Der große Traum vom einfachen Leben — so kann er auch in Ihrem Büro Einzug halten



Ein einfaches Leben – träumen Sie auch davon? Weniger Krempel, weniger Komplexität … Ich stelle mir das sehr verlockend vor. Und der Trend geht ja zum „Tiny House“, zum Minimalismus. Nur, das einfache Leben im Privaten umzusetzen, ist schon ganz schön schwer. Aber wie soll das erst im Büro gehen? Wie können Sie sich dort ein minimalistisches Tiny House, zum Beispiel, im Computer einrichten?

Einfaches Leben und dieses genießen
Einfaches Leben – im Grünen sitzen, das Leben genießen, weil die Arbeit läuft. Das kann klappen!

Was ist das Problem

Die meisten Büro-Computer sind ein einziges Chaos. Gäbe es die Suchfunktion nicht, würde kaum ein Büro wirklich funktionieren können. Und selbst die Suchfunktion findet längst nicht alles wieder. Vom einfachen Leben, wie man es sich auch fürs Büro wünscht, ist das weit entfernt.

Fakt ist: 13 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen die Menschen mit Suchen – das habe ich in einer Umfrage zur Arbeitseffizienz herausgefunden. Genau die Hälfte dieser Zeit geht allein für die Suche im Computer drauf! In genau dem Computer, der doch das Leben so viel einfacher machen sollte!

Die Frage ist also, wie der Computer Ihnen das Leben tatsächlich einfacher machen kann.

Einfaches Leben durch klare Struktur
Auf vielen Rechnern sieht die Dateiablage so aus. Wie soll man da etwas wiederfinden, gar auf die Schnelle?

So funktioniert es

In der Regel machen wir uns ja wenig Gedanken, wenn wir uns an einen neuen Rechner setzen, wie und wo wir Dateien ablegen. Wir legen Ordner um Ordner an, denn es gibt so viele Dateien, die wir noch brauchen könnten, die wir aufheben müssen, mit denen wir irgendwann noch einmal etwas tun müssen. Diese Ordner legen wir dort ab, wo wir sie passend glauben. Und Dateien, die wir nicht direkt zuordnen können, legen wir auf den Desktop, in einen Ordner, der irgendwie passt oder einen, der als Sammelbecken für Sonstiges fungiert.

So wird das Ganze immer unübersichtlicher. Und wenn jemand in unserer Abwesenheit auf unserem Rechner etwas sucht, hilft oftmals nicht einmal mehr die Suchfunktion.

Die Lösung für dieses Datenchaos ist eine klare, durchschaubare und sinnvolle Ablagestruktur für Dateien. Ja, Sie seufzen, weil jetzt eine Menge Arbeit auf Sie zukommt. Aber glauben Sie mir: am Ende werden Sie begeistert sein, wie viel Zeit und Nerven Sie sich damit ersparen!

Einfaches Leben durch ordentliche Ablage
Was, wenn Sie mal krank sind? Haben die Kollegen in Ihrer Ablage leichten Durchblick?

Tipp: Machen Sie sich eine Mindmap

Das einfache Leben auch am PC beginnt mit einer Mindmap. Eine kleine Übersicht über Mindmap-Programme finden Sie auf meiner Website www.buero-kaizen.de. Wie Sie mit OneNote oder Mind-Meister Mindmaps erstellen können, habe ich Ihnen hier und hier beschrieben.

Sie können aber natürlich auch Papier und Stift dafür nutzen oder ein Whiteboard und verschiedenfarbige Zettel.

Warum eine Mindmap, wenn auch eine Liste ginge? Weil es oft einfacher ist, über eine bildliche Darstellung Zusammenhänge zu verstehen oder Einzelteile richtig zuordnen zu können, als über eine endlos lange Liste.

Stellen Sie zuerst Ihren Firmennamen oder Ihre Abteilung ins Zentrum. Fragen Sie sich nun: Welchen groben Bereichen könnten Sie Ihre Dateien überhaupt zuordnen? Das könnten zum Beispiel die Gruppen „Personal“, „Lieferanten“, „Technik“ und „Vertrieb“ sein. Ordnen Sie diese Bereiche rund um den Firmennamen oder die Abteilung an und verbinden Sie sie durch eine Linie mit der Firma oder Abteilung.

Anschließend überlegen Sie sich, in welche Themengruppen sich die Dateien zusammenfassen lassen könnten. Im Bereich Personal könnten das zum Beispiel diese sein: „Personal ehemalig“, „Personal aktuell“, „Ankündigungen“, „Abstimmungen“, „Betriebsrat“, „Verträge“, „Auszubildende“, „Praktika“ und „Stellenanzeigen“. Jede dieser Gruppen legen Sie um den jeweiligen Bereich an und verbinden sie mit ihm durch eine Linie.

Schritt für Schritt erhalten Sie nun eine Übersicht, wie Ihre Dateienstruktur aussieht.

Darauf kommt es an

  1. Nehmen Sie sich Zeit dafür. Das einfache Leben mag einfach sein, aber es lässt sich nicht von jetzt auf sofort erzwingen, auch am Computer nicht. Eine sinnvolle und leicht verständliche Ablagestruktur für Ihre Dateien braucht ein bisschen Zeit. Lassen Sie die Mindmap ein paar Tage lang liegen, und überarbeiten Sie sie immer dann zwischendurch, wenn Ihnen ein neuer Gedanke dazu kommt.
  2. Geben Sie den Gruppen einfache, selbst erklärende Namen. Abkürzungen führen schnell zu Missverständnissen, und oftmals ist eine Sortierung allein nach Datum auch wieder unübersichtlich. Denken Sie daran, dass im Krankheitsfall auch andere verstehen müssen, was Sie mit den Namen meinen.
  3. Auch die Dateien sollten einfache, selbst erklärende Namen bekommen. Achten Sie übrigens darauf, Umlaute (ä, ö, ü) auszuschreiben (ae, oe, ue), um eventuelle Probleme beim Öffnen auf anderen Rechnern zu vermeiden (Bilder werden zum Beispiel an manchen Computern nicht geöffnet, wenn der Dateiname einen Umlaut enthält).
  4. Besprechen Sie die Ablagestruktur immer mit allen betroffenen Angestellten, nicht nur deren Vorgesetzten. Es ist besonders wichtig, dass Sie auch für Arbeitsfelder, die anders als Ihr eigenes funktionieren, eine sinnvolle Struktur einrichten. Denn die neue Struktur soll für alle Angestellten einfach, verständlich und leicht anwendbar sein, nicht nur für Sie.
  5. Wenn alle das System verstanden haben, ist es umso leichter, konsequent bei der Dateiablage zu sein. Fängt jemand (wieder) an, aktuell nicht so recht zuzuordnende Dateien einfach irgendwo abzulegen, sollten Sie das System noch einmal überarbeiten. Denn es ist offensichtlich nicht vollständig in die Praxis umsetzbar. Sprechen Sie deshalb immer wieder mit Ihren Angestellten, um die Tücken und Lücken Ihres neuen Ablagesystems zu überprüfen.

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Was der Tipp bewirkt

Es winkt das einfache Leben! Tatsächlich bringt ein solches durchdachtes, gut strukturiertes Ablagesystem eine große Zeitersparnis. Sie erinnern sich: 13 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen die Menschen mit Suchen – die Hälfte davon am Computer! Ein vernünftiges Ablagesystem schont auch die Nerven, nicht nur bei der Krankheits- und Urlaubsvertretung. Und die Arbeit macht viel mehr Spaß, wenn alle ihre Dateienflut souverän im Griff haben.

Einfaches Leben durch Siege erreichen
Hier hat das wohl geklappt mit dem einfachen Leben: die beiden haben endlich den Durchblick.

Extra-Tipp

Nicht alle Dateien lassen sich glasklar einem Ordner zuordnen, sondern eher zweien. Deshalb landen sie oft auf dem Desktop oder in der großen „Wenn ich mal viel Zeit habe“-Ablage. Erstellen Sie für solche Dateien eine Verknüpfung (Windows) oder einen Alias (Mac). Mit deren Hilfe können Sie dieselbe Datei an zwei (oder mehreren) unterschiedlichen Orten sichtbar machen, und bei einer Bearbeitung der einen Datei werden die Veränderungen automatisch an beiden Orten gleichzeitig vorgenommen. So vermeiden Sie, Dateien von unterschiedlichem Bearbeitungsstand wieder quer über die schöne neue Dateienstruktur zu verteilen.

Und Sie?

Ob Sie ein jahrzehntelang gewachsenes Unternehmen sind oder ein Start-up: es ist gar nicht einfach, die richtige Struktur für die Dateiablage zu erstellen. Aber wir beraten und unterstützen Sie gerne auch persönlich dabei, Struktur in Ihre Computer und Büros zu bringen! Hier finden Sie mehr Informationen dazu.



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