E-Mails archivieren, Infos nie wieder verlieren



Auweia: „Dieser Vorgang ist bereits archiviert!” Denken Sie bei dem Wort „Archiv” auch sofort an muffige, fensterlose Kellerräume voller Regale, in denen sich unzählige Aktenordner und alte Kartons mit vergilbten Loseblattsammlungen stapeln und man grundsätzlich nichts wiederfindet? In Zeiten der elektronischen Akten und des modernen, papierlosen Büros können Sie diese Bilder getrost vergessen.

sorgfältig E-mails archivieren
In der heutigen Zeit müssen Sie auch sorgfältig E-Mails archivieren.

Auch wenn Sie dazu kein Kellerregal mehr benötigen, so müssen Sie auch bei E-Mails die Aufbewahrungspflichten einhalten. Die sorgfältige Archivierung von Dokumenten und Korrespondenz per E-Mail ist demnach mindestens genauso wichtig wie die Archivierung von Papierdokumenten. Ein- und ausgehende E-Mails, die einen Geschäftsabschluss dokumentieren, sind regelmäßig geordnet zu archiviert, um auch nach Jahren noch einen Zugriff darauf zu gewährleisten. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß HGB und der Abgabenordnung für Gewerbetreibende gelten nicht nur für Schriftstücke auf Papier. Hier gilt: Nur nicht voreilig löschen!

E-Mails archivieren: Gut sortiert ist schon halb archiviert

Stellen Sie sich, Sie suchen einen bestimmten Aktenordner in einem chaotischen Kellerarchiv, wo alles nur abgelegt, aber nie systematisch sortiert wurde. Schlimmer noch, in einem riesigen unübersichtlich verzweigten Rechenzentrum ist Ihre Datei gespeichert, aber nur wo? Eine gruselige Vorstellung. Sie werden zustimmen, eine gewisse Grundordnung erleichtert das Suchen. Denn gut sortiert ist schon halb archiviert. Bei E-Mails ist es ähnlich. Bevor Sie sich an die E-Mail Archivierung machen können, ist es hilfreich, wenn alles schon gut vorbereitet ist. Gute Tipps, wie Sie der E-Mail Flut in Ihrem Posteingang Herr werden, finden Sie in unserem Blogbeitrag „Mit der Googlemethode Ihre elektronische Post effizient aufräumen”.

Haben Sie sich schon überlegt, nach welchem System Sie Ihre Archive strukturieren möchten? Empfehlenswert ist eine Ablage nach genauen Themen (z.B. Rechnungen, Projekte), alphabetisch nach dem Absender (z.B. Kunden, Lieferanten) oder auch chronologisch nach Jahr und Datum. Hier beantworten Sie sich am besten selbst die Frage „Wie würden Sie suchen?”

Nichts mehr verlieren? E-Mails archivieren! Klick um zu Tweeten

In vielen Fällen ist eine Sortierung nach Themen oder Absendern besser, denn so finden Sie die gesuchten E-Mails am allerschnellsten wieder. Warum ist das so? Viele Vorgänge speichert unser Gehirn mit Bildern ab. Sie erinnern sich bestimmt daran, dass Ihr Kollege, Herr Müller, Ihnen eine detaillierte Tabelle zu den Quartalszahlen des Projekts XYZ zugeschickt hat. An welchem Tag diese E-Mail eintraf, haben Sie längst vergessen. Demzufolge ist es sinnvoll, diese wichtige E-Mail in einem Ordner abzulegen, der „Projekt XYZ” heißt oder dem Absender Müller zugeordnet ist.Eine Vorsortierung in Ordner ist also eine prima Vorbereitung. Sicherlich können Sie beim Durchsehen auch gleich noch einige E-Mails ausmisten. Umso besser!

E-Mails archivieren: Mühelos E-Mails in Outlook archivieren

Outlook bietet Ihnen einige Möglichkeiten Ihr E-Mails aus dem Postfach zu archivieren. Das geht kinderleicht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das mit wenigen Klicks durchführen – Schritt für Schritt:
Unter dem Menüpunkt „Datei” > „Informationen” klicken Sie auf „Tools zum Aufräumen”.

E-Mails archivieren - Tools zum Aufräumen
Outlook bietet Ihnen einige Möglichkeiten Ihr E-Mails aus dem Postfach zu archivieren

Es klappt dann ein kleines Fenster auf: Wählen Sie hier „Archivieren”.

Tool zum E-Mail archivieren
Nutzen Sie Tools ins Outlook, um geschickt E-Mails archivieren zu können.

Im nächsten Fenster können Sie festlegen, welche E-Mail-Ordner Sie archivieren möchten. Wählen Sie diese einzeln aus oder klicken Sie auf „Alle Ordner archivieren”. In diesem Fenster können Sie einstellen, welche Ordner ab welchem Datum archiviert werden sollen und wo die Archivierungsdatei abgelegt werden soll. Sie können auch Elemente mit einbeziehen, für die „Keine AutoArchivierung” aktiviert ist. Danach bestimmen Sie einen beliebigen Ablageort. Standardmäßig schlägt Outlook dem Benutzer einen Ablageort unter „Eigene Dateien” vor.

Mit dem Bestätigungsklick auf „OK”, werden die von Ihnen ausgewählten E-Mails in einer PST-Datei gespeichert.

Wenn Sie Ihre archivierten E-Mails öffnen möchten, gehen Sie auf „Datei” > „Öffnen” > „Outlook Dateien öffnen” und wählen die gewünschte PST-Datei aus. Dazu müssen Sie Outlook zu dem von Ihnen gewählten Ablageort navigieren, falls Sie sich nicht für den systemseitig vorgegebenen Ordner entschieden haben.

Was der Tipp bewirkt

Nach erfolgter Archivierung sieht es in Ihrem elektronischen Postfach hübsch aufgeräumt aus. Erinnern Sie sich noch an das muffige, chaotische Kellerarchiv? Vergessen Sie das Bild jetzt – für immer und stellen sich alle Aktenordner in Reih und Glied geordnet vor, übersichtlich beschriftet und zugriffsbereit. Das fühlt sich viel besser an, finden Sie nicht?
Probieren Sie es aus. Sie werden sehen, E-Mail Archivierung ist gar kein Hexenwerk. Ihr Postfach ist im Handumdrehen aufgeräumt und nichts geht mehr verloren.

Extra-Tipp

Wie Sie nun auch noch das Chaos auf Ihrem Schreibtisch bewältigen können, lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Atemlos durchs Büro – So reduzieren Sie Ihre Suchzeiten.”



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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