Dies ist ein Selbstbedienungsladen! – Wie Sie Ihre IT-Abteilung mit dem „Prinzip Selbstbedienung” entlasten!



Der Akku ist leer, ein USB-Kabel gebrochen oder die Maus hat den Geist aufgegeben. Schon wieder verstreicht die Zeit, weil Sie sich auf die Suche nach Ersatz machen müssen. Das ist nicht nur für Sie problematisch, auch die Fachleute aus der IT bzw. Haustechnik drehen mit den Augen, weil sie unterbrochen werden, um für Sie ein Headset herauszusuchen. Wie wäre es, wenn stattdessen in Zukunft die Botschaft lauten würde: Bediene Dich selbst?

Was ist das Problem

Ob es das Netzteil für den Laptop ist, die Maus oder eine neue Tastatur: In vielen Fällen benötigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ersatzteile, um weiter arbeiten zu können. In vielen Firmen gibt es für solche Anfragen eine IT-Abteilung. Durch Materialanfragen werden sie in ihren Aufgaben, die einer hohen Konzentration bedürfen, gestört. Das Prinzip Selbstbedienung kann hier zu einer entscheidenden Entlastung führen.

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So gehen Sie vor

Nutzen Sie das „Prinzip Selbstbedienung” und richten Sie einen Computer- und Technikzubehör-Schrank ein. Hierfür eignen sich Schränke, wie sie in Reisebüros zur Aufbewahrung von Katalogen genutzt werden. Sie zeichnen sich durch eine Vielzahl von Fächern in der optimalen Größe aus. Wenn Sie in einer Suchmaschine nach „Prospektschrank” suchen, werden Sie gute Anregungen finden.

Prospekteschrank als Technikschrank zur Selbstbedienung
Schauen Sie nach einem Prospekteschrank und machen Sie daraus einen Technikschrank zur Selbstbedienung.

In einem Regal können Sie auch stattdessen mit Plastikboxen arbeiten.

Normales Regal als Selbstbedienungsquelle
Sie können auch mit einem ganz normalen Regal arbeiten, und dies zur Selbstbedienung einrichten.

Darauf kommt es an

Tipp Nr. 1 für eine funktionierende Selbstbedienung: Beschriften Sie die einzelnen Fächer

Entscheidend für ein funktionierendes Prinzip Selbstbedienung ist eine gute Beschriftung der einzelnen Fächer. Unter Umständen reicht z.B. die Beschriftung „Akkus” nicht aus, weil die Akkus für Fernbedienungen, die Kamera und das Telefon unterschiedlich groß sind. Hier ist es günstiger zwischen „Akkus Schnurlostelefon”, „Akkus Kamera” und „Sonstiges Akkus” zu unterscheiden.

Bei Selbstbedienung Fächer beschriften
Beschriften Sie die Fächer für eine Einfachere Selbstbedienung.

Tipp Nr. 2 für eine funktionierende Selbstbedienung: Treffen Sie eine farbliche Unterscheidung der einzelnen Felder

Wie Sie in der Aufnahme sehen können, unterscheiden wir bei uns zwischen Netzwerk, Telefon, Strom. Auf dem Bild nicht erkennbar ist eine vierte Farbe: Ersatzteile für „PC” sind bei uns rot markiert. Die Markierungen helfen, dass die Dinge schnell gefunden werden und das Prinzip Selbstbedienung tatsächlich wirkt.

Bei Selbstbedienung mit Farben spielen
Bei der Selbstbedienung wäre es sinnvoll mit Farben zu spielen, damit das gesuchte Stück auf den ersten Blick erkennbar ist.

Tipp Nr. 3 für eine funktionierende Selbstbedienung: Sortieren Sie nach Wichtigkeit

Das Prinzip Selbstbedienung spart vor allem dann Zeit, wenn man schnell und einfach auf die Dinge zugreifen kann. Darum liegen Dinge, die es regelmäßig und schnell zu erreichen gilt, auf Höhe des Oberkörpers. Dinge, die seltener abgefragt werden, können in Bückhöhe oder im oberen Bereich des Regales einsortiert werden.

Was der Tipp bewirkt

Ein neues DVD-Laufwerk kann ich vielleicht nicht selber einbauen, doch in vielen Fällen ist es so, dass der Mitarbeiter, der Hilfe braucht, sich eigentlich selber helfen kann. Er muss nur wissen, wo er die Dinge findet. Hier setzt das Prinzip Selbstbedienung an. Allein die Tatsache, dass in Zukunft nicht mehr zwei Mitarbeiter mit dem Suchvorgang beschäftigt sind, wird zu mehr Effizienz führen. Darüber hinaus werden benötigte Utensilien in Zukunft schnell und ohne jemanden zu stören gefunden. Ihre Haustechnik bzw. IT-Spezialisten können sich ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden.

Extra-Tipp 1

Weiten Sie das Prinzip Selbstbedienung aus und erstellen Sie eine interne Liste, auf der für jedes Thema der richtige Ansprechpartner dokumentiert ist (z.B. für Sicherungs-Backups, Kauf von Hard- und Software, Einkauf von Tastaturen, Presentern, Mäusen etc.). Dahinter steht der Name des Vertreters. Hängen Sie die Liste an passender Stelle aus. So können Fragen gleich den dafür zuständigen Personen gestellt werden. Verzeichnen Sie in der Liste ggf. auch externe Partnerinnen und Partner. Eine Beispielliste aus unserem Haus finden Sie hier: „Zuständigkeiten und Vertretungsregelung Praxisbeispiel”.

Extra-Tipp 2

Eine weitere Entlastung für die IT-Abteilung ist die Erstellung einer FAQ-Liste. Auf ihr werden häufig gestellte Fragen Schritt für Schritt beantwortet. Viele Fragen lassen sich so von dem Mitarbeiter direkt lösen, ohne dass die IT-ler in Zukunft noch gestört werden müssen.

Und Sie?

Haben Sie das Prinzip Selbstbedienung schon eingeführt? Welche Erfahrungen machen Sie? Haben Sie Fragen und Anregungen? Schreiben Sie mir! Ich tausche mich gerne mit Ihnen aus!



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