E-Mail-Stress ade – Teil 3 von 3


Schluss mit Suchen! Mit diesen Tipps bringen Sie Ordnung in Ihr E-Mail-Postfach

Sprechen Sie schon Outlook oder suchen Sie noch? Tatsache ist, dass Mitarbeiter in deutschen Unternehmen pro Tag durchschnittlich 20 Minuten allein für die Suche nach E-Mails verwenden! Viel zu lang, findet Jürgen Kurz. Der Effizienz-Berater, der schon bei vielen namhaften Unternehmen analog und digital „aufgeräumt“ hat, befasst sich seit Jahren mit den Hürden und Stolpersteinen, die vielen Büro-Angestellten die Arbeit am Computer erschweren – und ihnen Zeit und Motivation rauben.

Dabei könnte vieles viel einfacher und vor allem schneller gehen, wenn sie die Funktionen, die Microsoft Outlook bietet, für sich nutzen würden. in seinem neuen E-Book „E-Mail-Stress ade“, das unter www.buero-kaizen.de kostenlos zum Download bereit steht, verrät Jürgen Kurz deshalb 10 sofort umsetzbare Tipps, wie man mithilfe der Outlook-Funktionen das tägliche E-Mail-Chaos in den Griff bekommt.

E-Mail-Stress ade Book
E-Book: Schnelltest für Ihre E-Mail-Effizienz

E-Mails schneller finden: Die Google-Methode

Kennen Sie das? Bei jeder eintreffenden E-Mail stellen Sie sich Frage, wie sie diese sinnvoll ablegen können. Das Problem: Viele Mitarbeiter haben einen viel zu massiven Struktur-Baum mit Hunderten an Ordnern. Mit der Folge, dass die E-Mails zwar weggeordnet sind, man sie später aber auch nicht mehr findet. Seit Outlook 2010 gibt es eine sinnvolle Alternative zur Ordner-Struktur, die jedoch von vielen gar nicht genutzt wird. Und zwar werden hierbei alle E-Mails in einen Unterordner „Archiv“ verschoben.

Das Wiederfinden von E-Mails erfolgt ausschließlich über die Suchfunktion – genau wie bei der Google-Suchmaschine. Die Outlook-Suchfunktion ist volltextindiziert, das heißt, egal ob Adressfeld, Betreff, Nachrichtentext oder Anlage – jeder Inhalt in jedem Bereich einer E-Mail wird erfasst. Um möglichst schnelle Ergebnisse zu bekommen, lässt sich die Suche über Befehle auch noch weiter verfeinern.

Beim bloßen Eintippen des Namens zeigt Outlook dann beispielsweise nur noch die Mails eines bestimmten Absenders an, und über den Befehl „Hat Anlagen“ werden nur E-Mails angezeigt, die eine Anlage enthalten, und so weiter. Selbst die Kombination mehrerer Befehle ist möglich, etwa die Suche nach E-Mails eines bestimmten Absenders mit Anlagen. Langes Suchen gehört so der Vergangenheit an.

Nur ein Thema pro E-Mail!

Wie oft wartet man tagelang auf die Antwort auf eine versendete E-Mail. Häufig liegt dies daran, dass man mehrere Aufgaben oder Fragen an einen Adressaten in einer einzigen E-Mail-Nachricht zusammenfasst. Die Folge: Kann der Adressat auch auf eine der Fragen (noch) keine Antwort geben, wartet er, bis er auch diese weiß. Empfängerorientiertes Schreiben lautet also die Lösung, um schneller Antwort von Kollegen und Kunden zu erhalten!

Und das geht laut Jürgen Kurz so: Formulieren Sie pro E-Mail nur eine Frage beziehungsweise Thema. So kann der Adressat auf jene Fragen reagieren, für die er bereits eine Antwort hat. Fassen Sie sich zudem kurz, setzen Sie bei langen Nachrichten Zwischenüberschriften und arbeiten Sie eventuell mit Text-Formatierungen: Kernaussagen heben Sie beispielsweise farblich hervor oder fetten sie. Oder Sie verwenden eine größere Schriftart. So gehen Sie sicher, dass der Adressat auch die ganze Nachricht aufmerksam liest.

E-Mail-Stress ade Video
10 Tipps zum effizienten Umgang mit E-Mails

E-Mails mit eigenen Notizen versehen

In seinem E-Book gibt Jürgen Kurz auch einen guten Tipp, wie man E-Mails nachträglich bearbeiten kann – mit nur einem Klick. Eine praktische Sache, wenn zu einer E-Mail im Nachgang auch noch mündliche Absprachen getroffen wurden. Auch hier bietet Outlook tolle Möglichkeiten, die man nur einmal kennen muss, die einem aber Vieles erleichtern.

Neugierig geworden? Weitere Tipps & Tricks gibt Jürgen Kurz auch in seinem Blog www.buero-kaizen.de/blog



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

2 Kommentare
  • Sehr geehrte Damen und Herrn

    Wir Arbeiten Projektbezogen, daher haben wir öffentliche Mail Ordner angelegt wo der gesamte Mail verlauf zum Projekt Abgelegt wird (vom Verkauf, Office, Arbeitsvorbereitung, Projektleitung)
    Vorteil _ jeder Mitarbeiter (der berechtigung besitzt) hat zugriff.
    Nachteil_ Mail werden Doppelt oder dreifach Abgelegt, Suchfunktion durchsucht die öffentlichen Ordner nicht.
    ? haben sie eine Idee was man umstellen muss damit die Suchfunktion in den öffentlichen Ordnern sucht.
    Mfg. Franz Hageneder

    • Hallo Herr Hageneder,

      vielen Dank für Ihren Kommentar. Ja, bei manchen Exchange-Versionen gibt es Probleme mit der Suchfunktion in öffentlichen Ordnern. Mit den atkuellen Updates sollte es aber funktionieren. Bei uns lassen sich öffentliche Ordner ganz normal durchsuchen.

      Sie können da selbst in Ihrem Outlook nichts einstellen. Das muss sich die IT-Abteilung anschauen, ob alle Updates eingespielt wurden usw. Daher wäre mein Tipp, dass Sie sich an Ihren IT-Support wenden.

      Ich hoffe, dass Sie das Problem schnell lösen können.

      Herzliche Grüße
      Marcel Miller


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