God bye Blinke, Blinke – Stressfrei arbeiten dank cleverem Mail-Management



In deutsche Büros herrscht Land unter! Eine Flut von E-Mails überschwemmt den elektronischen Posteingang und raubt Zeit und Konzentration der gestressten Angestellten. Vorbei die ruhigen Zeiten, als die Post einmal am Tag verteilt und bearbeitet wurde. Stattdessen fallen die E-Mails wie eine Heuschreckenplage ein und machen sich im Minutentakt mit aggressivem Blinken und Klingeln bemerkbar. Wer diesem Buhlen um Aufmerksamkeit nachgibt, ist ständig auf dem Sprung. Statt die aktuelle Aufgabe zu beenden, wandert die Konzentration immer wieder zu der elektronischen Post. Ein kluges E-Mail-Management sorgt nicht nur für ein ruhigeres Arbeiten sondern bändigt gleichzeitig das Chaos im Posteingang.

e-mail-management-effizienter-arbeiten
Zum digitalen Arbeitsleben gehört ein effizientes E-Mail-Management.

Was ist das Problem

Büroangestellte beklagen sich zunehmend über den nicht enden wollenden Strom an E-Mail-Nachrichten. Das ist ja schon schlimm genug, aber die meisten Menschen neigen dazu, sich von dem Posteingangssymbol ablenken zu lassen. Wer immer sofort seine Nachrichten checkt, wird aus seinem Arbeitsflow gerissen. Außerdem kostet es viel Zeit, seine momentane Arbeit zu unterbrechen, E-Mails zu sichten ohne sie zu bearbeiten, und sich dann wieder in die aktuelle Aufgabe zu vertiefen. Kein Wunder, dass sich in unserer großen Tempus-Studie in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule viele Beschäftigte über die digitale Post beklagen. Bis zu einen Arbeitstag pro Woche kostet im Schnitt das Bearbeiten von E-Mails. Ich zeige Ihnen, wie Sie viel effizienter Ihre E-Mail-Flut bewältigen.

 

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Sorgen Sie für Ruhe

Geräusche lenken unsere Aufmerksamkeit ab, erst recht, wenn sie unvorhersehbar sind. Während leise Musik im Hintergrund bei vielen Menschen die Konzentration steigert, lenken plötzliche Signaltöne uns ab. Außerdem beinhaltet ein Signalton eine Aufforderung: Achtung, E-Mail lesen! Befolgen Sie diesen Rat und schalten Sie alle E-Mail-Empfangssignale ab. Die Registerkarte Benachrichtigungen und Sound finden Sie unter Einstellungen. Lesen Sie meine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Posteingangssignale deaktivieren.

 

Tipp Nr. 2: Bearbeiten Sie E-Mails im Block

E-Mails erledigen Sie nicht so nebenbei. Im Gegenteil brauchen Sie viel Konzentration, um sich in die unterschiedlichen Anfragen und Themengebiete einzudenken. Sie arbeiten effizienter, wenn Sie zwei bis drei Zeitblöcke pro Tag einrichten, in denen Sie ausschließlich Ihre elektronische Post erledigen. Bewährte Zeiten sind jeweils eine halbe Stunde vor der Mittagspause und vor dem Feierabend.

 

e-mail-management-durch-gezieltes-bearbeiten
Bestimmen Sie den Zeitpunkt, wann Sie Ihre E-Mails lesen und bearbeiten.

Tipp Nr. 3: Mit Zieldefinitionen schaffen Sie Klarheit

Wenn Sie die E-Mails nicht nur lesen, sondern gleich bearbeiten, verbinden Sie zwei Arbeitsgänge in einer Zeiteinheit. Das ist spart Zeit und Nerven, außerdem geht Ihnen auf diese Weise nichts verloren. Treffen Sie für jede E-Mail eine von nur fünf Entscheidungen:

  1. Was unwichtig ist, wird gelöscht.
    2. Was nicht zu Ihren Aufgaben gehört, wird weitergeleitet.
    3. Was aufbewahrt werden muss, wird am richtigen Platz archiviert.
    4. Was sich in höchstens fünf Minuten erledigen lässt, wird sofort bearbeitet.
    5. Was länger dauert, wird zur Wiedervorlage terminiert.

e-mail-management-durch-strukturierten-posteingang
E-Mail Management

Extra-Tipp:

Dieses Prinzip erkläre ich Ihnen anschaulich in meinem Podcast auf YouTube. Schauen Sie sich den kurzen Beitrag gleich an.

Tipp Nr. 4: Verfassen Sie effiziente E-Mails

Wussten Sie, dass 20 Prozent des Inhalts Ihrer Mail beachtliche 80 Prozent der relevanten Informationen enthalten? Das wissen wir aus einer Beobachtung, die als Pareto-Prinzip bekannt geworden ist. Fassen Sie sich deshalb so kurz wie möglich, denn so sparen Sie Ihre Zeit und die des E-Mail-Empfängers.

Extra-Tipp:

Nicht nur Ihr Absender taucht immer wieder auf, auch in den E-Mail-Schreiben verwenden Sie garantiert öfter dieselben Formulierungen. Mit Textbausteinen arbeiten Sie schneller und erleichtern sich den Arbeitsalltag. Lesen Sie hier, wie Sie mit Textbausteinen Zeit sparen.

 

e-mail-management-mit-textbausteinen-arbeiten
Ein Mausklick genügt, schon ist ein Textbaustein in Ihrer E-Mail eingefügt.

 

Tipp Nr. 5: Effizientes E-Mail-Management ist einfach und eindeutig

Schreiben Sie eindeutige E-Mails, indem Sie jeweils nur ein Thema ansprechen. Das erhöht die Chance auf eine rasche Antwort des Empfängers, weil sich ein einzelnes Thema schneller bearbeiten lässt als mehrere unterschiedliche. Verwenden Sie viel Sorgfalt auf eine aussagekräftige Betreffzeile. Statt Anfrage nennen Sie entscheidende Informationen: Anfrage zu Ihrer Bestellung vom 28.7.2018. Damit weiß der Empfänger sofort, worum es geht und kann die Mail entsprechend zuordnen. Senden Sie Ihre Mail nur an die wirklich zuständigen Personen und stetzen Sie die „CC”-Funktion nur sparsam ein.

Extra-Tipp:

Seitdem im Mai 2018 die Datenschutz-Grundverordnung in Kraft getreten ist, sollten Sie E-Mails mit vertraulichem Inhalt verschlüsselt verschicken. Das klingt komplizierter als es wirklich ist. Damit der Empfänger eine von Outlook verschlüsselten Nachricht lesen kann, muss er über denselben Schlüssel verfügen wie der Sender. Die digitale ID enthält ein Ver- und Entschlüsselungs-Zertifikat. Dieses wird dem jeweiligen Kontakt im Adressbuch hinzugefügt und abgespeichert. Die genaue Anleitung finden Sie in diesem Blog-Beitrag: Outlook-Verschlüsselung-E-Mails mit Zertifikat unlesbar machen.

Darauf kommt es an

Entscheiden Sie sich für einen benutzerfreundlichen Umgang mit dem digitalen Postverkehr, dann haben Sie ein schnelles und unkompliziertes Medium an der Hand. In meinem kostenlosen eBook „E-Mail-Stress ade” finden sie weitere Ideen für ein kluges E-Mail-Management. Die praxiserprobten Tipps helfen Ihnen, effizient und erfolgreich mit Ihren E-Mails umzugehen.

e-mail-management-stress-ade
eBook E-Mail-Stress ade

Darauf kommt es an

Der E-Mail-Verkehr nimmt immer mehr zu. Ziehen Sie deshalb die Reißleine, bevor Sie von Ihrer digitalen Post überschwemmt werden. Anfangs fallen Sie wahrscheinlich öfter in alte, uneffektive Muster zurück. Ärgern Sie sich nicht sondern probieren Sie es weiter. Irgendwann ist das effiziente E-Mail-Management für Sie zur Routine geworden.

 

Was der Tipp bewirkt

Sie arbeiten viel entspannter, wenn Sie Ihre elektronische Post überlegt und effizient erledigen. Sie stecken nicht mehr ständig unter Zeitdruck und haben den Kopf frei für wichtige Aufgaben.

 

Und Sie?

Haben Sie weitere Möglichkeiten gefunden, die E-Mail-Flut energiesparend zu handhaben? Schreiben Sie mir von Ihren Erfahrungen, ich freue mich darauf!

 

Das könnte Sie auch interessieren...

Klein aber gemein: Wenn aus harmlosen E-Mails fiese Zeitkiller werden

Wissen, was drin ist – so organisieren Sie Ihren E-Mail-Posteingang!

Automatische E-Mail-Signatur in Outlook mit Logo erstellen

7 Tipps für mehr Ordnung in Ihrer E-Mail-Ablage



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft Outlook? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu Outlook für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: