Die Prozesslandkarte Teil 1: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen!



Verlaufen geht schnell. Manchmal reicht eine Abkürzung querfeldein und schon steht man planlos im Gelände. Wenn dann noch Uneinigkeit im Team aufkommt, ist das Chaos perfekt. Wer jetzt keine Landkarte besitzt, verliert wertvolle Zeit. Das gilt nicht nur für das Leben in der Wildnis, das gilt auch für den Alltag im Unternehmen. Im Dschungel aus immer komplizierteren Vorgängen und Prozessen geht es darum, nicht nur einen einzelnen Schritte zu verbessern, sondern ganze Schrittfolgen effektiver aufeinander abzustimmen. In diesem und den beiden darauf folgenden Beiträgen erfahren Sie, wie eine Prozesslandkarte Ihnen helfen kann, Orientierung zu finden, um schneller und ohne unnötige Umwege ans Ziel zu kommen!

Prozesslandkarte für Alltag im Unternehmen
Nutzen Sie eine Prozesslandkarte, um den Alltag im Unternehmen zu verbessern.

Was ist das Problem

Die zentrale Herausforderung besteht nicht darin, ein lokales Optimum zu erreichen, sondern den Prozess, also den gesamten Weg von A bis Z unter die Lupe zu nehmen. Dabei hilft eine Prozesslandkarte! Je komplexer die Aufgabe und je mehr Abteilungen bzw. Personen an einem Prozess beteiligt sind, desto herausfordernder ist die Zusammenarbeit. Aus diesem Grund widmen wir uns in diesem und den beiden folgenden Artikeln der Optimierung vielschichtiger Abläufe. Sie erfahren, wie eine Prozesslandkarte entsteht, die Ihnen hilft, Abläufe zu standardisieren und reibungsloser zu gestalten. Heute erfahren Sie, wie sie Prozesse mit Optimierungspotential identifizieren.

Kaizen-Pyramide hilft bei Prozesslandkarte
Schaffen Sie optimierte Abläufe durch eine Prozesslandkarte.

So funktioniert es

Relevante Prozesse für Prozesslandkarte identifizieren
Identifizieren Sie relevante Prozesse für die Prozesslandkarte.

Tipp Nr. 1 auf dem Weg zu einer Prozesslandkarte: Identifizieren Sie die für den Geschäftserfolg relevanten Prozesse!

Prozesse sind nur dann wertschöpfend, wenn der Kunde auch dafür bezahlt. Identifizieren Sie die wichtigen Standardprozesse, wie z.B. die Auftragsbearbeitung. Hier geht es bei der Prozessanalyse darum, die Prozesse schneller und kostengünstiger ablaufen zu lassen. Zusätzlich zu den Standardprozessen gibt es deutlich komplexere Individualprozesse. Individualprozesse bedürfen des besonderen Augenmerkes. Bei der Erstellung einer Prozesslandkarte geht es vor allem darum, die Qualität der Zusammenarbeit untereinander zu verbessern.

Geschaeftserfolg relevante Prozesse für Prozesslandkarte
Ein guter Schritt zu einer Prozesslandkarte ist es, geschätserfolgs relevante Prozess zu identivizieren.

Tipp Nr. 2 auf dem Weg zu einer Prozesslandkarte: Identifizieren Sie die Prozesse mit einem hohen Entwicklungspotential!

Fragen Sie: Welche Kunden und Märkte, die Sie bedienen, welche Technologien, welche Produkte oder welche internen Prozesse würden Sie heute nicht mehr starten, wenn Sie es nicht schon tun würden. Diese Frage hilft Ihnen, die Prozesse ausfindig zu machen, bei denen sich mithilfe einer Prozesslandkarte schneller und wirksamer Optimierungspotential feststellen lässt.

Optimierung mit Prozesslandkarte
Für die Prozesslandkarte: Abläufe mit Verbesserungspotential identifizieren.

Bei tempus verkaufen wir Zeitplansysteme. Das kann man jetzt immer weiter optimieren. Wir würden heute im digitalen Zeitalter aber nicht mehr auf die Idee kommen, mit einem Zeitplanbuch neu zu starten. Wir könnten weiter den Prozess der Erstellung von Zeitplanbüchern optimieren und Prozesslandkarten anlegen. Doch gleichzeitig ist klar, dass ganz neue Aufgaben und strategische Prozesse notwendig sind. Die Frage – Was würden wir heute nicht mehr starten, wenn wir es nicht schon tun würden? – half uns, schon vor Jahren den Augenmerk auf die richtigen Themen zu legen und die richtigen Prioritäten zu setzen.

Tipp Nr. 3 auf dem Weg zu einer Prozesslandkarte: Priorisieren Sie die zu bearbeitenden Prozesse!

Haben Sie die Themen identifiziert, die eine hohe Relevanz für Ihren Geschäftserfolg ausweisen? Dann sind Sie jetzt in der Lage eine Matrix anzulegen und den Prozess bzw. die Prozesse zu identifizieren, denen Sie sich als erstes zuwenden sollten. Folgende Grafik kann Ihnen als erster Schritt zur Prozesslandkarte helfen.

Prozesslandkarte zur Prozessbewertung
Prozesslandkarte zur Prozessbewertung

Extra-Tipp

Schauen Sie auf die Bereiche, in denen immer wieder Mitarbeiterfrust entsteht. Nehmen wir an, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben Ihnen regelmäßig das Feedback, dass das erste Jahr eine besondere Herausforderung für sie war. Sie nehmen wahr, dass der Frust sich nicht mit „Aller Anfang ist schwer!” oder ähnlichen Aussagen erklären lässt. Solch ein Feedback ist ein deutliches Signal dafür, dass der Prozess zur Einstellung neuer Personen in Ihrem Unternehmen noch nicht optimal durchdacht wurde. Seien Sie sensibel für Feedbacks dieser Art. Sie sind deutliche Hinweise darauf, dass sich die Erstellung einer Prozesslandkarte lohnt.

Prozesslandkarte zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter sollen sich wohlfühlen – nützen Sie auch für den Einarbeitungsprozess die Möglichkeit der Prozesslandkarte.

Darauf kommt es an

Bleiben Sie nicht bei der Optimierung Ihres Arbeitsplatzes oder bei der Erstellung von Spielregeln für Abteilungen stehen. Erstellen Sie eine Prozesslandkarte. Mit Hilfe einer solchen Prozesslandkarte lässt sich identifizieren, welche Prozesse bei Ihnen großes Verbesserungspotenzial und eine hohe Relevanz für den Geschäftserfolg haben. Die Prozesse werden analysiert und systematisch optimiert. Ziel der Erstellung einer Prozesslandkarte ist es, möglichst viele Ansatzpunkte zu erkennen, die das Potential für Verbesserungen und für Ersparnisse in sich tragen. Wenn Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihre Prozesse visualisieren, wird schnell deutlich, wer an welchen Aufgaben beteiligt ist, wo Schnittstellen der Zusammenarbeit entstehen und welche Prozesse einer Optimierung bedürfen.

Mit der Erstellung einer Prozesslandkarte bekommen Sie die volle Peilung für Ihr Unternehmen! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

In unserem Beispiel der Kunststofffirma bestand das Problem darin, dass die Expertise, welche Produkte aufgrund der technischen Gegebenheiten vor Ort gefertigt werden, nicht erst am Ende des Prozesses abgefragt werden durfte. Durch die Erstellung einer Prozesslandkarte wurde deutlich, wo Verbesserungspotential besteht. Durch die Optimierung des Prozesses kamen wir auf eine Zeitersparnis von insgesamt 80 Tagen – also ca. zwei Arbeitsmonaten pro Person. Die beiden Mitarbeiterinnen der beschriebenen Kunststofffirma gewannen dadurch Freiräume für neue Aufgaben, die lukrativ und förderlich für den Umsatz waren.

Und Sie?

Lesen Sie in der kommenden Woche, wie Sie Schritt für Schritt zu Ihrer eigenen Prozesslandkarte kommen!



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