E-Mail-Stress ade – Teil 1 von 3



Vollkommen Land unter? 10 Wege, um Ihre E-Mail-Flut endlich in den Griff zu bekommen

Der elektronische Posteingang quillt über, ständig ist der Speicherplatz voll, es ist zum aus der Haut fahren! Ihnen kommt das bekannt vor? Jürgen Kurz, der aus Radio und TV bekannte Effizienz-Experte und „Büro-Aufräum-Papst“, verrät in seinem neuen E-Book „E-Mail-Stress ade“ 10 sofort umsetzbare Tipps, wie man mithilfe der Outlook-Funktionen Herr über die tägliche E-Mail-Flut wird.

Neugierig geworden? Dann haben wir hier schon einmal einen kleinen Vorgeschmack für Sie:

Hier kommen 3 wertvolle Tipps, mit denen Sie gleich heute noch Ordnung in Ihr E-Mail-Chaos bringen.

E-Mail-Stress Schnelltest Effizienz
Schnelltest für Ihre E-Mail-Effizienz

Bearbeiten Sie E-Mails blockweise!

Die Zahl der E-Mails hat sich in den letzten beiden Jahren bei 57 % der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen mehr als verdoppelt! Und ein Ende dieser Zunahme-Tendenz ist nicht absehbar. Heißt auch: Im Schnitt wird man alle zehn Minuten von einer eintreffenden E-Mail bei der Arbeit unterbrochen. Das nervt nicht nur, weil man sich immer wieder neu ins Thema einarbeiten muss, sondern man wird auch dazu verführt, jede eintreffende Mail sofort zu lesen. Jürgen Kurz empfiehlt deshalb, als erstes die Benachrichtigungsfunktion zu deaktivieren und E-Mails blockweise zu verarbeiten.

Reservieren Sie sich zudem zwei oder drei Mal am Tag jeweils eine halbe Stunde, in der Sie Ihre E-Mails am Stück bearbeiten. Sind unwichtige E-Mails gelöscht, falsch adressierte Nachrichten weitergeleitet und wichtige Informationsmails archiviert, gehen Sie wie folgt vor: Alles, was in weniger als 5 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Aufwändigere Aufgaben werden terminiert, sprich für sie werden ganz konkrete Bearbeitungszeiten in den Kalender eingetragen. 30 Mails in einer halben Stunde zu verarbeiten, ist damit nun kein Problem mehr.

Wandeln Sie E-Mails in Aufgaben um!

Haben Sie auch immer wieder E-Mails, deren Bearbeitung Sie vor sich herschieben und die Sie deshalb, als „ungelesen“ markiert, im Posteingang belassen, um sie nicht zu vergessen? Die Folge: Sie lesen die E-Mail immer wieder. Das kostet jedoch nur unnötig Zeit, und nach und nach verstopft auch Ihre Inbox. Außerdem bleibt beim Anblick unzähliger ungeöffneter Mails das schlechte Gefühl, man hätte noch gar nichts erledigt. Jürgen Kurz` zweiter Tipp lautet deshalb: Nutzen Sie die Outlook Aufgabenverwaltung!

Hierzu kopieren Sie die relevanten Passagen aus den E-Mails und erstellen für jeden To-do-Punkt eine separate Aufgabe. Das hat gleich mehrere Vorteile: Sie können nicht nur die Betreffzeile ändern und klarer formulieren, sondern die Aufgaben zum Beispiel auch nach Fristen terminieren. Das schafft mehr Zeit, mehr Überblick – und ein gutes Gefühl!

E-Mail-Stress langfristig beseitigen

So sichern Sie sich mehr Speicherplatz

Sind Sie auch oft damit beschäftigt, E-Mails zu löschen, weil das Speicherlimit Ihrer Inbox erreicht ist? Nutzen Sie die Zeit sinnvoller und legen Sie einen Suchordner an! Dieser sortiert Ihre E-Mails nach Größe – ganz gleich, in welchem Ordner die E-Mails liegen. So können Sie die größten Speicherplatzfresser schnell identifizieren und löschen.

Das neue E-Book „E-Mail-Stress ade“, welches unter www.buero-kaizen.de kostenlos zum Download bereit steht, gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Anwendungen, mit denen man sofort jede Menge Zeit einsparen kann. Weitere Tipps & Tricks gibt Jürgen Kurz auch in seinem Blog www.buero-kaizen.de/blog.





Schlagwörter: ,


Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.