Wer wagt, gewinnt: Einfacher leben ohne Verzicht



Denken Sie bei „einfacher leben”, an Ökopantoffeln, Baumhäuser und den Verzicht auf Strom und Heizung? Dann werden Sie überrascht sein: Sie müssen auf nichts verzichten, außer auf Stress, Reizüberflutung und Nervosität. Einfacher leben und arbeiten ist das Ergebnis gezielt angewendeter Methoden von Büro-Kaizen.

Geben Sie jedem Ding einen Platz und Sie werden dauerhaft einfacher leben und arbeiten. Klick um zu Tweeten

1. Aufräumen: Einfacher leben und arbeiten

Eine Schreibtischplatte, auf der sich Papiere, Ordner, Notizen, Kaffee und der letzte Imbiss tummeln, bietet keinen schönen Anblick. Mehr noch, sie lässt den Geist nicht zur Ruhe kommen und hemmt den Denkfluss. Selbst einfache Gedankengänge werden immer wieder unterbrochen, weil die Unordnung ablenkt. Ganz zu schweigen von der eingeschränkten Arbeitsfläche. Deshalb: Räumen Sie auf!

Einfacher leben mit Schreibtisch
Einfacher leben? Mit so einem Schreibtisch geht das kaum.

Sie wissen nicht, wie Sie anfangen sollen? „Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb”, wusste schon Kurt Tucholsky. Der Papierkorb kann auch eine Papierkiste sein. Ihr reichliches Fassungsvermögen bietet Platz für alle Papiere, die nicht mehr benötigt werden.

Gemeinsam einfacher leben
Gemeinsam aufräumen, gemeinsam einfacher leben.

Tipp: Räumen Sie zuerst Ihren Schreibtisch auf, dann die Schubladen, danach die Regale und Schränke. Falls Sie beim Aussortieren unsicher sind, praktizieren Sie „Wegwerfen auf Probe”.
Wie das geht, lesen Sie in „Kann das weg oder ist das Kunst”.

Was der Tipp bewirkt:

Sie rennen nie mehr atemlos durchs Büro, sondern können endlich einfacher leben und arbeiten. Sie werden staunen, wie entspannt und effizient das kreative Arbeiten an Ihrem Wohlfühlschreibtisch ist!

2. Schluss mit Wiederholungen: Einfacher leben mit Vorlagen

Viele Schreiben an Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner wiederholen sich, zum Beispiel: Anfragen, Terminbestätigungen, Erinnerungen. Es kostet Zeit, diese immer wieder neu zu formulieren. Eine Vorlage können Sie in wenigen Schritten aufrufen, anpassen und absenden. Mit Hilfe von Outlook ist das ganz einfach:

    1. E-Mail mit zeitlosem Text formulieren.
    2. Speichern: Registerkarte „Speichern unter” aufrufen, Dateityp „Vorlage” zuordnen. und klar verständlichen Dateinamen vergeben. Zum Beispiel: „Auftragsbestätigung”.
    3. Vorlage speichern.

Tipp: Legen Sie für Ihre E-Mail-Vorlagen einen extra Ordner an, auf den Sie leicht zugreifen können.

Einfacher leben E-Mail-Vorlage
Einfacher leben und Zeit sparen mit der E-Mail-Vorlage.

So nutzen Sie die Vorlage:

    1. Ordner „Vorlagen” öffnen.
    2. Vorlage auswählen und aufrufen.
    3. Vorlage anpassen, zum Beispiel mit aktuellem Datum.
    4. Empfänger auswählen.
    5. Absenden.

Achtung: Änderungen in der aktuellen E-Mail werden nicht in die gewählte Vorlage übernommen.

In meinem Beitrag „Schluss für Wiederholungstäter” lesen Sie mehr Tipps, wie Sie mit E-Mail-Vorlagen einfacher leben und Zeit sparen.

Übrigens: Eine kleine Variante der Vorlagen sind die Textbausteine. Wie Sie diese anlegen und nutzen, beschreibe ich Ihnen in meinem Beitrag „Mach du mal”.

Extra-Tipp: Mit Vorlagen können Sie noch viel mehr anfangen. Lassen Sie sich inspirieren von meinem Artikel „Vorlagen – Was sich bewährt, bleibt lange gut”.

3. Gecheckt und abgehakt: Einfacher leben mit Checklisten

Ich bin liebe es, die Dinge einfach zu gestalten und bin deshalb von Checklisten begeistert. Damit habe ich schon viele meine Kunden angesteckt – einmal kennengelernt, werden die Checklisten zu vielfach genutzten Begleitern.

Sie können Checklisten überall dort einsetzen, wo sich Abläufe wiederholen, zum Beispiel:

  • In der Planung von Seminaren und Projekten.
  • Für die Einarbeitung und das Ausscheiden von Mitarbeitern.
  • Für die Verteilung der Post.
  • Für das Verlassen des Büro am Ende des Arbeitstages.
  • Für die Verwaltung von Büromaterial.

Das sind nur einige Beispiele für die unbegrenzten Möglichkeiten, wie Checklisten dazu beitragen, dass Sie einfacher leben, weniger Stress haben und dabei effizienter arbeiten.

Tipp: In meinem Beitrag „Wissen macht Ah” zeige ich Ihnen noch mehr Beispiele für den Einsatz von Checklisten.

Eine Anleitung zum Erstellen Ihrer Checklisten finden Sie in meinem Beitrag „Fehler & Co. gleich abhaken.”

Extra-Tipp: Wenn Sie sich an das unter Punkt 1 beschriebene Aufräumen machen, nutzen Sie meine kostenlose Checkliste Arbeitplatz, um dauerhaft einfacher zu leben und zu arbeiten!

4. Wissen, wo es steht: Einfacher leben mit dem Sichtbuch

Stress am Telefon: Der Lieferant fragt Sie nach der Kundennummer, die Krankenkasse nach der Mitgliedsnummer und bei der Frage nach Ihrer Preiskalkulation drucksen Sie verlegen herum. Mit einem Sichtbuch wäre das nicht passiert! Dieses einfache Hilfsmittel trägt entscheidend dazu bei, dass Sie entspannter und einfacher leben.

Sichtbuch einfacher leben und arbeiten
Wer einfacher leben und arbeiten will, legt sich ein Sichtbuch an.

Ein Sichtbuch ist eine Mappe mit fest eingebundenen Folien, in die sie jeweils zwei Blätter einstecken können. Doch damit ist es nicht getan. Um die benötigte Information schnell zu finden, sind noch ein paar „Zutaten” nötig:

    1. Das Inhaltsverzeichnis: Es befindet sich in der ersten Folie und listet stichwortartig den Inhalt des Sichtbuches auf. Hinter jedem Stichwort befindet sich eine Seitenzahl.
    2. Die Seitenzahl: Sie steht auf einem Aufkleber am rechten unteren Rand jeder Folie.

Tipp: Halten sie das Inhaltsverzeichnis aktuell und überprüfen Sie regelmäßig, ob die Seitenzahlen noch damit übereinstimmen.

Extra-Tipp: Lesen Sie hier mehr darüber, „Wie Sie mit einem kaum bekannten Gegenstand Ihren Schreibtisch besser organisieren” und einfacher leben!

5. Endlich frei und einfacher leben

Das gesamte Prinzip von Büro-Kaizen ist darauf ausgerichtet, dass Sie einfacher leben, effizienter arbeiten und dabei entspannt bleiben. In meinem 12-teiligen E-Mail-Kurs führe ich Sie Schritt für Schritt dahin, dass Sie frei von Stress einfacher leben und arbeiten können. Sie werden staunen, wie schnell und nachhaltig jede Veränderung sich bemerkbar macht!

Melden Sie sich gleich kostenlos hier an: Endlich frei.

Endlich frei und einfacher leben
Endlich frei und einfacher leben mit dem kostenlosen 12-teiligen E-Mail-Kurs.

Und Sie? Wagen Sie es schon?

Ist einfacher leben auch Ihr Ziel? Wie gelingt Ihnen das, ohne auf vertraute Annehmlichkeiten zu verzichten? Schreiben sie mir Ihre Tipps, ich freue mich darauf!



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