Hey, ich bin neu hier. Was geht? – Wie der „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“ allen den Einstieg erleichtern kann

Häufig werden neue Mitarbeiter an ihren Platz gesetzt und bekommen sofort eine Aufgabe nach der anderen. Sie wissen da aber noch gar nicht, welche Abläufe für Projekte vorgeschrieben sind, wie man diese Aufgabe üblicherweise in diesem Unternehmen erledigt oder wie die Kommunikationsstrukturen sind. Sie müssen jedesmal irgendwen fragen und bekommen häufig nur eine lückenhafte Antwort.

Da wird es Zeit für den „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“, denn der kann allen Beteiligten den Alltag erleichtern.

Was ist das Problem

Wenn es läuft wie eben beschrieben, kommt es natürlich schnell zu Fehlern. Die Neuen müssen bereits erledigte Arbeiten überarbeiten oder noch einmal ganz von vorne beginnen, sie müssen übergangene Kollegen verspätet informieren und für verspätete Projektabschlüsse geradestehen.

Das ist nicht nur für alle Beteiligten nervig und frustrierend, es ist auch sehr ineffizient und kostet das Unternehmen unnötig Geld. Und die neuen Mitarbeiter kommen sich vor wie Idioten, obwohl sie ihren Job doch eigentlich gelernt haben und können. Schließlich wurden sie deshalb eingestellt.

So funktioniert es

Wer den Frust, die Ineffizienz und die unnötigen Geldausgaben sparen möchte, sollte den Einstieg der neuen Mitarbeiter gut vorbereiten. Im besten Falle gibt es für jede Abteilung einen „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“. Steht so ein Plan erst einmal, kann er auch bei Urlaub oder Krankheit von den Vertretungen genutzt werden.

Arbeiten Sie für den „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“ zunächst eine Stellenbeschreibung aus. In der sollten sämtliche anfallenden Arbeiten gelistet und die arbeitsplatzspezifischen Vorgänge beschrieben werden.

Jedes Unternehmen hat festgelegte und ungeschriebene Regeln, die alle Mitarbeiter beachten müssen. Auch sie sollten Sie dieser Stellenbeschreibung hinzufügen. Schauen Sie zur Inspiration z. B. einmal die „Verhaltensregeln für den effizienten Umgang mit E-Mails“, unsere Aufstellung des „Büro-Kaizen® Workflows“, die „Servicestandards für das Kundencenter“, unsere „5 A für Ordnung und Sauberkeit“ am Arbeitsplatz oder auch die „16 Tipps für Mitarbeiter im Außendienst“ an. In unserem Download-Center finden Sie noch viele weitere Dokumente, die Ihnen bei Ihrem „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“ helfen können.

Bedenken Sie, dass Dinge, die Sie für ganz selbstverständlich halten, für Neue genau das nicht sind: selbstverständlich. Denn vieles wird von Firma zu Firma unterschiedlich gehandhabt. Notieren Sie deshalb auch Dinge wie Corporate Language (falls Sie dafür kein separates Handbuch haben), Umgangsregeln mit der Kundschaft, Ihre Werte wie bspw. Zuverlässigkeit oder die Wichtigkeit eines lückenlosen Projektablaufes und wie das gewährleistet wird.

Zwei weitere Dinge sind wichtig für den „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“. Da ist zunächst die Liste mit jenen Kolleginnen und Kollegen, die für bestimmte Fragen und Aufgaben zuständig sind und dem neuen Mitarbeiter als Anlaufstellen dienen können. Wenig verschwendet mehr Zeit, als wenn die Neuen sich erst einmal durch drei Abteilungen fragen müssen, um die richtige Ansprechpartnerin für ihre Fragen zu finden. Stellen Sie eine Liste für sie zusammen, in der Sie auch die Urlaubs- und Krankheitsvertretungen benennen. Sie könnten unsere Liste gerne als Vorlage dafür nutzen. Was Ihr „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“ ebenfalls benötigt, ist ein Zugang zu dem wichtigsten Knowhow der Firma. Vielleicht haben Sie bereits eine Wissensdatenbank erstellt oder einen bestimmten Ort in der Firma, wo Sie weiterführende Literatur und aktuelle Fachzeitschriften sammeln und den Mitarbeitern zur Ausleihe zur Verfügung stellen. Dann sollte das natürlich auch in Ihren Einarbeitungsplan kommen.

3. Tipp:

Im nächsten Schritt erstellen Sie sich eine Checkliste, nach der Sie jeden nötigen Schritt bei der Einführung der neuen Mitarbeiter abarbeiten können. Wir haben z. B. eine „Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeiter“, die Sie sich gerne herunterladen und als Vorlage nutzen dürfen.

Und schließlich tragen Sie sich sämtliche dieser Termine, wer sich wann und wie lange mit der Einarbeitung beschäftigt, in Ihren Wochen- und Tagesplan ein. In vielen Unternehmen wird sonst nämlich die Einarbeitung der Neuen vergessen oder hektisch zwischen zwei Termine gestopft, sodass sie für die Neuen kaum Nutzen hat.

Darauf kommt es an

Bedenken Sie immer, dass das, was für Sie bereits Alltag ist, für die Neuen in vielen Fällen eine Umstellung bedeutet, weil an ihrem vorherigen Arbeitsplatz andere Regeln herrschten. Versuchen Sie deshalb, sowohl den „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“ als auch die Einführung in den ersten Tagen aus dem Blickwinkel der Neuen zu sehen.

Und regen Sie sie dazu an, Fragen zu stellen, wenn sie etwas nicht verstehen. Viele trauen sich am Anfang vielleicht nicht oder sind so überwältigt von den neuen Aufgaben und Eindrücken, dass Fragen erst später kommen. Haben Sie immer Zeit und eine offene Tür für diese Fragen, damit Fehler oder Missverständnisse von Anfang an gar nicht erst vorkommen.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie einen „Einarbeitungsplan Neue Mitarbeiter“ und eine „Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeiter“ haben, dann hat das viele Vorteile. Bei der Einarbeitung werden wichtige Dinge nicht vergessen, sodass die Neuen im Anschluss weniger Fehler machen werden. Die Suchzeiten und das Herumfragen, bis die Neuen die richtige Antwort bekommen, verringern sich erheblich, was wiederum die Effizienz der Neuen steigert.

Sie können auch beruhigt sein, denn sollten Sie mal verhindert sein, kann die Einarbeitung der Neuen dennoch nach Plan ablaufen, weil sie gut genug vorbereitet wurde. Und nicht zuletzt sorgt eine detaillierte und gute Einarbeitung auch für einen guten Start der Neuen, da sie sehen, dass sie ernst genommen werden, dass sie nicht einfach nur eine Nummer unter vielen sind. Sie lernen, dass ihre Arbeit für das Unternehmen wichtig genug ist, um sich von Beginn an gut um sie zu kümmern und ihnen den Anfang am neuen Arbeitsplatz zu erleichtern. Was das für die Motivation der neuen Mitarbeiter bedeutet, ahnen Sie sicher.

Extra-Tipp

Nun habe ich Ihnen Tipps für genaue Pläne und Checklisten gegeben, die die Effizienz der Einarbeitung wesentlich verbessert, möchte Ihnen aber in diesem Extra-Tipp einen Vorschlag machen, der Ihnen als das genaue Gegenteil erscheinen mag: Geben Sie den neuen Mitarbeitern Raum und Zeit – nicht nur, um sich einzugewöhnen, sondern auch, um eigene Ideen ausprobieren und umsetzen zu können.

Denn möglicherweise haben sie an ihrem vorherigen Arbeitsplatz effizientere Arbeitsweisen gelernt oder noch etwas kundenfreundlichere Kommunikationswege. Seien Sie offen für ihre Vorschläge und weisen Sie sie nicht gleich ab. Denn manche Regeln bestehen nur, „weil wir das schon immer so gemacht haben“ – und das heißt ja, wenn wir ehrlich sind, nicht automatisch, dass sie sinnvoll und effizient sind.