Denn sie wissen (nicht), was sie tun – 7 Tipps, effizienter zu arbeiten



Jogger wissen: ein kleines Sandkorn im Schuh kann eine verheerende Auswirkungen haben. Mit jedem Kilometer wächst die Gefahr, dass Ihre Füße Schaden nehmen. Da ist es besser, sich kurz Zeit zu nehmen, um das Sandkorn zu entfernen. So ist es auch im Arbeitsleben: es sind die kleinen Sandkörner im Getriebe, die oft zu großen Problemen werden. Lesen Sie 7 Tipps, durch die sich effizienter arbeiten lässt.

Was ist das Problem

Häufig sind wir auf der Suche nach den großen Lösungen, um erfolgreicher zu werden oder nachhaltige Verbesserungen in unserem Leben zu erzielen. Dabei sind es die kleinen Unwegsamkeiten und Nicklichkeiten, die für großen Frust sorgen. Meine Erfahrung ist: oft bewirkt der Blick auf die eigene Arbeitsweise, auf die Prozesse an unserem Arbeitsplatz viel mehr als die Suche nach großen Lösungen.

Effizient arbeiten und Gelassenheit fördern
Suchen Sie nicht die große Lösung! Starten Sie lieber klein!

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Verringern Sie die Wartezeiten!

Häufig warten wir auf die Zuarbeit durch andere Personen. Der Worst-Case ist z.B., dass Sie am Drucker stehen und nicht weiterkommen, weil die Adressetiketten nicht da sind und erst noch bestellt werden müssen. Um Wartezeiten zu reduzieren und effizienter arbeiten zu können, haben wir hier ein Kanban-System installiert! Eine Karte zeigt an, dass z.B. nur noch fünf Blätter der Etiketten vorhanden sind.

Effizient arbeiten durch Kanban System
Kanban-Karten vereinfachen die Nachbestellung.

Durch einen automatisierten Prozess wird die Bestellung organisiert und gewährleistet, dass neue Bögen bestellt werden. Wie das genau funktioniert erfahren Sie in meinem Blogbeitrag: Er kann! Sie kann! Kanban! – Mit Kanban-Karten Bestände organisieren

Eine Beispiel-Kanban-Karte erhalten Sie in unseren Downloads:
Kanban-Karten – Praxisbeispiel Werbematerial

Oder Sie laden sich direkt das kostenlose eBook mit dem Titel "Das Kanban-Prinzip – auch im Büro" herunter.

Tipp Nr. 2: Reduzieren Sie Ihre Suchzeiten!

Wenn Sie den Wunsch haben, effizienter zu arbeiten, werfen Sie einen Blick auf Ihre Suchzeiten. Eine Regel des Büro-Kaizen® lautet: Jede benötigte Information sollten innerhalb einer Minute auffindbar sein. Dabei helfen sowohl für die Papierablage als auch für die digitale Ablage klare Ablagespielregeln. Geben Sie den Dingen eine Heimat und vermeiden Sie Doppelablagen!

Effizient arbeiten durch digitale Helfer
Gelassen bleiben, weil Sie immer wissen, wo sich was befindet!

Vielleicht inspirieren Sie unsere Anregungen für ein Abagesystem?

Unsere Ablagespielregeln können Sie hier downloaden.

Tipp Nr. 3: Achten Sie auf kurze Wege!

Auch hier gilt ein einfaches Büro-Kaizen® Prinzip: Alles, was Sie täglich benötigen, muss in Griffnähe sein. Alles, was Sie regelmäßig aber nicht täglich verwenden, sollte durch einige Schritte erreicht werden. Alles, was Sie unregelmäßig benötigen, darf etwas weiter weg liegen. Alles, was Sie nicht mehr benötigen, muss archiviert oder darf weggeworfen werden. Also: alles, was Sie am Schreibtisch täglich nutzen an Unterlagen und Büroutensilien lagern Sie in einem Rollcontainer oder Regal in Schreibtischnähe (nicht auf dem Schreibtisch!).

Effizient arbeiten an ordentlichen Schreibtischen
In einem aufgeräumten Büro hat alles seinen Platz.

Die regelmäßig verwendeten Unterlagen ordnen Sie im Ordnerschrank in Ihrem Büro. Die unregelmäßig genutzten Akten können in einem separaten Raum stehen!

Effizient arbeiten durch Visualisierung stärken
Ordnerschränke mit den regelmäßig genutzten Unterlagen.

Das gleiche Prinzip gilt aber auch für gemeinschaftlich genutzte Geräte wie den Drucker: Das täglich benötigte Papier lagert am Drucker.

Effizient arbeiten mit Kanban Steuerung
Das Druckerpapier wird nicht irgendwo sondern am Drucker gelagert.

Toner kann in einem Schrank aufbewahrt werden, der sich in demselben Raum wie der Drucker befindet. Garantiescheine u.ä. kann außerhalb des Raumes in einem Ordner für Garantien und Bedienungsanleitungen aufbewahrt werden.

Suchen Sie nicht die große Lösung! Starten Sie lieber mit konkreten, kleinen Schritten! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 4: Machen Sie keinen Fehler zwei Mal!

Fehler sind in der Regel nervig und kosten Zeit. Gleichzeitig bieten sie tolle Lernchancen. Wer effizienter arbeiten will, sollte Fehler als Chancen sehen. Gleichzeitig sollte das Ziel sein, keinen Fehler zwei Mal zu machen. Dazu dient eine positive und angstfreie Fehlerkultur in Unternehmen.

Effizient arbeiten in Besprechungen
Eine angstfreie Fehlerkultur erspart Frust und Zeitverlust.

Ich habe dazu in diesem Blogbeitrag einige Gedanken formuliert:
Ich sehe was, was Du nicht siehst – mehr Effizienz durch eine neue Fehlerkultur

Tipp Nr. 5: Schaffen Sie Transparenz!

Eine häufige Quelle für Ärger, Frust und Reibungsverluste ist der Mangel an Information. Arbeiten Sie effizienter, in dem Sie Orte schaffen, an denen die wichtigsten Information transparent gemacht werden.

Effizient arbeiten mit optimalen Aushangswesen
Unsere Tafeln im Sozialgang enthalten alle wichtigen Infos für Mitarbeiter

Wir haben in unserem Sozialgang, der die Büros untereinander verbindet und der zur Kantine und zum Lager führt, große Tafel angebracht, an denen wir Unternehmensziele aber auch Informationen über neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Praktikanten und Einladungen zu Veranstaltungen aushängen. Diese Tafel müssen, um effizienter zu arbeiten, gepflegt werden. Sonst sehen sie so aus:

Effizient arbeiten mit richtigem Fokus
Allerdings dürfen Sie nicht chaotisch aussehen.

Wenn Sie aber für Ordnung schaffen, geben die Aushänge wichtige Einblicke in die aktuelle Situation und helfen, effizienter zu arbeiten.

Effizient arbeiten durch betriebliches Vorschlagswesen
Schon 99 Verbesserungsvorschläge aus unserem Team: Wir sind stolz!

Tipp Nr. 6: Vermeiden Sie Doppelarbeit!

Wenn mehrere Personen an einem Prozess beteiligt werden, besteht die Gefahr, dass Dinge doppelt erledigt werden, weil dieEine nicht von dem Anderen weiß. Manchmal überprüft jeder Beteiligte aufs Neue die gesamten Unterlagen. Doch Ihre Kunden bezahlen diesen Aufwand nicht. Hier können Sie effizienter arbeiten. Hilfreich sind hier ein Auftragsbegleitzettel, auf dem die Beteiligten ihre Schritte abzeichnen. Außerdem helfen Checklisten, effizienter zu arbeiten. Sie schaffen Klarheit über die notwendigen Schritte und helfen Doppelarbeit zu vermeiden.

Effizient arbeiten in persönlichen Besprechungen
Doppelarbeit vermeiden durch Klarheit in den Prozessen.

Eine Auswahl an Checklisten, die Sie inspirieren sollen, finden Sie unseren Downloads:
Sammlung Checklisten tempus

Tipp Nr. 7: Nichts ist so gut, dass man es nicht verbessern könnte!

Effizienter arbeiten bedeutet, immer wieder neu nach Verbesserungen zu suchen. Geben Sie sich nicht zufrieden. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigene Ideen einzubringen. Wir fordern unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heraus, mindestens zehn Verbesserungsvorschläge pro Jahr einzubringen. Das ist Teil unserer Zielvereinbarung und das ist uns so wichtig, dass wir Verbesserungen honorieren.

Effizient arbeiten mit Vorschlagswesen vorantreiben
Unser Briefkasten für die Vorschläge.

Lesen Sie mehr dazu in diesem Artikel:
Besser geht’s immer! Entdecken Sie das Potenzial eines Verbesserungsvorschlagswesen!

Darauf kommt es an

Vermeiden Sie es, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwas überzustülpen. Entwickeln Sie die Ideen mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gemeinsam. Wenn die Angestellten das Gefühl haben, dass der Wunsch effizienter zu arbeiten, eigentlich nur bedeutet, noch mehr in noch weniger Zeit zu leisten, werden Sie auf Widerstände treffen. In unseren Beratungsprojekten wählen wir bewusst einen anderen Weg! Wir fragen: Wie geht es Ihnen, wenn Sie nach Feierabend noch E-Mails beantworten müssen? Wie geht es Ihnen, wenn Sie gefühlt immer der Einzige sind, der das Druckerpapier nachfüllt? Wie geht es Ihnen, wenn Sie auf der Suche nach dem Locher durch zig Büros laufen müssen? So wird schnell klar: Es geht um wirkliche Verbesserung der Abläufe und um Reduzierung des Frustes und nicht um Ausbeutung.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie nach Freiräumen suchen, Stress abbauen, effizienter werden wollen, hilft der Blick auf die Such-, Wege- und Wartezeiten. Eine angstfreie Fehlerkultur, sowie Transparenz und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess schaffen die Möglichkeiten, gelassener zu leben, sowie Frust und Reibungsverluste zu vermeiden.

Und Sie?

Ich wünsche mir, dass dieser Blog ein Ideenpool für alle wird, die in Zukunft effizienter arbeiten wollen. Darum bin ich interessiert an Ihren Vorschlägen und Ideen! Welche Blogs inspirieren Sie? Welche Ideen haben Sie, um effizienter zu arbeiten? Schreiben Sie mir! Ich freue mich über Ihre Anregungen und Vorschläge!

 

 



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