Eingescannte Dokumente bearbeiten: So bleibt Ihr System übersichtlich



Aus den Augen, aus dem Sinn? Das mag für die Ordnung Ihres Schreibtischs gelten – für einen effi-zienten Arbeitsablauf ist es aber auch wichtig, eingescannte Dokumente bearbeiten und anschlie-ßend wiederfinden zu können. Damit die Dateien nicht im Netzwerkchaos versinken, habe ich ein paar Tipps für Sie.

Eingescannte Dokumente sparen Zeit
Nutzen Sie eingescannte Dokumente sinnvoll und sparen Sie Zeit damit.

Was ist das Problem

Wir sehen oft nur dort Handlungsbedarf, wo das Chaos überhandnimmt und uns direkt und unmit-telbar stört. Das ist zum Beispiel im Falle eines riesigen Aktenstapels auf unserem Schreibtisch so. Tatsächlich kostet aber auch die Suche nach Dateien innerhalb des PCs sehr viel Arbeitszeit, löst Frust aus und killt jegliche Motivation. Eingescannte Dokumente bearbeiten endet in vielen Betrie-ben schlichtweg nach dem Scanvorgang. Die Dateien liegen schließlich monate- oder gar jahrelang im Scan-Ordner herum und bekommen nicht einmal eine aussagekräftige Bezeichnung. Dass unter diesen Umständen niemand mehr findet, was er sucht, versteht sich dann von selbst.

So funktioniert es

Büro-Kaizen® strebt eine ganzheitliche Lösung an. Im Folgenden zeige ich Ihnen die wichtigsten Kniffe, um eingescannte Dokumente bearbeiten und stets wiederfinden zu können, wann immer Sie diese benötigen.

Tipp 1: Benennung der Dokumente

Machen Sie sich einfach einmal selbst ein Bild von Ihren Dokumenten nach dem Scannen. Das System vergibt automatisch generierte Dateinamen, die zwar lang, aber wenig aussagekräftig sind. Schritt eins auf dem Weg eingescannte Dokumente sinnvoll zu bearbeiten, ist also eine aussagekräftige Benennung derselben. Wählen Sie einen Namen, der von allen Mitarbeitern verstanden wird und der auf den ersten Blick verrät, was dieses Dokument beinhaltet. Konkret heißt eine Datei, die das aktuelle Projekt des Hotelbaus von Kunden 320 betrifft beispielsweise „2016_10_15-320-Hotelbau”. 23 Zeichen und doch ist jedem Mitarbeiter sofort klar, worum es hier geht. Das entsprechende Datum im Dateinamen verrät den Stand der hier abgelegten Bearbeitung und hilft beim Finden der richtigen Datei, wenn mehrere solcher Hotelbau-Dokumente des Kunden 320 abgelegt werden. Darüber hinaus lassen sich die Dateien so übersichtlicher sortieren.

Eingescannte Dokumente sinnvoll benennen
Eingescannte Dokumente sinnvoll zu benennen trägt zum effizienteren Arbeitsablauf bei.

Tipp 2: Scans sinnvoll ablegen

Der erste Schritt ist sehr wichtig, aber wenn Sie eine sinnvoll benannte Datei nicht auch sinnvoll ablegen, nicht sonderlich effektiv. Denn spätestens dann, wenn Sie eingescannte Dokumente bear-beiten möchten, stehen Sie vor der Frage, wo diese zu finden sind. Vielleicht haben Sie im Scan-Ordner Glück, unübersichtlich dürfte dieser aber trotzdem werden, wenn alle Kollegen ausschließ-lich diesen zur Ablage nutzen. Machen Sie sich vor allem eines klar: Das, was Sie selbst logisch finden, trifft nicht unbedingt auf alle anderen Mitarbeiter zu. Wichtig ist hier, eine einheitliche Leitlinie für das Ablegen der Scans zu finden. Und zwar eine individuell auf Ihren Betrieb angepasste. Während meiner Beratung entstanden beispielsweise folgende Ablagestrukturen: Übergeordnet finden Sie die Ordner „Kunden”, „Lieferanten”, „Personal”, „Vertrieb” und „Kooperationspartner”. Eine Ebene unter Kunden die Ordnung „Handelskunden” und „Industriekunden”. Wo nun Ihr Scan abgelegt werden muss, ist sofort klar und vor allem von jedem im Haus nachvollziehbar. Dabei kann Ihre Struktur eine andere sein als die aus meinem Beispiel. Im Lauf meiner Beratung erarbeiten wir die optimale Ablagestruktur für Ihr Unternehmen.

Extra-Tipp: Beschriftung der Ausdrucke

Manches Dokument nutzen Sie sowohl klassisch auf Papier als auch im System. Hier macht es Sinn, diese einheitlich zu beschriften. Das geht innerhalb weniger Sekunden, erspart Ihnen aber garan-tiert mehrmals lästiges Suchen. Setzen Sie den Speicherpfad und den Dateinamen einfach in die Fußzeile. Das stört nicht, wenn Sie eingescannte Dokumente bearbeiten, erleichtert aber die Suche im Netzwerk, wenn Sie einmal nur die Papiervariante vor sich liegen haben.

Darauf kommt es an

Jedes Büro ist anders – ein einfaches Kopieren eines erfolgreichen Systems bringt also leider wenig. Aber: Für jedes Büro gibt es mit Büro-Kaizen® einen optimalen Weg eingescannte Dokumente bearbeiten, suchen und finden zu können. Gemeinsam finden wir diesen heraus, wenn Sie das möchten.

Wer seine Scans systematisch ablegt, findet jedes Dokument wieder. Garantiert in weniger als einer Minute! Klick um zu Tweeten

Das bewirkt der Tipp

Sie vermeiden Suchzeiten, Frust und sinkende Mitarbeitermotivation. Mit meinen praxiser-probten Tipps sind sie in der Lage jedes Dokument, ob eingescannt oder direkt am PC erstellt, in weniger als einer Minute zu finden. Die Zeitersparnis ist enorm, vom Zugewinn an Arbeitsfreude ganz zu schweigen.

Und Sie?

Welche Erfahrungen machen Sie, wenn Sie eingescannte Dokumente bearbeiten möchten? Wo hapert es noch und was erweist sich als wirklich alltagstauglich im Umgang mit Scans? Schreiben Sie mir!



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