Lästige Dokumentenablage vor dem Urlaub? Machen Sie klar Schiff!



Mal ehrlich, kennen Sie diese Situation nicht auch? Der Kollege im Büro hat Urlaub und Sie haben die Vertretung. Die Projektdeadline rückt näher und es ist noch so viel zu tun. Doch wo hat Ihr Kollege nur die erforderlichen Dokumente abgelegt? Wären sie doch nur auffindbar – direkt und ohne langes Suchen. Gerade in Stresssituationen findet man oft nicht das, was man eben sucht und gerade in diesem Moment dringend benötigt. Das gibt Ärger. Kommt es öfter vor, ist das zudem Gift fürs Team.

Das ist das Problem

Die Kette der Konsequenzen wird oftmals unterschätzt. Werden durch fehlende Ordnung oder Sorgfalt Unterlagen verbummelt und somit Termine versäumt, verärgern Sie schnell auch Ihre Kunden und Geschäftspartner. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch Geld. Möchten Sie im Urlaub gestört werden, weil ihre Kollegen Dokumente nicht finden? Wer will das schon?

Bevor der Papierberg auf Ihrem Schreibtisch zusammenbricht und Ihre Kollegen Ihnen nach dem Urlaub böse Blicke zuwerfen, können Sie mit wenigen Schritten reinen Tisch in Ihren Dokumenten machen. Mit einem einfachen, durchdachten System kein Problem. Wir zeigen Ihnen wie:

Jedes Dokument mit System abgelegt
Jedes Dokument sollte mit System abgelegt werden können, dass kein Papierchaos entsteht.

Papier ist geduldig. Sind Sie es auch?

Wer suchet, der findet: Auch im privaten Bereich kann sich der Dokumentendschungel oft ungehindert ausbreiten: Werbebriefe und Postwurfsendungen mischen sich munter mit Artikeln aus Zeitungen und Zeitschriften, die „sicher noch irgendwann einmal nützlich“ sind. Eigene Notizen liegen zwischen wichtigen Quittungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Keine gute Idee.

Haben Sie Mut zum Ausmisten

Werfen Sie weg, was Sie nicht benötigen. Sie denken: „Wenn das nur so einfach wäre …!” Das ist es! Hier hilft die sogenannte „4-Quadranten-Methode”, das Arbeitsgeheimnis vieler US-Präsidenten und wird landläufig auch „Eisenhower-Regel” genannt. Die Anwendung ist denkbar einfach: Sie teilen dazu Ihren Schreibtisch oder auch den Fußboden optisch in vier Felder auf oder besorgen sich vier, möglichst gleich große Kartons. Die vier Felder oder Kartons werden mit den folgenden W-Wörtern beschriftet.

  • Wegwerfen: In Feld 1 kommt alles, was direkt entsorgt werden kann.
  • Weiterleiten: Feld 2 enthält alle Dokumente, die Sie an Kollegen zur Erledigung weitergeben können.
  • Wichtig: In Feld 3 legen Sie alles, was Sie wirklich in der nächsten Zeit erledigen müssen, z.B. ordentlich in Ordner ablegen
  • Wunder: Dieses Feld wirkt so, wie sein Name. Alles, was Sie in Feld 4 ablegen, können Sie sofort erledigen – während der Sortier- und Aufräumaktion. Ein Beispiel: Sie müssten längst einen wichtigen Anruf tätigen. Tun Sie das jetzt. Sollte der Gesprächspartner nicht erreichbar sein, kommt das Dokument in Feld 3.

Ganz wichtig ist bei der Anwendung, dass immer eindeutig zugeordnet wird und keinesfalls ein „Zwischenhäufchen” oder sogar ein fünftes oder gar sechstes Feld entsteht. Auch sollten Sie jedes Papier nur einmal anpacken. Wer diese Regeln befolgt, hat mit dieser Methode schnellen Erfolg. Garantiert.

Dokumentenablage mit Sinn und Ziel

Sie sind nach der oben beschriebenen Methode vorgegangen? Prima, dann sind somit alle unerledigten Schriftstücke sortiert. Die Dokumente, die in Feld 3 gelandet sind, sollten nun zeitnah und ordentlich abgelegt werden. Dazu gibt viele verschiedene Ablagesysteme. Je nach Branche, Unternehmen und Firmengröße kann es hier individuelle Vorschriften geben, die Sie befolgen müssen. Die eindeutige und aussagekräftige Beschriftung der Aktenordner spart bei der Suche nach wichtigen Schriftstücken viel Zeit. Eingangsrechnungen für dieses Jahr wandern demnach in den Ordner „Eingangsrechnungen 2016”.

Jedes Dokument im Ordner ensortiert
Schaffen Sie mit Ordnern ein Ablagesystem, worin jedes Dokument richtig abgelegt werden kann.

Innerhalb eines Ordners ist eine alphabetische Systematik z.B. nach Firma, zu empfehlen oder eine chronologische Abfolge z.B. nach Monaten. Bei kleineren Betrieben und Büros lassen sich Ordner auch zusammenfügen, hier ist weniger mehr.

Bei den restlichen Dokumenten eignen sich die altbewährten Mappen in einer Hängeregistratur. Da Hängemappen schlussendlich nur Behältnisse für die lose Blattsammlung darstellen, ist eine übersichtliche Sortierung unverzichtbarer denn je.

Dokument ablegen in Hängeregister
Auch Hängeregister sind geeignet für die Ablage von einem Dokument.

Will heißen: Auch diese beschriften Sie eindeutig. Wer zu einem laufenden Auftrag oder Projekt gern alles griffbereit hat, kann solche auftrags- oder projektbezogenen Unterlagen wunderbar nach Dringlichkeit zusammenstellen oder auch alphabetisch nach Kunden oder Zweck („Industriemesse Köln, 2016”). Schriftstücke, die zu abgeschlossenen Projekten und erfolgten Aufträgen gehören, heften Sie in den bereits genannten Ordnern ab.

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A-Z oder 0815?

Wie hieß nochmal der Versandhandel für das günstige Kopierpapier? Eine alphabetische Datenhaltung hilft in diesem Fall niemandem weiter. Lieferantenbezogene Informationen, die sie in regelmäßigen Abständen wieder benötigen, z.B. für die Bestellung von Büromaterial, werden unter eben diesem Schlagwort einsortiert.

Halten Sie es einfach. Vermeiden Sie eine zu komplizierte Ablagesystematik, die nur Sie durchschauen. Wo „Büromaterial” drauf steht, sollte auch Büromaterial drin sein. Stellen Sie sich auch immer wieder zur Kontrolle die Frage „Wird mein/e Kollege/Kollegin oder mein/e Chef/in die Dokumente finden, wenn Sie in meiner Abwesenheit danach sucht?”

Die 3 wichtigsten Faustregeln für einen aufgeräumten Schreibtisch sind:

    1. Unwichtiges wegwerfen
    2. Wichtige Dokumente sinnvoll sortieren und ordnen
    3. Ordner aussagekräftig beschriften

Ein Ausspruch des bekannten Erfolgsautoren John R.R. Tolkien lautet: Am längsten dauert die Arbeit, die man nie anfängt. Das ist hart, aber wahr. Deshalb rate ich Ihnen: Ärmel hochkrempeln und ‘ran ans Werk! Ordnung kann auch wahre Befreiung sein. Stellen Sie sich Ihren aufgeräumten Schreibtisch vor Ihrem inneren Auge vor. Wenn Ihnen der Anblick spontan ein Lächeln ins Gesicht zaubert, dann ist es höchste Zeit, zu entrümpeln. Und Sie können ganz entspannt in den Urlaub fahren.

Extra-Tipp

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