Digitale Archivierung: Ihr Zeitsparwunder



Eine kluge Archivierung spart so manchen Arbeitsschritt – und das gilt nicht nur für Papier-Archivierung. Bei unserer Vielzahl an Projekten über die Jahre hinweg gilt das auch heute – gerade für digitale Inhalte.

Vergangene Projekte finden, sichten und für Projekte nutzen

Geht es z. B. um ein bestimmtes Projekt, das Sie in ähnlicher Form schon vor Jahren einmal durchgeführt haben, so können Sie wertvolle Erkenntnisse aus dem vergangenen Projekt fürs neue Projekt nutzen. Ob es um eine Kalkulation, tatsächlichen Aufwand, Risiken, Stolpersteine und Ähnliches geht. Voraussetzung: Sie sollten die Unterlagen direkt und schnellstmöglich finden.
Und dafür sorgt eine optimale digitale Archivierung.

Mit einem Klick am Computer Ihres Arbeitsplatzes liegen Ihnen dann z. B. die gesamte Projekt-Historie, Vor-Versionen, eventuell Entwürfe, Überlegungen und Abschlüsse vor.

Ordnung bei digitaler Archivierung
Halten Sie Ordnung bei Ihrer digitalen Archivierung.

Das Problem:

Je mehr solcher Dokumente in einem Projektordner liegen, desto schneller verliert man die Übersicht.

Die Lösung:

Legen Sie immer direkt in Ihrem Projektordner einen Ordner „Archiv“ an. In diesen speichern bzw.
kopieren oder verschieben Sie ältere Versionen, so dass im Hauptverzeichnis immer nur die aktuellste Datei vorhanden ist.

EXTRA-Tipp: Neben dem Archivordner empfiehlt sich immer auch eine sinnvolle, projektnahe Ordnerstruktur, die sich z. B. aufspaltet in Korrespondenz zum Projekt – hier können Sie auch E-Mails abspeichern – sowie Ordner wie „Begleitende Materialien”, „Produktion” oder „Konzept”.

E-Mails – ein Teil Ihrer digitalen Archivierung

Zur digitalen Archivierung gehören nicht nur Dokumente, sondern auch E-Mails.

Mein persönlicher Tipp:
Legen Sie einen Ordner „Erledigt” an, hierhin verschieben Sie dann alle E-Mails, die Sie entweder lediglich zur Kenntnis nehmen müssen oder die Sie bereits abgearbeitet haben oder die zu einem abgeschlossenen Projekt gehören. Unter „Erledigt” lässt sich dann natürlich auch je nach Umfang und Projektvielfalt wiederum eine eigene Struktur erstellen.

Einheitliche Ablage – digitale Archivierung, in der sich jeder zurechtfindet

Sollten auch Kollegen oder Mitarbeiter sich in Ihrem System der digitalen Archivierung zurechtfinden, empfiehlt es sich, eine durchdachte Ablagestruktur im Unternehmen zu etablieren, an die sich alle halten. So können auch nachfolgende Mitarbeiter oder Kollegen bequem und einfach Gesuchtes finden. Hier zeige ich Ihnen gerne, wie so etwas aussehen könnte – und Sie sagen können: „Tschüss Datenchaos!”.

Ist für Sie eine gute Archivierung auch das A und O? Oder herrscht bei Ihnen im Büro allgemeines Datenchaos? Danke für Ihr Feedback!



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