E-Mails archivieren – Schritt für Schritt

6. Oktober 2020

Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie das Wort „Archiv” hören? Vielleicht muffige, fensterlose Kellerräume voller Regale, in denen sich unzählige Aktenordner und alte Kartons mit vergilbten Loseblattsammlungen stapeln? Wer hier etwas sucht findet grundsätzlich nichts wieder. In Zeiten der elektronischen Akten und des modernen, papierlosen Büros können Sie diese Bilder nun getrost vergessen. Weil Sie in der heutigen Zeit neben Akten bzw. Dokumenten auch Ihre E-Mails sorgfältig archivieren müssen, haben wir Ihnen mit diesem Blogbeitrag eine kleine Kurzanleitung zum richtigen Archivieren. Legen wir los…

sorgfältig E-mails archivieren
Abbildung 1: Neben Dokumenten müssen heutzutage auch zusätzlich E-Mails archiviert werden

Gut sortiert ist schon halb archiviert

Stellen Sie sich vor, Sie suchen einen bestimmten Aktenordner in einem chaotischen Kellerarchiv, wo alles nur abgelegt, aber nie systematisch sortiert wurde. Schlimmer noch, in einem riesigen unübersichtlich verzweigten Rechenzentrum ist Ihre Datei gespeichert, aber nur wo? Wir denken, dass Sie uns sicherlich zustimmen, wenn wir behaupten, dass eine gewisse Grundordnung das Suchen erleichtert. Denn gut sortiert ist schon halb archiviert. Beim Archivieren von E-Mails verhält es sich ähnlich. Bevor Sie mit der E-Mail-Archivierung beginnen, ist es hilfreich, wenn alles bereits gut vorbereitet ist. In unserem Blogbeitrag „Mit der Googlemethode Ihre elektronische Post effizient aufräumen” finden Sie Tipps wie Sie der E-Mail-Flut am besten begegnen.

Haben Sie sich schon einmal überlegt, nach welchem System Sie Ihre Archive strukturieren möchten? Nein? Dann können wir Ihnen eine erste Empfehlung aussprechen. Erstellen Sie Ihre Ablage nach genauen Themen (z.B. Rechnungen, Projekte), alphabetisch nach dem Absender (z.B. Kunden, Lieferanten) oder auch chronologisch nach Jahr und Datum. So finden Sie die gesuchten E-Mails am aller schnellsten wieder. Warum ist das eigentlich so? Kann ich nicht einfach sortieren, wie es mir gefällt? Natürlich dürfen Sie sortieren, wie es Ihnen gefällt, aber dazu muss man wissen, dass viele Vorgänge unser Gehirn in Bildern abspeichert. Sie erinnern sich bestimmt daran, dass Ihr Kollege Herr Müller, Ihnen eine detaillierte Tabelle zu den Quartalszahlen des Projekts XYZ zugeschickt hat. An welchem Tag diese E-Mail eintraf, haben Sie längst vergessen. Demzufolge ist es sinnvoll, diese wichtige E-Mail in einem Ordner abzulegen, der „Projekt XYZ” heißt oder dem Absender Müller zugeordnet ist.

Was auch sehr hilfreich auf der Suche nach der besten Struktur ist, sich selbst die Frage „Wie würde ich suchen?” zu stellen.

Schritt für Schritt in Outlook

Outlook bietet Ihnen einige Möglichkeiten Ihr E-Mails aus dem Postfach zu archivieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das mit wenigen Klicks Schritt für Schritt durchführen:

  • Unter dem Menüpunkt „Datei” -> „Informationen” [1] klicken Sie auf „Tools ”[2]
  • Es klappt dann ein kleines Fenster auf: Wählen Sie hier „Alte Elemente bereinigen” [3]

 

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Abbildung 2: E-Mail Postfach aufräumen über integrierte Outlook Funktionen

 

  • Im nächsten Fenster können Sie festlegen, welche E-Mail-Ordner Sie archivieren möchten.

 

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Abbildung 3: Auswahl der zu archivierenden Ordner

 

  • Wählen Sie diese einzeln aus oder klicken Sie auf „Alle Ordner gemäß ihrer AutoArchivierungseinstellung archivieren”. Ebenso können Sie in diesem Fenster einstellen, welche Ordner ab welchem Datum archiviert werden und wo die Archivierungsdatei abgelegt werden soll. Sie können auch Elemente mit einbeziehen, für die „Keine AutoArchivierung” aktiviert ist. Danach bestimmen Sie einen beliebigen Ablageort. Standardmäßig schlägt Outlook dem Benutzer einen Ablageort unter „Eigene Dateien” vor.

 

  • Mit dem Bestätigungsklick auf „OK”, werden die von Ihnen ausgewählten E-Mails in einer eigenen PST-Datei gespeichert.

 

  • Wenn Sie Ihre archivierten E-Mails öffnen möchten, gehen Sie auf „Datei” -> „Öffnen und Exportieren” [1] -> „Outlook Dateien öffnen” [2]

 

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Abbildung 4: Outlook Archivdatei wieder in Outlook öffnen

 

  • Wählen Sie nun die gewünschte PST-Datei aus [3]. Dazu müssen Sie Outlook zu dem von Ihnen gewählten Ablageort navigieren, falls Sie sich nicht für den systemseitig vorgegebenen Ordner entschieden haben.

 

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Abbildung 5: Auswahl der archivierten Outlook Datei

 

Aufbewahrungsfristen

Auch wenn Sie dazu kein Kellerregal mehr benötigen, so müssen Sie auch bei E-Mails die Aufbewahrungspflichten einhalten. Die sorgfältige Archivierung von Dokumenten und Korrespondenz per E-Mail ist demnach mindestens genauso wichtig wie die Archivierung von Papierdokumenten. Ein- und ausgehende E-Mails, die einen Geschäftsabschluss dokumentieren, sind regelmäßig geordnet zu archiviert, um auch nach Jahren noch einen Zugriff darauf zu gewährleisten. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß HGB und der Abgabenordnung für Gewerbetreibende gelten nicht nur für Schriftstücke auf Papier. Hier gilt: Nur nicht voreilig löschen!

So hat Ihnen der Tipp geholfen

Nach erfolgter Archivierung sieht es in Ihrem elektronischen Postfach nun hübsch aufgeräumt aus. Erinnern Sie sich noch an das muffige, chaotische Kellerarchiv? Vergessen Sie das Bild jetzt für immer und stellen Sie sich alle Aktenordner in Reih und Glied geordnet vor. Alle übersichtlich beschriftet und jederzeit zugriffsbereit. Probieren Sie es aus. Sie werden sehen, E-Mail-Archivierung ist gar kein Hexenwerk. Ihr Postfach ist im Handumdrehen aufgeräumt und nichts geht mehr verloren.

Extra-Tipp

Wie Sie nun auch noch das Chaos auf Ihrem Schreibtisch bewältigen können, lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Atemlos durchs Büro – So reduzieren Sie Ihre Suchzeiten.”



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