Klappt wie am Schnürchen – Mit mehr Effizienz im Büro geht alles besser



Nicht selten gleicht der Arbeitsalltag im Büro einer Folge der prämierten Comedy-Fernsehsehserie Stromberg: Kollege A lädt schon wieder einen Stapel Dokumente auf Ihrem Schreibtisch ab, dabei tüfteln Sie gerade an dem Newsletter für Ihre Kunden. Kollege B fragt nach, ob jemand die Kaffeemaschine reparieren kann und Kollege C telefoniert seit Stunden lautstark mit dem Lieferanten. Und weil sich der Wahnsinn immer mehr hochschaukelt, bewirft Kollege D alle mit kleinen Papierkügelchen. Zugegeben, das Szenario ist überspitzt geschildert. Aber wenn Sie auch nur eine Situation wiedererkennen, dann läuft es bei Ihnen nicht rund. Ich gebe Ihnen eine leicht umsetzbare Praxisanleitung für mehr Effizienz im Büro, damit Sie und Ihre Team den Kopf wieder für wichtige Arbeiten frei bekommen.

 

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Effizienz im Büro macht alle zufrieden – den Chef, die Angestellten und nicht zuletzt auch die Kunden!

 

Was ist das Problem

Sie kämen nie auf die Idee, einen Baum mit einem Brotmesser zu fällen, wenn Ihnen eine Motorsäge zur Verfügung steht. Aber im Büro erlebe ich immer wieder Zeitverschwendung in einem enormen Ausmaß. Da vergeudet der Abteilungsleiter seine hochdotierte Arbeitszeit, indem er die Tonerkartusche im Drucker austauscht. Währenddessen bleiben wichtigere strategische Aufgaben unerledigt. Ein weiterer Effizienzkiller ist der fehlende Fokus auf die gerade anstehende Arbeit. Wer sich ständig durch E-Mails oder Kollegenfragen unterbrechen lässt, arbeitet nicht konzentriert und schafft viel weniger. Stoppen Sie diese Verschwendung Ihrer kostbaren Arbeitszeit!

 

So funktioniert es

Tipp Nummer 1: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Es nützt Ihnen gar nichts, wenn Sie die unwichtigen Dinge zuerst erledigen. So verschwenden Sie Ihre Energie und kommen letztendlich bei den wichtigen Aufgaben in Zeitdruck. Wenn Sie regelmäßig Überstunden machen, sollten Sie Ihre Zeit effektiver einteilen. Bevor Sie sich auf eine Aufgabe stürzen, planen Sie erst einmal Ihre Aufgaben. Ein wirkungsvolles Instrument des Zeitmanagements ist die ABC-Methode. Wenn Sie nach diesem Prinzip arbeiten, verzetteln Sie sich nicht mehr mit zeitraubenden, unwichtigen Kleinkram. Teilen Sie Ihre täglichen Aufgaben in diese drei Prioritäten-Kategorien ein:

  • A-Prioritäten: Diese Tätigkeiten sind absolut wichtig für Sie, weil Sie einen kurz- oder langfristigen Erfolg bewirken. Dazu gehören Projekte mit einer Deadline oder die Kundenakquise. Für diese wichtigen Aufgaben investieren Sie 65 – 70 Prozent Ihrer Arbeitszeit.
  • B-Prioritäten: Rund 20 Prozent Ihrer Zeit nehmen diese nicht ganz so wichtigen Aufgaben in Anspruch. Das sind der Schriftwechsel oder die Telefonate, also Arbeiten, die Sie auch verschieben können. Denken Sie aber daran, aufgeschobene B-Arbeiten wie die Steuererklärung können irgendwann A-Priorität erlangen.
  • C-Prioritäten: Aufgaben mit relativ wenig Wert für den beruflichen Erfolg nehmen bei vielen Büroangestellten die meiste Zeit in Anspruch. Hierzu gehören zum Beispiel typische Büroarbeiten wie die Materialbestellung. Es ist ratsam, diese zeitintensiven Tätigkeiten an die Auszubildenden und Praktikanten zu delegieren und nur noch 10 bis 15 Prozent dafür aufzuwenden.

Extra-Tipp:

In der Regel sind die Aufgaben am wichtigsten, die Sie gerne aufschieben. Damit sollten Sie Ihren Arbeitstag beginnen. Sie sind noch voller Energie und haben anschließend den Kopf frei. Wenn es Ihnen aber schwerfällt, die richtigen Prioritäten zu finden, hilft Ihnen die Eisenhower-Matrix weiter. Mit dieser nach dem amerikanischen Präsidenten benannten Methode unterscheiden Sie wichtige, dringende und überflüssige Aufgaben. Wenn Sie das Thema interessiert, lesen Sie diesen Blog-Beitrag: Endlich erfolgreich – Mit der Eisenhower Methode setzen Sie Ihre Prioritäten richtig.

 

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Verzetteln Sie sich nicht sondern setzen Sie Prioritäten.

 

Tipp Nummer 2: Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe

Sie führen ein langweiliges Telefonat und nutzen die Zeit, um einen Bericht zu korrigieren. Mit Multitasking die doppelte Arbeit erledigen, klingt zu schön um wahr zu sein. Tatsächlich wechselt Ihre Konzentration immer zwischen den Aufgaben hin und her. So verpassen Sie im Gespräch eine Terminabsprache oder übersehen Fehler im Bericht. Sie arbeiten effizient im Büro, wenn Sie Ihren Fokus auf eine Aufgabe richten. Ihre Aufmerksamkeit ist gebündelt und Sie bleiben Sie im Workflow, statt ständig Neues anzufangen.

Extra-Tipp:

Wollen Sie die Effizienz noch weiter steigern, bündeln Sie Aufgaben. Legen Sie zum Beispiel einen Zeitrahmen fest, in dem Sie Ihre Telefonate erledigen. Damit sparen Sie Zeit, weil Sie alle erforderlichen Unterlagen nur einmal zusammensuchen müssen. Besonders empfehlenswert ist ein separates Telefonzimmer. Hier stören Sie niemanden und werden selbst auch nicht durch die Geräuschkulisse im Büro belästigt. Lesen Sie, wie Sie gemeinsam mit dem Team ein Telefonzimmer in Ihrem Unternehmen einrichten.

 

Tipp Nummer 3: Klare Strukturen fördern die Effizienz im Büro

Gegen Stress und Zeitdruck helfen praktische Arbeitsroutinen. Dank festgelegter Prozessabläufe und Checklisten wissen Sie genau, was Sie wann und wie schnell zu erledigen haben. Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, was Sie als nächstes zu tun haben und Sie haben ein klares Ziel und eine klare Struktur im Hinterkopf! In unserem Download-Center stelle ich Ihnen deshalb eine Vielzahl nützlicher Checklisten und Vorlagen zur Verfügung. Melden Sie sich an und laden Sie die Vorlagen gratis herunter! Vergessen Sie trotz alle dem nicht, auch Pausen einzulegen. Sie benötigen Breaks, um neue Energie zu tanken und sich neu zu sammeln. Tun Sie dies am besten immer beim Abschluss einer Aufgabe, sodass Sie den Workflow nicht unterbrechen. Lesen Sie die besten fünf Tipps für erholsame Arbeits-Pausen.

 

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Eine Mittagspause an der frischen Luft wirkt wie ein Powerkick.

 

Extra-Tipp:

Bearbeiten Sie Ihre E-Mails effizient? In der Praxis hat sich die Regel bewährt, E-Mails nicht zu sichten sondern nach diesem Motto zu bearbeiten:

 

  1. Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort!
  2. Alles, was delegiert werden soll, leiten Sie weiter!
  3. Alles, was archiviert werden muss, heften Sie direkt ab!
  4. Alles, was eine längere Bearbeitungszeit benötigt, terminieren Sie und verschieben es in Ihre Aufgabenliste!
  5. Alles, was unnötig ist, wird gelöscht!

In meinem YouTube-Podcast finden Sie eine kurze Zusammenfassung, wie Sie E-Mails effizient bearbeiten.

Wenn Sie das Thema besonders interessiert, empfehle ich Ihnen mein kostenloses eBook „E-Mail-Stress ade - So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt!“. Mit einem Klick auf die Grafik laden Sie es herunter:

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Darauf kommt es an

Es gibt viele Stellschrauben, um die Effizienz im Büro zu steigern. Ärgern Sie sich nicht, wenn etwas nicht reibungslos läuft, sondern suchen Sie gezielt nach Verbesserungen. Fangen Sie bei einem Problem an und lösen Sie es. Wenn Sie zu viel auf einmal umsetzen wollen, verlieren Sie schnell den Fokus. Gehen Sie lieber langsam aber beharrlich vor.

 

Was der Tipp bewirkt

Klare Strukturen minimieren Stress und Zeitdruck. Sie und Ihr Team arbeiten entspannter und sind nicht immer nur am Limit. So haben alle noch genug Energie, um das Unternehmen mit innovativen Ideen weiterzuentwickeln.

 

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen!

 

 

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