Sie müssen an den Druckkosten sparen? In Zeiten der Digitalisierung aller Arbeitsbereiche scheint das ja ganz einfach zu sein: Digitalisieren wir halt alles! Doch ist das aus guten Gründen keine Lösung für alle Fälle. Was können Sie also tun?
Gedrucktes ist nicht ausnahmslos durch Digitalisierung zu ersetzen
Als die Digitalisierung aufkam, atmeten die Umweltschützer auf: Endlich würde in Büros nicht mehr so viel Papier verbraucht! Sogar von papierlosen Büros war die Rede. Doch es sollte anders kommen. Von papierlos kann bis heute gar nicht die Rede sein.
Noch immer werden über 50 Prozent aller Prozesse in Unternehmen auf Papierbasis abgewickelt, hat eine Studie 2017 herausgefunden.
Das hat aber teilweise gute Gründe. Denn mittlerweile weiß man: Das, was nur am Bildschirm gelesen wird, bleibt nicht so gut im Gedächtnis haften wie das, was man auf Papier liest. Doch nicht nur das: Auch die juristische Nachweispflicht (z. B. in Bezug auf die Aufbewahrungsfristen) verlangt in vielen Fällen noch, dass Dokumente im Original auf Papier erhalten bleiben. Und Rechnungen dürfen noch gar nicht so lange und nur unter bestimmten Bedingungen ausschließlich digital erstellt und versandt werden.
Doch wenn Sie Druckkosten sparen wollen, dann habe ich hier Tipps für Sie, wie das am besten gehen kann.
Drucken Sie nur das Wichtigste aus
Noch immer wird vieles einfach auf Verdacht ausgedruckt und dann doch weggeworfen. Das verursacht unnötige Papier- und Druckkosten und könnte ganz einfach durch eine unternehmensweite Regelung verhindert werden. Lassen Sie alle nur das Wichtigste ausdrucken und alles andere, das noch gebraucht wird, digital archivieren https://www.buero-kaizen.de/digitale-archivirung/ und per täglicher Datensicherung https://www.buero-kaizen.de/datensicherung/ noch zusätzlich sichern.
Fügen Sie einen Hinweis in Ihre E-Mail-Signatur ein
Sicher haben Sie schon unter manchen E-Mails diesen oder einen ähnlichen Hinweis gesehen: [kursiv]Bitte drucken Sie diese E-Mail nur aus, wenn es unbedingt nötig ist.[/kursiv] Oftmals wird statt eines Hinweises auf den Umweltschutz ein kleines Baum-Icon daneben gesetzt. Der Hinweis wird bis heute gebraucht, denn es werden noch immer Mails und ihre Anhänge ausgedruckt, ohne dass wirklich eine Notwendigkeit dafür bestünde.
Fügen Sie diesen Hinweis in Ihre Signatur ein, auch in die unternehmensinterne. So bringen Sie die Einsparung von Druckkosten und Papierkosten auch noch einmal ins Gedächtnis Ihrer Angestellten.
Lassen Sie Vorlagen nur dann drucken, wenn es günstig ist
Bestimmte Vorlagen, insbesondere wenn sie farbig sind, sollten Sie von einer Druckerei drucken lassen. Das ist wesentlich sparsamer, als wenn Sie sie jedesmal am eigenen Drucker mit ausdrucken.
Schwarz-weiß-Drucker statt Farbdrucker
Nutzen Sie auch nur dann einen Farbdrucker im Büro, wenn die Farbe für Ihre Papierdokumente wirklich nötig ist. Für alle anderen Dokumente genügt der Schwarz-weiß-Drucker, was auch zu einer Kostenreduktion beim Druck führt.
Nutzen Sie eher einen Laserdrucker als einen Tintenstrahldrucker – Laserdrucker sind zwar in der Anschaffung teurer, doch amortisieren sie sich auf lange Sicht, da nicht ständig Farbkartuschen nachgekauft werden müssen.
Digitalisieren Sie Ihre Wissensdatenbank
Längst nicht alles, was in eine Wissensdatenbank https://www.buero-kaizen.de/wissensdatenbank/ gehört, muss auch auf Papier gedruckt sein. Digitalisieren Sie die Wissensdatenbank, legen Sie die Dokumente systematisch und in nachvollziehbarer Ordnung ab, und machen Sie sie allen Angestellten leicht zugänglich. Auch so reduzieren Sie Papierverbrauch und Druckkosten.
Beschränken Sie das Sichtbuch auf das Notwendigste
Ein Sichtbuch sollte nur das nötigste Wichtige enthalten, nicht alles, was im Unternehmen an Daten, Listen, Shortcuts usw. gebraucht wird. Außerdem ändern sich die Daten im Sichtbuch öfter mal – da ist es wichtig, dass die aktuellsten Sachen im Intranet verfügbar und leicht zugänglich sind. Und dass dann eben nur das Wichtigste gedruckt wird.
Bieten Sie Ihre Mitarbeiterzeitung und Kundenzeitschrift auch digital an
Haben Sie eine Mitarbeiterzeitung oder Kundenzeitschrift, dann bieten Sie sie auch digital an. Sie werden sehen, dass sich der Verbrauch an gedruckten Papierzeitungen und -zeitschriften dadurch reduziert.
Mit kleinen Schritten zum Erfolg und zur Reduktion der Druckkosten
Sie sehen, es sind eigentlich nur kleine Schritte, die dazu führen, dass Sie Druckkosten einsparen können. Das sieht momentan vielleicht nur nach ein paar Cents aus. Doch ich garantiere Ihnen, dass da übers Jahr eine Menge Geld zusammenkommen kann, das Sie anderweitig nutzen können – wenn Sie mögen z. B. in Geschenke für Ihre Mitarbeiter oder in Fortbildungen.
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