Hier geht die Post ab – erhöhen Sie die Effizienz Ihrer schriftlichen Kommunikation!



Die Unterlagen für die Steuer, das Angebot, der Versand einer Bestellung – noch immer ist es notwendig, Briefe auf dem normalen Postweg zu verschicken. Die Bearbeitung am Computer, der Ausdruck auf dem Firmenbriefpapier, das Frankieren und Eintüten kostet häufig viel Zeit. Doch die Effizienz der schriftlichen Kommunikation lässt sich verbessern. In meinem folgenden Beitrag erfahren Sie, wie das gelingen kann.

Was ist das Problem

Adressen werden entweder von Hand auf den Brief geschrieben oder umständlich einzeln per Computer erstellt. Briefe werden häufig mit Briefen beantwortet. Sie telefonieren mit einem Geschäftspartner und sagen ihm beispielsweise zu, eine CD zu senden. Da Sie nicht einfach die CD in den Umschlag stecken wollen, fühlen Sie sich verpflichtet, extra einen Brief zu schreiben. Das Alles nimmt häufig unnötig viel Zeit in Anspruch. Erhöhen Sie die Effizienz der schriftlichen Kommunikation!

Die Effizienz der schriftlichen Kommunikation lässt sich verbessern.
Die Effizienz der schriftlichen Kommunikation lässt sich verbessern.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für mehr Effizienz in der schriftlichen Kommunikation: Verwenden Sie Adressaufkleber für häufige Post

Wenn Sie wiederkehrende Adressaten haben – etwa Auslandsniederlassungen, Ihre Steuerberaterin oder Kunden, mit denen Sie häufig per Briefpost korrespondieren –, dann können Sie die Effizienz des Prozess der Adressbeschriftung optimieren, indem Sie komplette Bögen mit Adressaufklebern für die jeweilige Adresse anlegen.

Effizienz durch Adressaufkleber
Effizienz durch Adressaufkleber. Bei immer wiederkehrenden Adressaten lohnt es sich, die Adressaufkleber anzufertigen.

Tipp Nr. 2 für mehr Effizienz in der schriftlichen Kommunikation: Schreiben Sie auf das Originaldokument

Sie haben ein Angebot erhalten und wollen dieses nun bestätigen. Häufig werden Briefe dann wiederum mit Briefen beantwortet.

Effizienz durch schreiben auf das Original
Mehr Effizienz durch schreiben auf das Originaldokument.

Zur Verbesserung der Effizienz schreiben Sie Ihre Antwort auf das Originaldokument. Wenn Sie dieses mit Ihrem Firmenstempel versehen und zurückfaxen bzw. zurückschicken, ist das rechtlich kein Problem.

Mehr Effizinez wenn Sie die Antwort auf das Originaldokument schreiben, und dies zurückschicken.
Mehr Effizienz wenn Sie die Antwort auf das Originaldokument schreiben, und dies zurückschicken.

Tipp Nr. 3 für mehr Effizienz in der schriftlichen Kommunikation: Nutzen Sie Ihre Visitenkarte

Nach dem Telefonat mit einem Geschäftspartner wollen Sie ihm nun eine CD versenden. Auch hier können Sie die Effizienz erhöhen, indem Sie nicht mit einem kompletten Brief antworten. Schreiben Sie einfach auf Ihre Visitenkarte eine persönliche Nachricht.

Visitenkarte anstatt Brief
Mehr Effizienz schaffen Sie, wenn Sie keinen Brief schreiben, sondern auf Visitenkarten.

Sie können auch eine Kurzmitteilungskarte nutzen (DIN lang).

Effizienz durch Mitteilungskarten
Sie können auch Effizienter sein indem Sie auf Kurzmitteilungskarten schreiben.

Tipp Nr. 4 für mehr Effizienz in der schriftlichen Kommunikation: Halten Sie Briefumschläge & Co. stets griffbereit!

Kommen die oben genannten Vorgänge bei Ihnen z.B. täglich vor, so lagern Sie Briefumschläge, Kurzmitteilungskarten, Briefmarken und die Adressaufkleber in der unmittelbaren Nähe Ihres Schreibtisches! So haben Sie alles schnell griffbereit. Sie verbessern die Effizienz Ihrer schriftlichen Kommunikation.

Effizienz durch griffbereite Materialien
Mehr Effizienz erhalten Sie auch wenn Sie die Materialien die sie brauchen griffbereit haben.

Tipp Nr. 5 für mehr Effizienz in der schriftlichen Kommunikation: Schreiben Sie short and sweet!

Auch wenn wir über Effizienz sprechen: Lassen Sie sich bei der Erstellung der Kommunikation mit Kunden nicht zu Hektik und Schnelligkeit verleiten. Vielleicht bin ich etwas altmodisch, ich freue mich nämlich, wenn man dennoch eine vernünftige Anrede benutzt und statt „mfg” die kurze Notiz mit „Mit freundlichen Grüßen” beendet. Formulieren Sie kurz, prägnant – aber nett!

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Ziel muss es sein, die Effizienz der schriftlichen Kommunikation zu verbessern, ohne bei Freundlichkeit und Qualität Abstriche zu machen. Werfen Sie also einen Blick darauf, wie einzelne Kommunikationsschritte vereinfacht werden können.

Und Sie?

Wie erhöhen Sie die Effizienz Ihrer schriftlichen Kommunikation? Schreiben Sie mir Ihre Ideen! Ich freue mich über Ihre Kommentare und Anregungen!



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