E-Mail Stress ade – Teil 2 von 3



Wie Sie weniger Zeit mit Ihrem E-Mail-Chaos verbringen und stattdessen wirklich etwas für Ihr Business tun

Geht es Ihnen auch so?: Der Vormittag ist schon wieder vorbei, die Kollegen gehen bereits zum Essen, und Sie haben das Gefühl, Sie haben noch gar nichts geschafft, weil Sie nur damit beschäftigt waren, Ihr E-Mail-Chaos zu bearbeiten. Ein kleiner Trost: Damit sind Sie nicht alleine. Eine Umfrage hat nämlich ergeben, dass ein Mitarbeiter im Durchschnitt täglich etwa eine Stunde am Tag für die Bearbeitung von elektronischen Nachrichten verwendet – deutlich zu lange, wie Jürgen Kurz findet. Der aus Radio und TV bekannte Effizienz-Experte und „Büro-Aufräum-Papst“ kennt dieses Problem aus seiner langjährigen Arbeit als Berater für viele namhafte Unternehmen nur zu gut. In seinem neuen E-Book „E-Mail-Stress ade“ verrät er deshalb 10 sofort umsetzbare Tipps, wie man mithilfe der Outlook-Funktionen deutlich effizienter arbeiten kann. Kennen Sie schon Quicksteps? Nein? Dann haben wir hier schon einmal einen kleinen Vorgeschmack für Sie.

Hier kommen 3 wertvolle Tipps, mit denen Sie heute noch richtig Zeit sparen können:

E-Mail Chaos Schnelltest Zeitersparnis
Schnelltest für Ihre E-Mail-Effizienz

Outlook Quicksteps: Mehrere Arbeitsschritte mit einem Klick erledigen

Mehrere Arbeitsschritte, also Klicks, mit einem einzigen Mausklick ausführen – wäre das nicht toll, wenn das möglich wäre? Mit Outlook Quicksteps ist es das! Eine kurze Eingangsbestätigung an den Kunden schicken, dem Chef eine Benachrichtigung senden, eine Aufgabe aus der E-Mail als Erinnerung erstellen, die E-Mail archivieren – all das geht mit nur einem Klick. Statt fünf Minuten benötigen wie hierzu nur noch eine Sekunde. Quicksteps bietet bereits einige vordefinierte Arbeitsschritt-Folgen an, Sie können aber auch Ihre ganz individuellen, benutzerdefinierten Einstellungen wählen. Auch dies erklärt das E-Book, sodass der Leser diese Funktion sofort nachvollziehen und umsetzen kann. Mit dieser Methode gewinnen Sie pro E-Mail 30 Sekunden Zeit. Klingt nicht viel? Dann rechnen Sie mal hoch: Bei 30 E-Mails pro Tag und 220 Arbeitstagen würden Sie aufs Jahr gesehen eine ganze Arbeitswoche Zeit einsparen!

E-Mail Chaos Outlook QuickSteps
Outlook - mit QuickSteps bei jeder E-Mail Zeit sparen

Zeit ist Geld: Verwenden Sie Vorlagen!

Sei es die Angebotsbestätigung an einen Kunden, die Nachbestellung von Büromaterialien oder eine routinemäßige Info an Kollegen – bei vielen Texten mit selbem Wortlaut könnte man sich die Tipparbeit sparen, würde man mit E-Mail-Vorlagen arbeiten, weiß Jürgen Kurz. Wie einfach Sie eine E-Mail als Vorlage abspeichern, beschreibt der Effizienz-Experte ebenfalls in seinem E-Book. Einmal gespeichert, genügt ein Doppelklick, um die bereits ausgefüllte Nachricht zu öffnen, und ein Klick mehr, um sie zu versenden. Extra-Tipp: Speichern Sie die Vorlage auf dem gemeinsam genutzten Laufwerk ab, so können auch Ihre Kollegen darauf zugreifen!

Nutzen Sie Shortcuts!

Einer der Effizienztipps schlechthin für nahezu alle PC-Anwendungen, so Jürgen Kurz, ist das Arbeiten mit Tastenkombinationen. Im E-Book „E-Mail-Stress ade“, das unter www.buero-kaizen.de kostenlos zum Download bereit steht, sind die wichtigsten Shortcuts für Windows und Microsoft Outlook auf einen Blick aufgelistet. Fangen Sie gleich heute damit an – Sie werden sehen, wie viel Zeit sich hiermit einsparen lässt!

Weitere Tipps & Tricks gibt Jürgen Kurz darüber hinaus in seinem Blog www.buero-kaizen.de/blog





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