„Wenn das so einfach wäre?“ Glauben Sie mir – ist es…



Welche Dinge aus Ihrer Spülmaschine können Sie schneller an den dafür vorgesehenen Platz zurücklegen, wenn fertig gespült ist: Messer, Gabel, Löffel und Teller – oder Kochutensilien, die in eine gemeinsame Schublade kommen? Vermutlich benötigen Sie für beides gleich viel Zeit. Aber wo geht es schneller, wenn es umgekehrt ans Kochen oder Tischdecken geht? Die Antwort: Beim Griff in die wohlgeordnete Besteckschublade – denn dort hilft ein einfaches Hineinfassen ohne genaueres Hinsehen. Und weil Sie dies im Laufe Ihrer Woche zigmal tun, summiert sich die gesparte Zeit natürlich auf.

Einfach ist manchmal besser
Abläufe kann man einfach und effizient gestalten.

Machen Sie es sich im Büro mit 7 Simplify-your-business-Regeln genauso einfach:

1. Machen Sie sich Gedanken darüber

      , wo der ideale Platz für Büro-Utensilien wie Locher, Notizzettel, Tacker, Eingangspost oder Unterlagen für Ihre laufenden Projekte usw. ist

      • in Ihrem Rollcontainer
      • in einer Schublade (nutzen Sie eventuell Trennelemente, um einzelne Fächer herzustellen oder – in der perfektionistischen Variante: Schneiden Sie sich Schaumstoff passgenau nach Ihren Materialien zu)
      • ein separater Tisch oder ein Regal im Raum, wenn Sie sich die Utensilien mit einem Mitarbeiter teilen.

Tipp: Werden Utensilien von mehreren Mitarbeitern genutzt, wie z. B. bei einem besonderen Locher, der nur einfach vorhanden ist, hilft es, die Umrisse des Utensils mit Klebeband nachzustellen, um die Stelle merklich zu kennzeichnen, auf die Mitarbeiter ihn bitte nach Gebrauch wieder zurückstellen möchten.

      • Stellen Sie aber nichts auf Ihren Schreibtisch – der wird dadurch nur unnützerweise voller und das macht sie weniger frei im Kopf. Mehr dazu, wie Sie auch bei laufenden Projekten einen aufgeräumten Schreibtisch behalten, finden Sie unter Ablage-Falle „laufendes Projekt“: so halten Sie Ihren Schreibtisch frei.

2. Stellen Sie kaum gebrauchte Büroutensilien, wie z. B. ein Laminiergerät, in einem anderen, für alle frei zugänglichen Raum oder Schrank auf, um Ihr Büro frei zu halten.
3. Vereinfachen Sie die Handhabung von Bürogeräten durch One-Minute-Lessons
Kleben Sie dafür z. B. an wenig benutzte Geräte oder Geräte, deren Bedienung sich nicht auf den ersten Blick erschließt, eine Bedienungs-Kurzanleitung. Damit ersparen Sie sich auf Dauer ständige Rückfragen, Fehlbedienungen oder gar Nichtnutzung des Geräts.
4. Überwachen Sie die Bestände von Verbrauchsmaterialien durch Kanban-Karten
Legen Sie dafür einen Mindestbestand fest – und fügen Sie z. B. in einem Stapel Kopierpapier eine Kanban-Karte dort ein, wo nachbestellt werden muss. Die Kanban-Karte enthält Angaben dazu, wo Sie wie viel durch wen nachbestellen lassen sollen. Mehr zu Kanban-Karten erfahren Sie hier .
5. Verwenden Sie Adressaufkleber
Drucken Sie häufig verwendete Adressen für Ihre Briefpost auf Adressaufkleber aus und stellen Sie die Adressbögen per Ablageschale zur Verfügung.
6. Beschleunigen Sie die Brief-Kommunikation
Kommunizieren Sie effizienter, indem Sie nicht auf jeden Brief wiederum mit einem Brief antworten, sondern bei kurzen Beantwortungen a) Ihren Antworttext per Handschrift auf das Original schreiben und dieses faxen, b) bei Versendungen z. B. von einer CD eine Visitenkarte mit einer persönlichen Notiz beilegen
7. Führen Sie Besprechungen effizienter durch
Nutzen Sie dafür z. B. ein Protokoll, stellen Sie eine Zeituhr auf oder halten Sie Sitzungen im Stehen ab. Mehr dazu erfahren Sie hier.

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Extra-Service: Vorlagen für Sitzungsprotokolle erhalten Sie hier zum Download.

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