Digitales Adressbuch



Mit Gold nicht aufzuwiegen: Ihr digitales Adressbuch

Nichts ist unangenehmer, als einen Kontakt verschlampt zu haben, oder? Da wartet der Kunde auf Ihren Rückruf und Sie finden die Nummer nicht. Und wie war noch gleich die Kontaktadresse des neuen Disponenten? Für solche und ähnliche Engpässe gibt es einen einfachen, aber unglaublich wertvollen Helfer: ein digitales Adressbuch. Was das ist und was es kann, erfahren Sie hier.

Was ist das Problem

Sie öffnen Ihren Terminkalender in Outlook und sehen dort, dass Sie heute unbedingt den Zulieferer fürs anstehende Projekt anrufen sollen. Klare Sache, schnell in Ihr digitales Adressbuch geklickt und die Nummer rausgesucht. Sie haben gar kein digitales Adressbuch, sondern noch die klassische Variante auf Papier? Dann lohnt sich vielleicht genau jetzt der Umstieg, denn gerade in diesem Bereich kann eine digitale Lösung wesentlich mehr leisten.

So funktioniert es

Grundsätzlich müssen Sie sich mit Ihrer Arbeitsweise wohlfühlen. Ob Sie nun Ihren Wochenplan auf Papier oder elektronisch führen möchten, steht Ihnen frei. Manchmal aber bietet die digitale Variante enorm große Vorteile, die nicht zu verachten sind. Genau so ist es im Falle des digitalen Adressbuchs. Kaum ein Tool ermöglicht die Umsetzung meines Büro-Kaizen®-Prinzips so gut wie dieses. Meinen Leitgedanken „Alles hat einen Platz. Alles hat seinen Platz“ dürfen Sie hier sehr ernst nehmen. Wie dieser mit dem Adressbuch funktioniert und was Sie davon haben, erkläre ich Ihnen gerne.


Kontakte gehören statt an den Monitor lieber in den PC. Konkret in Ihr digitales Adressbuch.

Schritt 1: Digitales Adressbuch anlegen

Gerade sprach ich schon von einem Programm, das hier hilfreich sein könnte: Outlook. Denn Outlook eignet sich nicht nur dazu, ihre E-Mails zu organisieren, sondern auch als Plattform für Ihr digitales Adressbuch. Sie finden neben Kalender und Posteingang ein kleines Symbol mit grafisch gestalteten Personen. Dies ist die Kontaktverwaltung von Outlook und Ihr Türöffner für Ihr neues digitales Adressbuch. Wenn Sie dieses nun anlegen möchten, ist das ganz einfach. Klicken Sie lediglich auf „Neuer Kontakt“ und legen Sie eine Person an. Möchten Sie mehrere Mitglieder einer Projektgruppe anschreiben, können Sie diese als Verteilergruppe anlegen.


Nicht nur für Mails und Termine, auch als digitales Adressbuch ist Outlook geeignet.

Schritt 2: viel Information auf kleinem Raum

Ein großer Vorteil im Vergleich klassisches oder digitales Adressbuch ist der Platzbedarf. Nehmen wir einmal an, Sie haben fünf verschiedene Ansprechpartner innerhalb eines Unternehmens. Jeder hat einen Namen, eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse, eine Funktion und evtl. voneinander abweichende Standorte. Diese ganzen Informationen in ein Adressbuch aus Papier zu schreiben, dürfte zum einen sehr zeitintensiv sein. Zum anderen aber auch sehr unübersichtlich. Ihr digitales Adressbuch in Outlook ist da wesentlich unauffälliger und doch organisierter. Die Darstellung bleibt übersichtlich, auch wenn Sie zu jedem Kontakt zehn verschiedene Fakten hinterlegen. So haben Sie viel Information auf kleinstem Raum und immer alles schnell im Blick. Und wenn Sie das Adressbuch auch unterwegs benötigen, können Sie es ganz einfach mit dem Handy synchronisieren. Einfacher kann Platzsparen fast nicht sein. Wobei, wenn wir schon beim Thema sind: Ein paar Tipps jenseits des digitalen Registers habe ich doch noch. Lesen Sie gerne hier weiter, wenn Sie auch in anderen Bereichen Platz sparen möchten.


Wenn Sie es mit dem Handy synchronisieren, können Sie Ihr digitales Adressbuch auch mitnehmen.

Schritt 3: Kontakte schnell finden

Erinnern Sie sich an die Situation, die ich vorhin schilderte? Sie möchten sich schnell mit dem Zulieferer abstimmen, finden aber seine Nummer einfach nicht? Oder haben Sie gar seinen Namen vergessen? Die digitale Suche des Outlook-Adressbuchs kann hier Abhilfe verschaffen. Wenn Sie Ihr digitales Adressbuch ordentlich angelegt haben, werden Sie solche Situationen künftig nicht mehr erleben. Nutzen Sie die digitale Suche und wählen Sie das Schlagwort, das Ihnen zum gesuchten Kontakt einfällt. Ist es der Name, reicht natürlich dieser. Ist es lediglich die Firma, finden Sie den passenden Kontakt aber auch über diese, wenn Sie die Firma im Profil des Ansprechpartners mit angegeben haben. Wie lange Sie in diesem Fall in einem Papier-Adressbuch blättern müssten, können Sie sicher erahnen. Noch schneller arbeiten Sie im Programm, wenn Sie einige Tastenkombinationen für Outlook kennen, die ich Ihnen kostenlos im Download-Center zur Verfügung stelle.

Extra-Tipp: Ihr digitales Adressbuch bleibt flexibel

Ein besonderer Vorteil soll hier noch Platz finden. Denn Ihr digitales Adressbuch macht auch personelle Veränderungen ganz einfach mit. Arbeitet mittlerweile ein neuer Mitarbeiter am Empfang der Firma, die Sie kontaktieren möchten, könnten Sie den alten Namen natürlich auf dem Papier durchstreichen und irgendwie einen neuen hinschreiben. Die digitale Variante ist hier aber wesentlich attraktiver. Mit einem Klick ins Namenfeld ersetzen Sie den alten Namen. Und wenn es Ihnen als gedankliche Stütze hilft, können Sie den Vorgänger am Empfang als kleine Notiz zusätzlich speichern. Ob eine oder zehn Veränderungen – Sie bleiben flexibel und immer gut organisiert.

Darauf kommt es an

In den einzelnen Schritten klang es bereits an: Die richtige Grundlage ist entscheidend. Wenn Sie also einen neuen Kontakt anlegen, füllen Sie die einzelnen Felder möglichst vollständig aus. So haben Sie alle Informationen griffbereit und profitieren von einer besseren digitalen Suche.

Was der Tipp bewirkt

Peinliche Hüpfer ins Fettnäpfchen, weil Sie sich erst umständlich über die Zentrale zum richtigen Kontakt durchfragen müssen, bleiben Ihnen fortan erspart. Und auch komplett verpasste Termine, weil Sie den richtigen Kontakt schlichtweg nicht finden konnten. Ihr digitales Adressbuch ist ihre Gedankenstütze in zahlreichen Angelegenheiten.

Und Sie?

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