Dynamics 365 in Microsoft Teams integrieren: Für den schnellen Zugriff auf relevante Geschäfts- und Kundendaten




Die Integration der Business-Analytics-Software Dynamics 365 in Microsoft Teams hat gleich einen doppelten Nutzen. So können Sie einerseits ein Teams gründen, um mit den vielseitigen Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen in Teams einfacher an den Dynamics-Datensätzen zusammenarbeiten zu können. Und Sie können andererseits auch einzelnen Projekt-, Marketing- oder Vertriebsteams einen gezielten Zugriff auf die jeweils benötigten Dynamics-Datensätze gewähren, damit diese alle benötigten Informationen zentral zur Verfügung haben.

Was ist das Problem?

Wissen ist Macht. Deswegen muss sensibles Wissen auch vor unsachgemäßer Verwendung geschützt werden – nicht jeder Mitarbeiter darf die Inhalte auch überall ändern, bearbeiten oder löschen.

  • Die Integration von Dynamics 365 in Microsoft Teams macht die zu einem bestimmten Kanal-Thema dazugehörigen Dynamics-Datensätze für alle Teamsmitglieder einsehbar. Aber nur die Mitglieder mit einer gültigen Dynamics-Lizenz können die Datensätze dann auch direkt in Teams bearbeiten.
  • So können Sie bedarfsgerecht wichtige Informationen und Daten zu den jeweils relevanten Unternehmensprozessen zur Verfügung stellen (von Sales und Service bis Finance und Marketing), ohne dabei das Zepter aus der Hand zu geben.
  • Praxisbeispiel: Für wichtige Topkunden kann beispielsweise ein eigenes Vertriebsteam in Teams zur Kundenpflege gegründet werden. Diesem Kundenteam können dann die entsprechenden Kundenkontodaten aus der ERP-, CRM- und RMS-Lösung Dynamics 365 an eine Registerkarte angeheftet/gepinnt werden.

So funktioniert es:

Schritt 1: Die Dynamics 365 App in Microsoft Teams integrieren

Die Dynamics 365 App zur Einbindung der ERP-/CRM-Lösung in Teams ist momentan lediglich in Nordamerika bereits als Vollversion downloadbar. In Europa ist derzeit nur eine Preview-Version verfügbar, mit einem noch etwas abgespecktem Funktionsumfang.

  • Öffnen Sie Ihr Teams, klicken Sie in der Menüspalte links unten auf die Option → Apps und geben Sie dann → Dynamics 365 in die Suchleiste ein. Klicken Sie anschließend auf die angezeigte Dynamics-Kachel (siehe Abbildung 1).
  • Den Zugriff auf die Dynamics-App in Teams erhalten allerdings nur Nutzer mit einer gültigen Dynamics-Lizenz. Durch die Integration der App erhalten Sie ein neues Dashboard für die Dynamicsanwendung innerhalb von Teams (siehe Schritt 2).

Schritt 2: Dynamics 365 nur für den persönlichen Zugriff freischalten oder für das Team freigeben?

Teams bietet die praktische Möglichkeit, andere Anwendungen (Programme, Tools) in einer gemeinsamen Bedienoberfläche zu bündeln. Das Ziel: Ein digitaler Arbeitsplatz mit dem schnellen Zugriff auf alle benötigten Ressourcen. Bei der Integration von Dynamics 365 in Teams haben Sie nun die Wahl, ob Sie nur einen persönlichen Zugriff auf die Datensätze von Ihrer Teamszentrale aus wünschen, oder ob Sie diese für das gesamte Team freigeben wollen.

  • Persönlicher Zugriff: So können Sie persönlich aus Ihrem Teams heraus beliebige Dynamics-Inhalte einsehen und bearbeiten, ohne die Teamsanwendung dafür verlassen zu müssen. Gleichzeitig werden Sie über den Aktivitäten-Feed über wichtige Änderungen informiert. Das persönliche Dynamics-Dashboard in Teams öffnen Sie nach der Integration der App durch einen Klick auf die drei Punkte im Menü ganz links → Weitere hinzugefügte Apps.
  • Für das Team freischalten: Wenn Sie Dynamics 365 in einen Teams-Kanal integrieren, wird eine vollständig funktionsfähige Registerseite für die ausgewählten Module erstellt, die alle Teamsmitglieder einsehen können. Hier steht dann auch ein eigener Unterhaltungs-Chat zur Verfügung, um über den Inhalt der Registerkarte „vor Ort“ diskutieren zu können. Klicken Sie für das Anpinnen an eine Registerkarte einfach auf das Plus neben den Registerkarten → Registerkarte hinzufügen und wählen Sie dann die Dynamics-Kachel und entsprechende Entitäten und/oder Datensätze aus. Das Anpinnen der Dynamics 365 Datensätze an eine Registerkarte kann allerdings nur von dem Kanal-Besitzer selbst durchgeführt werden. Die Bearbeitung der Datensätze wiederum ist nur mit einer gültigen Schreibberechtigung möglich.
Abbildung I: Für den persönlichen Zugriff auf Dynamics 365 müssen Sie die App zuerst noch in Ihrem Teams freischalten. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Nicht nur Dynamics 365, sondern auch Microsoft Forms in Teams einbinden

Durch die Integration von Dynamics 365 in Teams ermöglichen Sie also einen schnellen Zugriff auf wichtige Unternehmens-, Geschäfts- und Kundendaten direkt aus der Teamsanwendung heraus. Besonders praktisch ist, dass dies auch Nutzer ohne gültige Dynamics-Lizenz umfasst (dann allerdings lediglich zur An- und Einsicht).

  • Eine besonders praktische Teamsfunktion für die gemeinsame Zusammenarbeit sind die jeweils separaten Unterhaltungs-Chats pro Registerkarte, was die Kommunikation übersichtlich kanalisiert. So können sich alle bearbeitenden Mitglieder direkt vor Ort zu dem Thema austauschen.
  • Diese Unterhaltungs-Chats lassen sich nun noch gewinnbringender nutzen. Denn durch die Integration des Umfragetools Forms in Teams lassen sich in diesen Chats ganz einfach Blitzumfragen abhalten. So können Sie beispielsweise schnell und einfach Abstimmungen zu kontroversen Punkten in dem in Teams eingebundenen Dynamics-Datensatz (oder auch neuen Ideen und Problemlösungsstrategien dazu) abhalten.
  • Wie Sie das praktische Fragebogen- und Umfragetool in Teams einbinden, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Forms in Teams integrieren: Für schnelle Quick-Poll-Umfragen im Team oder das gemeinsame Erstellen von Umfragebögen“.

Und Sie?

Ob Dynamics 365, Forms, Trello, Planner, Excel- oder PowerPoint-Tabellen. Die Möglichkeit, andere Programme in eine Registerkarte der Kommunikations- und Kollaboration-Drehscheibe Teams zu integrieren, ist einfach genial. Was Microsoft Teams sonst noch alles kann und bietet, haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial

Neun Gründe für Office 365

Dauer 01:54 Minuten




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