An der richtigen Stellschraube drehen – Effizienz im Unternehmen senkt die Kosten



Kosten senken ist das Mantra in vielen Unternehmen. Aber Einsparungen an der falschen Stelle wirken sich schnell negativ aus. Wird eine Stelle in der Verwaltung mehrere Wochen nicht besetzt, lassen sich Kosten einsparen. Aber die neue Kraft braucht viel länger als üblich, um sich selbst einzuarbeiten. Diese Milchmädchenrechnung geht unter dem Strich nicht auf, denn die Abläufe im Unternehmen leiden darunter. Ich empfehle Ihnen stattdessen, die Effizienz im Unternehmen mit positiven Veränderungen zu steigern.

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Passen alle Rädchen zusammen, steigt die Effizienz im Unternehmen.

Was ist das Problem

Heutzutage reicht ein gutes Produkt oder eine ausgewählte Dienstleistung nicht mehr aus, um sich am Markt zu behaupten. Der wirtschaftliche Erfolg hängt auch von vielen kleinen Stellschrauben ab. Wie schnell können sich neue Angestellte einarbeiten, damit die Abläufe nicht gestört werden? Arbeitet das Team effizient oder bremsen sich die Abteilungen gegenseitig aus? Wird mit umständlichen Routinen unnötig Zeit verschwendet? Jedes kleine Stolpersteinchen behindert den reibungslosen Ablauf und kostet der Firma viel Geld. Es lohnt sich deshalb, an kleinen Rädchen zu drehen, um die Effizienz im Unternehmen nachhaltig zu steigern.

So funktioniert es

1. Tipp: Mehr Effizienz im Unternehmen dank herzlicher Willkommenskultur

Neue Angestellte brauchen Zeit und vor allem kompetente Ansprechpartner, um sich zu orientieren. Alle Mitarbeiter – und der Chef – profitieren davon, wenn diese Zeitspanne möglichst kurz ausfällt. Je schneller sich der Neuling zurechtfindet, umso schneller tritt eine effektive Routine ein. Bei tempus erhalten neue Mitarbeiter bereits zwei Wochen vor dem Arbeitsantritt ein Begrüßungsschreiben. Hier beantworten wir wichtige Fragen: Wann und wo erwarten wir die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und welche Unterlagen werden noch benötigt. Einige Informationen zum Unternehmen sowie ein kleines Buchgeschenk runden das Begrüßungspaket ab.

 

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Dank einer Begrüßungsmappe fühlen sich neue Angestellte willkommen.

 

2. Tipp: Alle Informationen auf einen Blick

Wie war noch einmal die Telefonnummer von Kunde A? Es ist mühsam, wenn sich jeder Mitarbeiter alle wichtigen Informationen umständlich zusammensuchen muss. Ein Abteilungshandbuch ist die perfekte Lösung, um wichtige Daten aufzubewahren. Es enthält Telefonnummern, eine Liste mit den Zuständigkeiten und Vertretern sowie wichtige Abläufe. Bewahren Sie die Unterlagen in einem Foliensichtbuch auf. Diese gibt es in Buchform oder als praktischen Ständer. Es enthält Seiten aus Klarsichtfolien, in denen Sie die Unterlagen ablegen können. Ein Inhaltsverzeichnis auf der ersten Seite hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

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Das Foliensichtbuch enthält alle wichtigen Unterlagen.

Extra-Tipp:

Viele Tätigkeiten wie der Tonerwechsel beim Drucker oder die Bedienung des Kaffeeautomaten in der Kantine stellen die Belegschaft immer wieder vor Probleme. Entweder tüftelt derjenige stundenlang an dem Problem herum oder er fragt die Kollegen. Wie auch immer, effizientes Arbeiten geht anders. Die Lösung sind One-Minute-Lessons. Diese eigens erstellen Kurzanleitungen mit Foto beschreiben den richtigen Umgang mit dem Gerät und sind dabei übersichtlich und leicht verständlich. So erleichtern Sie sich mit One-Minute-Lessons effizient den Arbeitsalltag.

3. Tipp: Ideenbörse für mehr Effizienz im Unternehmen

Meistens wissen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganz genau, wie sich Abläufe effizient verbessern lassen. Nur traut sich niemand, seine Idee laut auszusprechen. Denn so mancher Vorschlag wird nicht gewürdigt oder setzt in der Ablageschale des Vorgesetzten Staub an. Was für eine Verschwendung von Ressourcen! Denn wer könnte die Abläufe auf seinem Arbeitsplatz wirksamer optimieren als der Mitarbeiter selbst? Führen Sie deshalb ein Vorschlagwesen im Unternehmen ein. Jeder kann eine Lösung für mehr Effizienz im Unternehmen einreichen. Einzige Bedingung: Diese Lösung muss machbar sein und – zumindest in der Abteilung – neu sein.

Lesen Sie, wie Sie das Verbesserungsvorschlagwesen in Ihrem Unternehmen einführen.

 

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Ein Briefkasten für Verbesserungsvorschläge sorgt dafür, dass keine Idee zur Steigerung der Effizienz verloren geht.

 

Extra-Tipp:

Legen Sie ein Prämiensystem für Verbesserungsvorschläge fest und würdigen Sie dabei auch Vorschläge, die es nicht bis zur Umsetzung schaffen. Diese Wertschätzung wirkt motivierend.

 

4. Tipp: Vom Präsidenten lernen

Von Ronald Reagan, dem früheren amerikanischen Präsidenten, wird folgende Geschichte berichtet: Wenn einer seiner Mitarbeiter eine Idee hatte, drückte er ihm ein Formular in die Hand, auf dem derjenige die Idee notieren sollte. Sein Team hatte folglich einen Leitfaden, um die Gedanken lösungsorientiert zu strukturieren. Und er selbst konnte den so formulierten Vorschlag schneller nachvollziehen. Nach dieser Idee habe ich das Reagan-Formular entworfen. Mit der Vorlage lassen sich Pläne und Problemlösungen logisch und kompakt gliedern

Laden Sie sich Vorlage für diesen nützlichen Problemlöser mit einem Klick auf die Grafik gratis herunter.

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Problemlösungsstrategie Reaganformular

5. Tipp: Stoppen Sie mit Kanban die Verschwendung wertvoller Ressourcen

Gerade wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder einen wichtigen Kunden beeindrucken wollen, geht alles schief. Der Toner ist voll, das Druckerpapier nicht auffindbar und der gewünschte Prospekt steckt nicht im Ständer sondern irgendwo in einem Karton im Keller. Da hat sich wieder jemand das letzte Exemplar gegriffen und nicht für Nachschub gesorgt. Sie sind ausgebremst, verärgert und verschwenden Ihre kostbare Zeit. Mit dem Kanban-Prinzip sorgen Sie dagegen für mehr Effizienz im Unternehmen. Dafür brauchen Sie eine Karte, auf der alle wichtigen Informationen verzeichnet sind. Legen Sie einen Mindestbestand fest und platzieren Sie an diese Stelle die Karte. Wird diese Mindestmenge unterschritten, erkennt dies der Angestellte anhand der Karte. Er folgt jetzt den Anweisungen auf der Kanban-Karte.

Wenn Sie das Thema interessiert, empfehle ich Ihnen mein kostenloses e-Book als Gratisdownload: Das Kanban-Prinzip auch im Büro:

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Das Kanban-Prinzip auch im Büro

Darauf kommt es an

In jedem Unternehmen gibt es andere Schwachstellen, an denen wertvolle Ressourcen oder Zeit verschwendet werden. Motivieren Sie Ihr Team, diese uneffektiven Zustände anzusprechen. Denn letztendlich profitieren alle von mehr Effizienz im Unternehmen.

 

Was der Tipp bewirkt

Effizienz klingt nach Strebertum. Aber indem Sie komplizierte Abläufe vereinfachen und Zeitverschwendungen bekämpfen, minimieren Sie nicht nur die Kosten. Wenn alles reibungslos läuft, sind alle motiviert und zufriedener. Und dank weniger Hektik und Stress, verringert sich auch der Krankenstand.

Und Sie?

Wie sind Ihre Erfahrungen mit mehr Effizienz im Unternehmen? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Schlagwörter: Effizienz im Unternehmen, Verbesserungsvorschlagwesen, One-Minute-Lessons

 

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