Die Wochenplanung: überflüssiges oder sinnvolles Tool für den Alltag?


Weihnachten kommt ja immer so plötzlich. Freitage aber auch! Die einen freuen sich auf das Wochenende, für die anderen ist der Freitag ein einziger Alptraum: Schon wieder ist so viel Arbeit liegen geblieben! Das kommt alles noch zum Pensum der nächsten Woche hinzu, trotz Wochenplanung! Ist die dann überhaupt sinnvoll oder ein völlig überflüssiges Tool?

Wozu Wochenplanung, wenn doch wieder so viel Arbeit liegen geblieben ist?

Warum Sie unbedingt eine Wochenplanung brauchen

Ich gebe Ihnen recht, auf den ersten Blick scheint die Wochenplanung eher überflüssig zu sein, wenn man ohnehin immer Aufgaben in die nächste Woche verschieben muss. Als Mittel für eine effiziente Zeitplanung scheint sie ja nicht zu taugen. Warum soll man sich also die Zeit nehmen, die Woche vorab zu planen?
Die Antwort ist ganz einfach: Damit Sie auch wirklich alle anstehenden Termine nicht nur einhalten, sondern auch mit etwas Vorlauf vorbereiten können und in Ruhe Ihren Feierabend genießen können. Ohne Wochenplanung vergessen Sie wichtige Aufgaben viel zu leicht oder verschieben sie von einem Tag auf den anderen, bis sie nicht mehr aufschiebbar sind. Außerdem ist eine Wochenplanung das geeignetste Instrument, um auch größere Projekte in zeitlich überschaubaren Schritten zu terminieren und somit rechtzeitig zum Abschluss zu bringen.
Das Problem liegt also nicht in der Wochenplanung an sich, sondern ganz woanders.

Warum gehen so viele Wochenplanungen schief?

Es kann viele Gründe dafür geben, dass ein Plan für die Woche nicht funktioniert. Manches davon ist sehr individuell und von Woche zu Woche verschieden. Doch einige Gründe treffen besonders häufig zu:

  • Die Wochenplanung ist zu ambitioniert. Das, was Sie sich vorgenommen haben, könnten Sie oft nicht einmal schaffen, wenn Sie völlig ungestört wären.
  • Sie planen zu großformatig. Sie unterteilen Ihre Aufgaben nicht in machbare kleine Schritte, weshalb immer ein riesiger Berg vor Ihnen liegt, unüberwindbar erscheint und so viel Druck ausübt, dass Sie ihn lieber noch ein bisschen vor sich her schieben.
  • Sie planen die kleinen, täglichen Details nicht mit ein. Arbeiten wie die Beantwortung von E-Mails, das Führen von Telefonaten, Vertragsverhandlungen und Akquisegesprächen, die tägliche Ablage – all das quetschen Sie zwischen die ohnehin schon sehr eng getakteten Termine. Oder lassen etwas anderes dafür liegen.
  • Sie haben sich daran gewöhnt, dass Ihre Wochenplanung nicht funktioniert und gehen deshalb eher nachlässig damit um. Sie ist kein Muss mehr, auch kein Sollte, sondern eher ein Na-ja-tun-wir-mal-so-als-ob.

Wie kann Ihre Wochenplanung funktionieren?

Die folgende Vorgehensweise hat sich schon häufig bewährt: Nehmen Sie sich am Freitagnachmittag ein wenig Zeit und einen Kalender oder eine Excel-Tabelle.
In einem ersten Schritt notieren Sie alle bereits fest verplanten Zeiten. Das können Feiertage sein, Jour Fixes oder auch bereits bestätigte Termine.
Dann listen Sie zweierlei auf: Zunächst alle variablen Termine, deren Dauer Sie bereits abschätzen kann, für die Sie jedoch noch keinen festen Zeitpunkt verabredet haben. Ebenso alle weiteren anstehenden Aufgaben – in der Art einer To-Do-Liste – mit ihrer voraussichtlichen Dauer und einem zeitlichen Puffer, um eventuelle längere Bearbeitungszeiten oder Unterbrechungen aufzufangen.

Überprüfen Sie jetzt Ihre variablen Termine und die anstehenden Aufgaben auf mögliche Zusammenhänge: Was müssen Sie zwingend erledigen, bevor Sie die nächste Aufgabe angehen können? Welche Aufgaben können Sie eventuell gleichzeitig, zum Beispiel in ein und derselben Besprechung, bearbeiten? Für welche Aufgaben gibt es bereits festgelegte Endtermine, die Sie in Ihrer Wochenplanung berücksichtigen müssen?
Schauen Sie sich nun diese Auflistung zusammen mit den freien Zeiten Ihrer Wochenplanung an. Suchen Sie zwei bis drei Alternativen für die variablen Termine. Denn nicht jeder Kollege und jede Geschäftspartnerin kann sich an Ihre persönliche Wochenplanung anpassen. Bevor Sie also einen Termin fest in Ihren Wochenplan eintragen, müssen Sie diesen noch mit den Beteiligten abstimmen.

Planen Sie anschließend die Aufgaben Ihrer To-Do-Liste um die vereinbarten Termine herum ein. Wichtig ist, dass Sie Arbeiten, die der Vorbereitung eines Termins dienen, stets mit einer gewissen Vorlaufzeit einplanen, um für eventuelle Verzögerungen und Planänderungen gewappnet zu sein.
Unerledigte Aufgaben des einen Tages listen Sie schließlich zum Feierabend auf, fügen sie in die Tagesplanung des darauffolgenden Tages ein und erledigen sie dann nach Möglichkeit.
Auf diese Weise sollten Sie am Freitagabend gut ins Wochenende starten können – und nicht nur das: So wird die Wochenplanung für Sie zu einem besonders nützlichen Tool!

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