Hinweg, Disstress! Komm zu mir, Entspannung! So gehen Sie ohne Druck mit Ihren E-Mails um



Disstress im Büro? Kann doch gar nicht sein! Wir erinnern uns: Büroarbeit sollte durch Computer erleichtert werden. Doch viele Menschen klagen, dass ihre Arbeit stattdessen aufwändiger, komplizierter und unübersichtlicher geworden ist.

Nicht nur funktionieren die Programme oft nicht so wie sie sollen. Auch die Dateien sind kaum auffindbar. Und die Arbeitslast hat sich wesentlich erhöht. Wir müssen heute sehr viel mehr an einem Arbeitstag erledigen als noch vor zehn, zwanzig Jahren.

Das erhöht den Druck. Und in diesem Falle ist es kein positiver Druck. Sondern er bereitet den Menschen an ihren Arbeitsplätzen viel Stress – Disstress, um genau zu sein.

Was ist das Problem

Disstress ist das Gegenteil von Eustress. Während Eustress bedeutet, positiven Stress zu haben, ist Disstress etwas sehr Negatives. Und es ist manchmal gar nicht so leicht, herauszufinden, ob der eigene Stress noch Eu oder schon Dis ist.

Erkennen können Sie den negativen Stress zum Beispiel daran, dass sie sich angespannt, überlastet oder überfordert fühlen. Dass Sie das Gefühl haben, den Job nicht mehr richtig zu schaffen.

Vielleicht sind sie mit Ihrem Job auch längst schon sehr unzufrieden. Wenn es dann noch Druck von Ihren Vorgesetzten gibt, kann das Ganze sogar zu Gesundheitsproblemen bis hin zum Burnout führen. Denn Stress führt zu weiterem Stress, wir verlieren schneller die Geduld, wir kümmern uns nicht mehr so gut um uns selbst, und das Ganze endet in einem Teufelskreis.

Arbeit soll aber Spaß und nicht krank machen, finden Sie nicht auch? Mit meinen Tipps helfe ich Ihnen dabei, den negativen Stress, also den Disstress, im Büro deutlich zu vermindern. Und das geht so:

So funktioniert es

Das Chaos, das vielen Menschen am Arbeitsplatz so viel Disstress verursacht, hat zu einem erheblichen Teil mit dem Chaos im PC zu tun. Viel zu viele E-Mails auf der einen Seite. Viel zu viele Dateien auf der anderen.

Und alles wird entweder an einer zentralen Stelle gesammelt oder intuitiv irgendwo abgelegt, wo man es aber nie wiederfindet. Nicht gelesene oder nicht beantwortete E-Mails rutschen im Laufe der Zeit so weit nach unten, dass Sie sie glatt vergessen und schwören könnten, diese Mails nie erhalten zu haben.

Keine Sorge, das ist in den meisten Büros ganz normal, aber es führt eben leider auch zu negativem Stress. Was Sie dagegen tun können, zeige ich Ihnen mal am Beispiel von E-Mails.

Disstress am Arbeitsplatz benötigt Aufmerksamkeit
Disstress am Arbeitsplatz benötigt dringend Aufmerksamkeit und Hilfe.

1. Tipp: Leeren Sie den Posteingang

Schauen Sie mal nach: Wie viele E-Mails dümpeln gerade in Ihrem Posteingang vor sich hin? Bei vielen sind es mehrere Tausend. Richtig, MEHRERE TAUSEND! Natürlich hat dann niemand mehr den Überblick, was sich da alles angesammelt hat und ob da vielleicht etwas Wichtiges darunter war.

Der erste Schritt, um eine Übersicht zu bekommen, ist, in Ihrem Posteingang einen Unterordner anzulegen. Nennen Sie ihn „Von früher“ oder „Noch zu prüfen“ oder wählen Sie etwas, das Sie immer daran denken lässt, diesen Ordner nicht einfach nur weiter vor sich hin dümpeln zu lassen.

Und dann verschieben Sie alle, ja, genau, ALLE, E-Mails aus dem Posteingang dorthin. Jetzt ist Ihr Posteingang leer, und Sie können die nächsten Tipps befolgen. Lesen Sie dazu auch „Wissen, was drin ist – so organisieren Sie Ihren Posteingang“.

Nehmen Sie sich außerdem jeden Tag zehn bis fünfzehn Minuten Zeit, um die alten Mails zu durchforsten. Denn solche unerledigten Massenansammlungen von E-Mails können den Distress, den Sie spüren, sehr erhöhen. Fragen Sie sich: Was müssen Sie auf alle Fälle aufheben? Was kann einfach weg? Aber tun Sie dies immer erst, wenn Sie Ihre aktuellen Mails bearbeitet haben.

Disstress fordert Übersichtlichkeit und Ordnung
So schön übersichtlich sollte auch Ihr E-Mail-Posteingang aussehen, um keinen Disstress zu verursachen.

2. Tipp: Sichten Sie Ihre E-Mails nicht nur, sondern verarbeiteten Sie sie sofort

Der neue, leere Posteingang wird Ihren Distress schon vermindern. Damit der aber nicht gleich wieder aufflammt, sollten Sie ab sofort Ihre E-Mails nicht einfach nur sichten, sondern sofort verarbeiten. Schaffen Sie sich dafür ein Ordnersystem in Ihrem Posteingang, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Wenn Sie mehr Ordner anlegen als nötig, zum Beispiel für jeden Zweck einen, dann wird das System schnell wieder unübersichtlich. Prüfen Sie daher immer wieder mal nach, ob Ihre Struktur Ihnen nützt oder ob sie Ihnen doch wieder Disstress bereitet.

 

Und dann verarbeiten Sie alle eingehenden Mails nach diesen fünf Schritten:

  1. Löschen Sie alles, was nicht für Sie oder jemanden im Unternehmen relevant ist.
  2. Muss die Mail jemand anderes im Haus bearbeiten, leiten Sie sie sofort dorthin weiter.
  3. Müssen Sie nichts tun, aber die Mail dennoch aufheben? Dann verschieben Sie sie in den „Erledigt“-Ordner.
  4. Können Sie das, was sich aus der E-Mail ergibt, in zwei bis fünf Minuten erledigen? Dann tun Sie es sofort.
  5. Benötigen Sie mehr als fünf Minuten, um die Mail zu bearbeiten? Dann tragen Sie sich die Bearbeitung als festen Termin in Ihren Kalender ein, entweder zu einem Stichdatum oder für einen Tag, an dem Sie mehrere dieser E-Mails bearbeiten werden.

Vielleicht hilft Ihnen dabei auch mein Youtube-Film „Leertischler sind effizienter“. 

3. Tipp: Schreiben Sie schneller – mit kleinen Hilfen

Disstress kommt auch oft auf, wenn man vor einer Mail sitzt und sich lange überlegt, ob man sie so schreibt oder doch lieber etwas anders. Natürlich gibt es E-Mails, bei denen es auf eine korrekte oder sensible Wortwahl ankommt. Für die sollten Sie sich auch die entsprechende Zeit nehmen.

Doch häufig genügen einfach ein paar kurze Sätze. Und selbst die können Sie beschleunigen, indem Sie Shortcuts nutzen (wie zum Beispiel „STRG“ oder „CTRL“ oder „CMD“ + „A“  für „Alles auswählen“).

Außerdem können Sie längere Textstellen, die immer wieder vorkommen, in Ihre Autokorrektur eingeben. Das Ende der Mail: „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Jürgen Kurz“ können Sie, zum Beispiel, auf „mfg“ abkürzen und die Autokorrektur Ihres Schreibprogramms setzt stattdessen den vollständigen Gruß ein.

Achten Sie nur darauf, bei solchen Autokorrekturen dennoch freundlich zu bleiben. Viele setzen eine automatische Signatur ans Ende ihrer Mail, vergessen aber den Gruß zum Abschied. Und manche schreiben einfach ohne Anrede drauflos. Das kann bei Ihrem Gegenüber nicht sehr gut ankommen. Auch Ihre kurzen Sätze sollten so höflich und freundlich formuliert sein, wie es Standard in Ihrem Unternehmen ist.

Darauf kommt es an

Wenn der Disstress groß ist, möchte man gerne alles auf einmal und sofort umkrempeln, und dann soll das bitteschön auch sofort funktionieren. Wenn es das aber nicht tut, dann wird der Stress nur noch größer. Nehmen Sie sich daher nicht zu viel auf einmal vor. Selbst wenn Sie nur 80 Prozent Ihres Plans umsetzen, ist das erheblich besser, als wenn Sie 100 Prozent umsetzen, damit aber nicht klarkommen und bald in alte Muster zurückfallen.

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Gelassen und souverän am Arbeitsplatz – keine Chance mehr für Disstress!

Was die Tipps bewirken

Sie werden sehen, dass die Übersicht, Regelmäßigkeit und Ruhe, die in Ihrem neu geordneten Posteingang eintritt, dazu führt, dass Sie entspannen. Der Maileingang ist nicht mehr automatisch stressbehaftet und löst keine Überforderungsgefühle mehr aus. Selbst wer sich mit E-Mail-Schreiben schwertut, wird bemerken, dass es nun viel einfacher ist, sich dem ungeliebten Thema zu widmen.

Im besten Fall bringen Sie all Ihre Kolleginnen und Kollegen dazu, ihren Posteingang ebenfalls auf diese Weise zu ordnen. So wird es leichter, wenn jemand sie in der Urlaubszeit oder während Erkrankungen vertreten muss. Und für das Unternehmen zeigt sich der Vorteil, dass Mails nun zuverlässig beantwortet werden, anstatt irgendwo in den Untiefen eines ungeordneten Postfachs zu versinken.

Extra-Tipp

Jedes Unternehmen braucht gewisse „Spielregeln“, damit es überhaupt auf dem Markt bestehen kann. Dies gilt auch für das Schreiben von E-Mails. Erstellen Sie gemeinsam mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Regeln, wie sie mit E-Mails umgehen sollen. Hier ein paar Beispiele für solche Regeln:

  1. Was muss bei Abwesenheit beachtet werden?
  2. Wie und wie schnell sollten E-Mails der Kundschaft beantwortet werden?
  3. Wie soll mit Spam umgegangen werden?
  4. Wie sollten Betreffzeilen formuliert werden?
  5. Welche Autokorrekturen sollten im Unternehmen Standard sein?
  6. An wen sollten welche E-Mails weitergeleitet oder verteilt werden?

 

Ihnen fallen sicher noch weitere Spielregeln ein. Sie finden auch unter www.buero-kaizen.de/buch ein Beispiel für eine solche Liste von Regeln. Die Spielregeln bei uns habe ich Ihnen dort ebenfalls bereitsgestellt (https://www.buero-kaizen.de/download/e-mail-spielregeln-tempus-gmbh-2/).

Und Sie?

Wenn Sie sich noch nicht ganz sicher sind, wie das mit einer solchen Ordnung gehen soll, dann lesen Sie mein kostenloses E-Book „E-Mail-Stress ade. So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt“ (https://www.buero-kaizen.de/download-center/ebooks/).





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