Schluss mit dem Suchen nach doppelten Dateien: Geben Sie Ihren Dokumenten eine Heimat!



Problematisch bei der Ablage von Dokumenten ist nicht das Ablegen, sondern das Wiederfinden. Das wird nicht einfacher, wenn wir denken: Doppelt hält besser.

Was ist das Problem?

Das Prinzip „Doppelt hält besser” übt auf viele einen Reiz aus. Der Gedanke, noch etwas in Reserve zu haben, falls etwas schief läuft, gibt Sicherheit. Aber würden Sie zum Gürtel auch noch Hosenträger anziehen? Ist es wirklich notwendig, Dateien doppelt oder sogar dreifach zu speichern und E-Mails im Postfach, als Ausdruck und als PDF abzulegen?

Das Problem bei der Ablage von Dokumenten ist nicht das Ablegen, sondern das Wiederfinden! Klick um zu Tweeten

Sehr schnell ist unklar:

  • Welche Version ist aktuell?
  • Wurde in allen Ordnern auch der gesamte Vorgang ablegt oder fehlt plötzlich eine entscheidende Information?
  • Kann jeder und jede innerhalb kürzester Zeit auf den gesamten Vorgang zugreifen oder müssen Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammengesucht werden?

Die Suche nach Dateien ist laut unserer gemeinsam mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchgeführten Online-Befragung eine der größten Ablenkungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nach eigenen Angaben verlieren sie 6,5 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach digitalen Dateien.

Die Lösung: Reduzieren Sie Suchzeiten, indem Sie Ihren Dateien eine eindeutige Heimat geben!

So funktioniert es

Verwirrung mit dem Suchen doppelter Dateien und Datenchaos lassen sich vermeiden, wenn Sie auch bei der Ablage von Dokumenten das Büro-Kaizen®-Prinzip „Alles hat einen Platz. Alles hat seinen Platz!” beachten. Die nachfolgenden Tipps helfen Ihnen, in Zukunft die doppelte Ablage von Dateien zu vermeiden.

Tipp 1 gegen doppelte Dateien: Arbeiten Sie mit Datei-Verknüpfungen

Für die meisten Dateien sind verschiedene Speicherorte sinnvoll. Ein Angebot für einen Kunden kann z. B. unter der jeweiligen Kundennummer und in einem Ordner für Angebote abgelegt werden. Beides erscheint sinnvoll und an beiden Stellen sollte die Datei schnell auffindbar sein. Legen Sie in diesen Fällen Verknüpfungen an, die auf die gleiche Datei verweisen. (Auf Apple-Computern heißen Verknüpfungen „Alias”). Ihre Datei bleibt so immer aktuell und kann gleichzeitig an unterschiedlichen Stellen aufgefunden werden.

Tipp 2 gegen doppelte Dateien: Legen Sie Archivordner an!

Nicht selten finden sich in Projektordnern Dateien, die schon längst veraltet oder bereits erledigt sind. Wenn es sein kann, dass sie irgendwann noch einmal gebraucht werden, dürfen sie nicht gelöscht werden.

Doch je mehr solcher Dokumente in einem Ordner liegen, desto schneller verliert man die Übersicht. Behalten Sie nur die aktuelle Version im Projektordner und verschieben Sie alle anderen Varianten in ein Archiv. Alternativ kann es in manchen Fällen sinnvoll sein, weiter zu differenzieren und zusätzliche Ordner wie „Final” oder „Entwurf” bzw. „Verworfen” anzulegen.

Tipp 3 gegen doppelte Dateien: Geben Sie bei Dokumenten den Pfad an

Immer wieder kommt es vor, dass man sich bei ausgedruckten Dokumenten fragt: Wo finde ich diese Datei auf der Festplatte? Nehmen wir z. B. an, ein Teilnehmer ruft nach einem Seminar bei uns an und fragt nach einer bestimmten Checkliste, die er nicht nur in ausgedruckter sondern auch in digitaler Form haben möchte. Wenn auf der Checkliste ein Pfad steht, kann er diesen unserer Sekretärin durchgeben. Beide kennen sich nicht und können trotzdem einfach die Zusendung der Dateien in die Wege leiten.

Was der Tipp bewirkt

  • Benötigte Dateien werden schnell gefunden!
  • Sie greifen in Zukunft nur noch auf die aktuelle Version einer Datei zu!
  • Sie gewinnen Zeit und Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge!

Extra-Tipp gegen doppelte Dateien: Führen Sie Ablage-Spielregeln ein.

In unserem Blogbeitrag „Optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem” haben wir beschrieben, wie wir in unserem Unternehmen tempus, bei der Ablage von Dateien vorgehen. Schauen Sie gerne einmal rein!

Und Sie?

Haben Sie Fragen zur digitalen Ablage? Schreiben Sie uns, wir suchen gerne mit Ihnen gemeinsam nach einer Lösung.



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