Haben Sie schon mal gestoppt, wie lange Sie am Tag nach etwas suchen? Durchschnittlich verbringen Büroangestellte eine Stunde pro Tag mit Suchen. Eine Stunde!
Dass das nicht gerade die Goldmedaille der Effizienz verdient, muss ich Ihnen nicht sagen. Aber es gibt noch weitere Faktoren, die den Durchblick im Büro verhindern. Damit Sie einmal herausfinden können, wie das bei Ihnen so aussieht, habe ich diesen Test für Sie entwickelt.
Der kleine Test für Ihren Durchblick im Büro
Lesen Sie alle Fragen aufmerksam durch und beantworten Sie jede Frage mit Ja oder Nein.
| Haben Sie in unmittelbarer Nähe Ihres Arbeitsplatzes nur Dinge, die Sie täglich benutzen? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Auf Ihrem Schreibtisch befinden sich ausschließlich Unterlagen, die Sie für die augenblickliche Aufgabe benötigen? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Verfügen Sie über nur ein Posteingangskörbchen für alle Eingänge? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Arbeiten Sie mit einer zuverlässigen Methode der Wiedervorlage? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Arbeiten Sie mit einem System für Ihre Zwischenablage, das Sie alle nötigen Dokumente innerhalb von maximal 1 Minute wiederfinden lässt? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Finden sich Kollegen in Ihren Arbeitsunterlagen zurecht – z. B. in Ihrer Abwesenheit? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Nutzen Sie Checklisten? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Ist Ihnen bei jedem Dokument jederzeit klar, wohin es abgelegt werden soll? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Verfügen Sie im Büro über schriftlich dokumentierte Spielregeln? | ☐ Ja | ☐ Nein |
| Erfasst Ihr Unternehmen die Verwaltungskosten – und setzt diese in Bezug zum Gesamtergebnis? | ☐ Ja | ☐ Nein |
Ihre Auswertung - So viel Durchblick haben Sie!
Zählen Sie nun, wie oft Sie „Ja” angekreuzt haben – und bestimmen Sie Ihren Effizienz-Faktor!
10 Mal
Bravo – Sie sind ausgezeichnet organisiert und kennen die wichtigen Effizienz-Techniken aus dem Effeff! Wenn Sie noch dazulernen wollen, kann Ihnen die ein oder andere Fortgeschrittenen-Technik noch einen Zusatzschub verschaffen – z. B. indem Sie täglich einen Arbeitsplan für den nächsten Tag aufstellen, indem Sie Ihre täglichen Aufgaben stärker priorisieren, Besprechungen effizienter durchführen https://www.buero-kaizen.de/jour-fixe-meeting-2/ oder Personal-Kanbans benutzen.
7-9 Mal
Sie wissen bereits einiges über die optimalen Spielregeln im Büro und haben viel Durchblick. Einige weitere Anregungen zur Arbeitsorganisation würden Sie spürbar noch weiter voranbringen. Schauen Sie sich hier im Blog einmal um: zum Beispiel beim Thema Papierkorb, der Arbeit mit Checklisten oder beim Thema Zeit sparen.
3 - 6 Mal
Ihr Durchblick im Büro ist schon ganz gut, aber noch ausbaufähig. Befassen Sie sich näher damit wie Sie Ihren Büroalltag effizienter gestalten können – es lohnt sich für Sie! Machen Sie doch mal meinen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit, denn der kann Ihre Effizienz stark erhöhen.
1-2 Mal
So richtig gut ist Ihr Durchblick leider noch nicht. Aber verzagen Sie nicht – das lässt sich alles aufholen und ist dabei gar nicht mal so schwer. Schauen Sie doch mal in meine Bücher „Für immer aufgeräumt. Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro“ und „Für immer aufgeräumt – auch digital. So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos“. Sie werden staunen, wie Ihre Büroeffizienz ganz extrem wächst, wenn Sie sich mit diesen Grundlagen beschäftigen und meine Ratschläge in die Tat umsetzen!
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!