Effizienztipp: Mit QuickSteps Arbeitsschritte in Outlook automatisieren



Wir erleben immer wieder, dass Menschen mit hohem Arbeitsaufwand einmalige Prozesse optimieren und so einen einmaligen „Zeitspareffekt” bewirken. Außer Acht gelassen wird dabei häufig, dass aber vor allen Dingen in täglichen, wiederkehrenden Abläufen ein großes Optimierungspotenzial steckt – selbst wenn hierbei nur kleinste Zeiteinheiten gespart werden. Summiert man die Zeitersparnis eines regelmäßigen Prozesses einmal auf, kommen große Summen zusammen. Gerade bei der Verarbeitung von E-Mails können wir pro Vorgang Zeit sparen, indem wir Outlook die erforderliche Arbeit erledigen lassen: Mit QuickSteps können Sie bequem mehrere Arbeitsschritte zu einer Aktion zusammenfassen. Zukünftig müssen Sie dann nur noch diesen QuickStep ausführen und Outlook erledigt den Rest. So sparen Sie im Laufe des Jahres ca. eine Woche Zeit ein – genial, oder? Ich zeige Ihnen, wie Sie ganz einfach einen solchen QuickStep erstellen.

Arbeitsschritte mit QuickSteps automatisieren
Mit QuickSteps können Sie ganz einfach Arbeitsschritte in Outlook automatisieren, und Zeit einsparen.

Automatisieren Sie mit QuickSteps Tätigkeiten, die Sie mehrmals am Tag durchführen

Oft sind es die kleinen Dinge, die eine entscheidende Zeitersparnis bringen – das erlebe ich in meinen Büro-Kaizen®-Projekten immer wieder. Wenn ich die eingesparten Minuten einer Abteilung mit dem durchschnittlichen Stundenlohn eines Mitarbeiters multipliziere, ergeben sich nicht selten fünfstellige Beträge, die ein Unternehmen durch die Verbesserung der „Kleinigkeiten” jährlich einspart. Kleinvieh macht eben auch Mist, wie schon der Volksmund sagt.

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Beispiel:

Schauen wir uns mal eine typische Situation im Büroalltag an: Ein Kunde fragt Sie per E-Mail nach einem Angebot. Sie geben dem Kunden daraufhin eine kurze Rückmeldung seine Anfrage erhalten zu haben und dass Sie sich zeitnah melden werden. Nun schauen Sie nach, wann Sie irgendwann im Laufe des Tages das Angebot vorbereiten und rausschicken können. Ihr Postfach wollen Sie auch aufgeräumt halten und kopieren die Mail daher in einen Unterordner. Als letzte Aktion markieren Sie diese als gelesen. Selbige Prozedur wiederholt sich viele Male an einem Arbeitstag. Wie wäre es, wenn Sie das alles mit nur einem Klick erledigen könnten? Wenn Sie pro E-Mail, die Sie bearbeiten auch nur 30 Sekunden einsparen können, summiert sich das im Laufe des Jahres zu mehr als 1 Arbeitswoche*. Für ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Mitarbeitern wären die Einspareffekte von 100 Wochen noch dramatischer.

*(Annahme: 220 Arbeitstage à 8 Stunden und 30 E-Mails pro Tag).

#Outlook-QuickSteps verwenden und über 1 Woche Arbeitszeit pro Jahr sparen! Klick um zu Tweeten

Mit der Funktion Quicksteps können Sie Outlook mehrere Aktionen nacheinander ausführen lassen und das ganz ohne Programmierkenntnisse. Ich zeige Ihnen, in meinem Beispiel, wie Sie mit einem QuickStep viele Dinge nacheinander automatisch ausführen:

      1. Die Mail mit einem kurzen Text beantworten und als gelesen markieren
      2. Die Mail in einen Unterordner verschieben
      3. Eine Aufgabe aus der E-Mail erstellen

Klicken Sie im Bereich „QuickSteps“ auf Neu erstellen:

QuickSteps ganz einfach verwenden
QuickSteps ganz einfach neu erstellen.

Suchen Sie sich im Drop-Down-Menü die passende Aktion und klicken Sie jeweils auf „Aktion hinzufügen”.

Bearbeitung von QuickSteps
Fügen Sie bei QuickSteps nur noch Aktionen hinzu und speichern Sie das Ganze, und schon sind Sie fertig.

Haben Sie alle Aktionen hinterlegt, müssen Sie den QuickStep nur noch speichern. Sobald Sie in Outlook auf diesen QuickStep klicken, führt Outlook die entsprechenden Aktionen nacheinander aus. Sie können ja schon einmal überlegen, was Sie mit der eingesparten Zeit in diesem Jahr anfangen möchten: einen Tag Auszeit nehmen oder ein Seminar besuchen.

Extra-Tipp

Wenn Sie eine detaillierte Anleitung für QuickSteps suchen, dann finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt Anleitung.

Und Sie?

Welche Arbeitsschritte haben Sie schon mit QuickSteps automatisiert?



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

5 Kommentare
    • Wir haben sehr gute Erfahrungen mit verhältnismäßig einfacher Technik gemacht. Die meisten Videos nehmen wir mittlerweile ganz einfach mit einem Smartphone auf. Die aktuellen Modelle aller Hersteller haben mittlerweile so gute eingebaute Kameras, dass das für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreicht.

      Für eine optimale Tonqualität gibt es für kleines Geld Ansteck-Mikrophone für Smartphones, die man beispielsweise über Amazon bekommt.

      Falls ein Video nur beschnitten werden muss, reicht dafür z.B. der Windows Movie Maker völlig aus. Für eine professionelle Bearbeitung und spezielle Effekte braucht man dann schnell ein hochwertigeres (und oft teureres) Schnitt-Programm. Daher meine Empfehlung: So einfach wie möglich halten!

      Für technische Schulungsvideos kann man auch auf klassische Screencasting-Videos zurückgreifen, bei denen der Bildschirm eines Computers im Hintergrund abgefilmt wird. Parallel kann man dann mit einem Headset Erklärungen einsprechen. Eine gute und günstige Software ist zum Beispiel das Programm “Screencast-O-Matic”.

      Ich hoffe, das hilft weiter!

      Viele Grüße
      Felix Brodbeck

  • […] Outlook ist bei vielen meiner Kunden beliebt. Sie können damit Termine verwalten und Aufgaben planen. Die integrierte Verwaltung von E-Mails ist eine zusätzliche sinnvolle Funktion. Ab Microsoft Outlook 2010 ermöglicht die Funktion QuickSteps das Zusammenführen mehrerer Arbeitsschritte zu einem einzigen. Das spart Zeit bei der Verwaltung von wiederkehrenden Aufgaben. Lesen Sie hier die Anleitung zum Erstellen von QuickSteps mit Outlook. […]


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