie Ihre Wünsche „Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminierbar“ formulieren.

Planen Sie Ihre Zukunft proaktiv und setzen Sie sich realistische Ziele.

Prioritäten setzen mit der Eisenhower Matrix

Es ist nicht gesichert, ob die nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Methode überhaupt von dem erfolgreichen General und Staatsmann praktiziert wurde. In einer Rede nahm er jedoch Bezug auf die Problematik von dringenden und wichtigen Aufgaben. Im modernen Zeitmanagement werden mit Hilfe der Eisenhower Methode alle anstehenden und neu hereinkommenden Aufgaben in Kategorien eingestuft. Durch diese Differenzierung machen Sie sich frei vom äußeren Druck und konzentrieren sich gezielt auf Ihre Prioritäten.

Die Grundidee der Eisenhower-Matrix:

Die Eisenhower-Matrix unterscheidet Wichtiges von Unwichtigem.

Tipp Nr. 1: Unterscheiden Sie zwischen wichtig und dringend mit der Eisenhower Matrix

Jeder Kunde, Geschäftspartner oder Kollege hält sein Anliegen für vorrangig und so landet oft eine Anfrage mit dem Vermerk „dringend“ oder „eilig“ auf Ihrem Schreibtisch. Sie lassen alles stehen und liegen, schieben die Aufgabe dazwischen und dann fragt tagelang niemand danach. Währenddessen rückt Ihr eigentliches Ziel in weite Ferne. Mit dem Eisenhower Prinzip arbeiten Sie wesentlich erfolgreicher, weil Sie nicht einfach hektisch loslegen sondern entsprechend Ihren Zielen Wichtigkeit vor Dringlichkeit planen. So unterscheiden Sie zwischen wichtigen und dringenden Tätigkeiten:

  • Wichtige Aufgaben bringen Sie immer Ihren persönlichen Zielen näher. Oft sind diese Überlegungen langfristiger Natur ob Sie nun eine Beförderung anstreben, eine neue Unternehmensstrategie entwickeln oder neuen Kunden akquirieren möchten.
  • Den Vermerk dringend bzw. eilig erteilen Sie Tätigkeiten, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt werden müssen. Das kann eine Aufstellung für den Vorgesetzten sein oder ein Rückruf bei einem Kunden.

Tipp Nr. 2: Finden Sie Ihre A-Priorität

Im Alltag ist es gar nicht leicht, alle Aufgaben zu gewichten. Entsprechend der Eisenhower Methode gehören alle wichtigen und dringenden Aufgaben in die A-Kategorie. Ich empfehle Ihnen, sich diese ganz simple Frage zu stellen: Wenn ich nur eine Aufgabe erledigen könnte, welche würde ich anpacken? Stellen Sie sich diese Überlegung am besten schon abends. So kann Ihr Gehirn über Nacht quasi im Schlaf die Lösung finden. Starten Sie den Arbeitstag am besten mit dieser wichtigen Aufgabe, denn jetzt sind Sie noch konzentriert und ausgeruht.

Steigern Sie die Effizienz Ihres Selbstmanagements mit diesen neun Tipps für Ihre perfekte Tagesplanung:

 

Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement mit diesen praktischen Tipps.

Tipp Nr. 3: Terminieren Sie wichtige aber nicht dringende Aufgaben

Im hektischen Arbeitsalltag kommen leider alle Überlegungen zu kurz, die für Sie oder für das Unternehmen wichtig sind. Eine für die Beförderung erforderliche Fortbildung, der neue Social Media Auftritt oder die Einführung eines neuen Produktes oder einer neuen Dienstleistung sind enorm wichtig für die Zukunft, nur eben nicht dringend im Tagesgeschäft. Aus Zeitmangel werden diese gerne immer wieder auf den nächsten Tag verschoben. Aber Ihre Ziele sind nicht nur wichtig sondern auch ein Garant für Ihren Erfolg! Tätigkeiten, die in die B-Kategorie fallen, reservieren Sie einen festen Termin in Ihrer Monatsplanung. Planen Sie gleich ein großzügiges Zeitkontingent mit einem Puffer ein, indem Sie die geschätzte Zeit mit 1,5 multiplizieren. So nutzen Sie effizient Ihre wertvolle Arbeitszeit und verlieren Ihre Prioritäten nicht aus dem Blick. Und bitte diese Termine einhalten und nicht verschieben!

Tipp Nr. 4: Entdecken Sie die Kunst des Delegierens und Löschens

Besonders schwierig sind Anfragen von Kollegen oder Kunden im Laufe des Tages, denn jeder findet sein Anliegen wichtig. Lassen Sie sich nicht überrumpeln sondern überlegen Sie, ob es wirklich erforderlich ist, diese Aufgabe sofort zu erledigen. Dringende, also eilige Aufgaben, die Sie Ihren eigentlichen Zielen nicht näher bringen, gehören laut dem Eisenhower Prinzip in die C-Kategorie und sollten möglichst delegiert werden. Das ist nach meiner Erfahrung nicht immer möglich, aber wenn Sie Ihre Hauptaufgabe immer im Blick haben, fällt es Ihnen leichter, anschließend zum wichtigen Tagesprojekt zurückzukehren.

Unwichtige und nicht eilige Arbeiten sollten Sie überhaupt nicht belasten. Aufgaben der D-Kategorie gehören in dem Papierkorb. Das fällt vielen Mitarbeitern extrem schwer. Aber müssen Sie eine Werbemail lesen oder ein Katzenvideo anschauen? Die Informationsflut überschwemmt Sie, und es ist gar nicht möglich, allen Dingen die gleiche Aufmerksamkeit zu widmen. Ein typisches Beispiel sind Fachmagazine, die Sie irgendwann einmal lesen möchten. Und so wächst und wächst der Stapel immer weiter an und beginnt Sie zu belasten. Hier empfehle ich Ihnen das sich selbst regulierende Prinzip. Lagern Sie Zeitschriften in einem Regal. Passt nichts mehr hinein, entsorgen Sie die unteren Exemplare. Lesen Sie weitere Ratschläge im Umgang mit Lesestoff-Zeitfressern.

Extra-Tipp:
Spannende Informationen zur Aufgabenliste erhalten Sie auch schnell und unkompliziert in meinem YouTube-Podcast.

Tipp Nr. 5: Vor- und Nachteile des Eisenhower-Prinzips

In der Theorie liegen die Vorteile des Modells auf der Hand. Sie eliminieren Zeitfresser und planen Ihren Tagesablauf entsprechend Ihren Zielen und Vorstellungen. Allerdings fallen im Berufsalltag so viele und oft auch unterschiedliche Aufgaben an, die gar nicht immer den entsprechenden Kategorien zugeordnet werden können. Es kann auch passieren, dass Sie viele dringende Aufgaben zu erledigen haben, die Sie gar nicht delegieren können. Trotzdem fällt mein Fazit positiv aus denn die Methode ermöglicht Ihnen, die eigenen Ziele zu verwirklichen statt sich ständig mit unwichtigen Tätigkeiten zu verzetteln.

Extra-Tipp:
Gerade im elektronischen Datenverkehr ist es gar nicht so leicht, immer die Prioritäten im Blick zu haben. Wie Sie den E-Mail-Stress entspannt meistern, verrate ich Ihnen in meinem kostenlosen eBook:

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