Szenen aus dem Büroalltag: Zur Strategie-Besprechung wird die 35-seitige Präsentation für jeden der zwölf Teilnehmer ausgedruckt – in Farbe. Das Werbemailing in Auflage von 3000 Stück wird im Haus produziert, gleiches gilt für die 1000 Flyer zum Tag der offenen Tür und der Gebäudeplan für Gäste wird 500 Mal auf dem Kopierer vervielfältigt. Es ist praktisch, wenn man alles im Haus machen kann und außerdem ist es am billigsten, oder? Nein, eben nicht.
Das Problem: Mangelndes Bewusstsein für Kosten und Alternativen
In vielen Unternehmen werden große Mengen auf eigenen Geräten ausgedruckt. Diese sind schließlich da und vor allem in größeren Büros sind sie nicht selten sehr leistungsstark. Wenn man Geräte hat, die alles willig ausspucken, wird man außerdem sorglos. Drucken ist so natürlich wie der Griff zur Kaffeetasse. Dabei verliert man oft zwei wichtige Punkte aus den Augen:
- jeder Ausdruck kostet Geld
- oft gibt es Alternativen, die günstiger sind, z.B. Offsetdruck oder der Copy-Shop um die Ecke
Tipp Nr. 1: Kosten aufführen
Kleben Sie auf jedes Gerät einen Hinweis, der die Kosten nennt. Am besten nennen Sie die Kosten für alle Druckvarianten: Schwarz-weiß, Farbe sowie einzel- und doppelseitiger Druck.
Falls Sie nicht wissen, wie hoch Ihre Druckkosten sind: Auf der Seite von Printer-Economy-Check können Sie Ihre Druckkosten online errechnen lassen.
Tipp Nr. 2: Alternativen nennen
Vielen Mitarbeitern ist nicht bewusst, welche Alternativen es gibt. Werbemailings in großer Auflage werden zum Beispiel am günstigsten im Offset-Druck erstellt. Bei umfangreichen Kopien ist ein Copy-Shop oft preiswerter als die eigenen Geräte.
Hängen Sie deshalb an jedem Drucker und Kopierer einen Hinweis aus mit
- Adressen von Druckereien
- Preislisten
- internen oder externen Ansprechpartnern
Tipp Nr. 3: Standarteinstellungen auf schwarz-weiß setzen
Oft werden Dokumente in Farbe ausgedruckt, obwohl schwarz-weiß genügen würde. Ein simpler Trick ist, die Druckereinstellungen standartmäßig auf schwarz-weiß zu setzen. Dies geht über die Systemsteuerung des Computers. Unter „Geräte und Drucker” lassen sich die Druckoptionen für die einzelnen Geräte einstellen.
Extra-Tipp: Sparpotenziale bei Aushängen nutzen
Hinweiszettel oder Aushänge eignen sich hervorragend, um in kleinen Dingen Geld zu sparen. Laminieren Sie Blätter, die Sie mehrfach nutzen. So halten diese länger. Wenn Sie bei Aushängen regelmäßig nur einzelne Worte oder Zahlen ändern müssen, können Sie dafür Post-ist einsetzen, statt das ganze Blatt neu auszudrucken. Kleinvieh macht auch Mist. Jeder Ausdruck den Sie sparen, macht sich langfristig positiv in Ihrer Kasse bemerkbar.
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Welche Strategie nutzen Sie?
Jedes Unternehmen hat einen anderen Weg, seine Kosten im Rahmen zu halten. Was ist Ihre Strategie, um Druckkosten zu sparen? Schreiben Sie mir. Ich bin gespannt.
