E-Mails: Mit einem Minimum an Aufwand das Maximum herausholen!



Wussten Sie, dass laut Experten zwei Drittel aller deutschen Unternehmen nicht intern absprechen, wie die Mitarbeiter ihre Dokumente und Dateien ablegen oder archivieren? Unsere Umfrage zur Arbeitseffizienz im Büro brachte zutage: 13 Prozent der Arbeitszeit geht allein mit der Suche nach Unterlagen verloren. Eine Stunde pro Tag!

So bringen Sie Ordnung in Ihre E-Mails

Wie Sie die analoge und digitale Dateiablage unternehmensintern organisieren können habe ich Ihnen hier und hier geschildert. Was aber ist mit den E-Mails? Wie bringen Sie Ordnung in Ihr Postfach? Und wie behalten Sie den Überblick?
Ich empfehle Ihnen folgendes Vorgehen, damit Sie ein für alle Mal Ordnung haben und dadurch das Maximum aus Ihrem E-Mail-Posteingang herausholen.

Bei so gut aufgeräumten Schreibtischen muss man nichts mehr suchen. Höchstens E-Mails.

Leeren Sie den Posteingang komplett

Legen Sie als erstes einen Ordner an, in den Sie alle E-Mails verschieben, die in Ihrem Posteingang aufgelaufen sind. Nennen Sie ihn z. B. „Archiv“ oder „Zu bearbeiten“. Dann müssen Sie die zwar immer noch bearbeiten, aber wenigstens lastet die riesige Zahl von oft mehreren Tausend E-Mails im Posteingang nicht mehr ganz so sehr auf Ihren Schultern.

Legen Sie bei Bedarf einige weitere Ordner an

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer belassen die E-Mails in diesem Ordner und nutzen, wenn sie eine bestimmte Mail benötigen, die Suchfunktion. Andere kommen besser mit einer Aufteilung in Ordner zurecht. Wenn Sie zur letzteren Gruppe gehören, dann legen Sie sich einige Ordner an, um die Mails aus dem neuen „Archiv“- oder „Zu bearbeiten“-Ordner nach dem Bearbeiten entsprechend zu verteilen.

Achten Sie dabei nur darauf, dass Sie nicht zu viele Ordner und Unterordner anlegen. Denn sowie dieses System unübersichtlich wird, erschweren Sie sich die Arbeit wieder.

Legen Sie einen Lösch-Ordner an

Es gibt immer wieder E-Mails, die man im Posteingang belässt, weil man sie vielleicht in den nächsten Wochen noch brauchen könnte. Werden sie nicht gebraucht, sind sie aber schon längst vergessen und liegen weiter im Posteingang herum. Legen Sie sich deshalb einen Ordner an, den Sie „X eventuell löschen“ nennen. Das „X“ am Anfang sorgt dafür, dass der Ordner ganz unten landet und nicht ständig mahnend im Blickfeld ist. Sie müssen daran nicht so häufig erinnert werden. Sortieren Sie in diesen Ordner nun all jene Mails ein, von denen Sie nicht sicher sind, ob Sie sie noch brauchen werden. Schreiben Sie sich dann regelmäßig einen Termin in Ihren Terminplaner, um den Ordner zu überprüfen und nicht mehr benötigte Mails endgültig zu löschen.

Markieren Sie Mails entsprechend der Aufbewahrungsfristen

In allen E-Mail-Programmen haben Sie die Möglichkeit, die E-Mails unterschiedlich zu markieren. Da man so manche Mail aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für einen bestimmten Zeitraum aufheben muss, können Sie die Mail gleich beim Verschieben durch eine solche Markierung kennzeichnen. Geben Sie z. B. jeder Farbe, mit der Sie sie markieren können, eine Jahreszahl entsprechend der Fristen. Alles, was gelb markiert ist, kann im kommenden Jahr gelöscht werden, alles, was grün markiert ist, im Jahr darauf usw.
Machen Sie sich auch hierfür einen Termin zum Jahresanfang und löschen Sie einmal all das, was Sie nicht mehr aufheben müssen. Die Aufbewahrungsfristen können Sie sich hier übrigens kostenlos herunterladen.

Laden Sie sich hier alle Aufbewahrungsfristen herunter.

Legen Sie sich täglich ein, zwei E-Mail-Termine fest

Schreiben Sie sich täglich einen oder zwei Termine für die Bearbeitung Ihrer E-Mails in Ihren Tagesplan. Machen Sie es nicht einfach zwischendurch, wenn gerade nichts anderes anfällt, sondern immer zu diesen Terminen. Denn durch die Terminierung sorgen Sie gleichzeitig für ausreichend Zeit und Ruhe, um sich auf diese Aufgabe zu konzentrieren.
Arbeiten Sie Ihren Posteingang so ab, dass am Ende des Tages der Posteingang wieder leer ist.

E-Mails für immer aufgeräumt und übersichtlich

Mit diesem System haben Sie Ihren E-Mail-Eingang zukünftig gut im Griff. Wenn Sie jetzt noch weitere Tipps für einen effizienten Umgang mit E-Mails haben möchten, dann lesen Sie meinen Artikel und laden Sie sich mein kostenloses E-Book „Für immer aufgeräumt –
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