Microsoft Teams: Die Top 5 der besten Funktionen des Kommunikations- und Collaboration-Tools



Microsoft hat sein Teams-Tool (*2017) mit zahlreichen praktischen Funktionen für die Online-Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen ausgerüstet. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Mit weltweit über 500.000 Unternehmen und täglich 13 Millionen Nutzern hat Teams zur Jahresmitte 2019 sogar den Hauptkonkurrenten Slack überholt und damit den bisherigen Platzhirsch vom Thron verdrängt. Hier lesen Sie nun, was die besten 5 Funktionen von Microsoft Teams sind!

Was ist das Problem?

Der Funktionsumfang von Microsoft Teams ist wie ein Schweizer Taschenmesser, das Sie selbst bestücken können. Das liegt daran, dass Teams zwei verschiedene Programme in sich vereint.

  • Es ist der Skype for Business Nachfolger und beherrscht damit die gesamte Klaviatur der modernen Onlinekommunikation.
  • Gleichzeitig basiert es auch auf Microsoft Groups. Der Zweck von Groups ist es, mehrere verschiedene Tools/Anwendungen für eine einfachere, schnellere und übersichtlichere Bedienung in einem gemeinsamen Workspace mit einer einzigen Bedienoberfläche zu bündeln – ganz nach dem Bedarf und Arbeitsgebiet des jeweiligen Teams.
  • Und genau dieses modulare Baukastenprinzip, dass sich jedes Teams seine individuell benötigten (besten) Features selbst zusammenstellen kann, macht eine allgemeingültige Kür der 5 besten Funktionen von Microsoft Teams so schwierig.

Unsere Top 5 der besten Funktionen von Microsoft Teams:

Platz 1 der Top-Teams-Funktionen: Online-Meetings, Chats und Sofort-Besprechungen

Teams ist Microsofts Nachfolger des 2011 für 8,5 Mrd. Dollar eingekauften Skype. Dementsprechend viele Funktionen bietet Teams auch rund um die moderne Online-Kommunikation. Von Einzel- und Gruppengespräche über Chats für jeden Kanal und Registerkarte bis zu Online-Besprechungen und HD-Videokonferenzen ist alles verfügbar. Folgende Features machen die Online-Meetings so produktiv:

  • Sie können die Online-Besprechungen (Meetings) mit Ihren Kollegen entweder „klassisch“ mit dem aus Outlook bekannten Terminplanungsassistenten planen, oder auch jederzeit direkt aus einem Unterhaltungs-Chat heraus eine Sofort-Besprechung initiieren. Dann entfällt das Planen und Sie müssen nur noch die gewünschten Teilnehmer per Drag and Drop hinzufügen!
  • Die Teilnehmer können per Audio oder Video teilnehmen, externe Nutzer ohne Teams lassen sich einfach per Telefonnummer einladen. Für Videoteilnehmer bietet Teams die Funktion, den Hintergrund unscharf/weich zu zeichnen, so dass die anderen nicht erkennen können, was in Ihrem Hintergrund vor sich geht (ideal für Großraumbüros)
  • Die Online-Besprechungen können bei Bedarf per Mausklick aufgezeichnet werden, um das Meeting beispielsweise Teams-Mitgliedern im Nachgang zur Verfügung zu stellen, die an diesem Termin nicht teilnehmen konnten.
  • Neben der klassischen Bildschirmfreigabe bietet Teams auch eine neue Präsentationsfunktion für PowerPoint in den Online-Besprechungen. Die Nutzer können damit individuell zurückblättern, falls sie in den Folien etwas verpasst haben oder noch einmal nachschauen wollen– das vermeidet viele Nachfragen und verbessert die Effizienz der Wissensvermittlung.
  • Jedes Online-Meeting erhält auch automatisch ein Online-Whiteboard für das gemeinsame Skizzieren von Inhalten, einen Chat-Bereich und einen Zeichenblock für die Besprechungsnotizen.
  • Mehr Details zu den Kommunikationsfunktionen in Microsoft Teams lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Teams: Anleitung und Tipps für Besprechungen & Sofortbesprechungen“.

Platz 2: Digitaler Arbeitsplatz für die Online-Zusammenarbeit und gemeinsame Dokumentenbearbeitung

Sie arbeiten gemeinsam an einer Excel-Arbeitsmappe, einem Word-Dokument oder einer PowerPoint-Präsentation? In Teams können Sie die verschiedensten Dokumentenarten in eine neue Registerkarte hochladen. Dann können alle Mitglieder diese Datei nicht nur schneller finden und öffnen, sondern auch in einem eigenen Chat-Bereich darüber diskutieren und sogar gleichzeitig konfliktfrei in Echtzeit bearbeiten.

Platz 3: Über Connectors können Sie Teams um beliebige Funktionen und Tools modular erweitern

Sie arbeiten auch viel mit SAP, Trello oder anderen gängigen Business-Programmen? Dann nutzen Sie Teams als zentralen und umfassenden Hub. Denn mittlerweile lassen sich über 190 Anwendungen, darunter auch sehr viele von Drittanbietern, über sogenannte Connectors in Teams einbinden. Jedes hinzugefügte Tool erhält dann eine eigene Registerkarte – mit eigenem Chat-Bereich, um sich über den Inhalt auszutauschen. Diese Funktion erspart den Mitgliedern das andauernde hin und herwechseln zwischen den verschiedenen Programmen.

Platz 4: Umfragen, Fragebögen und Sofort-Abstimmungen mit Microsoft Forms in Teams

Microsoft Forms ist das Umfrage- und Fragebogen-Tool in Office 365. Und Forms ist auch tief in Teams integriert:

Platz 5: Das Aufgabenplanungstool Planner in Teams integrieren

Microsoft Teams bietet den Nutzern also digitale Arbeitsplätze, die mit allen nötigen Funktionen für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen ausgestattet sind – und die sich nach Bedarf erweitern lassen. Dabei ist eine Kombination besonders empfehlenswert. Die Integration des Aufgabenplanungs- und Projektmanagement-Tools Microsoft Planner in eine Teams-Registerkarte. So können die Teilnehmer alle in einem Teams-Kanal anfallenden Aufgaben (z.B. zum Projekt XY) besser planen, verteilen und verwalten. Wie das genau funktioniert, zeigen wir Ihnen in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Planner (3): Den Planner in Teams integrieren für das perfekte Kollaboration-Tool!“.

Abbildung I: Sie können das Meeting-Fenster auch reduzieren und so nebenbei weiter in Teams arbeiten (die Multitasking-Funktion). Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.
Abbildung II: Mit der Eingabe → @Forms können Sie schnell und einfach Sofort-Umfragen in einem Teams-Kanal durchführen, mit Echtzeitanzeige des Abstimmverhaltens. Bild: Microsoft Support, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Über API-Schnittstellen Bots für Besprechungsräume, Fuhrparks etc. in Teams integrieren

Teams kann aber nicht nur andere Anwendungen wie SAP oder Trello integrieren. Über eine sogenannte API-Schnittstelle ist es auch möglich, im Unternehmen genutzte Bots anzudocken, zum Beispiel für die Reservierung der Besprechungsräume oder für das Buchen des unternehmenseigenen Firmenfuhrparks. So haben Sie je nach Bedarf alle benötigten Funktionen zentral in einer einzigen Anwendung vereint, ohne ständig hin und her klicken zu müssen! Je nach Einstellungen funktioniert dies sogar mit Sprachsteuerung.

Und Sie?

Benötigen Sie Tipps für die Einführung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen? Das Tolle ist, Sie können Teams selbst nutzen, um Teams bei sich einzuführen. Wie Sie solch ein Einführungs-Teams aufbauen, haben wir Ihnen hier zusammengefasst:

Büro Kaizen digital: Video-Tutorial

Mit OneNote schnell und einfach Checklisten erstellen

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Dauer 01:31 Minuten




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