Die Prozesslandkarte 3/3: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen



Kundenanfragen, Reklamationen, Benchmarking - Sie stehen orientierungslos im Gelände und wissen manchmal nicht, wie sie wieder herausfinden sollen? Eine Prozesslandkarte hilft, Zeit zu gewinnen, Orientierung zu geben und Abläufe zu systematisieren. In den beiden letzten Beiträgen, haben Sie erfahren, wie Sie die Prozesse Ihres Unternehmens identifizieren, die das höchste Potential an Verbesserungen und Einsparungen beinhalten. Außerdem konnten Sie lesen, welche Schritte notwendig sind, um Ihre Prozesse in einer Prozesslandkarte zu visualisieren. Heute setzen wir zur besseren Orientierung im Gelände die Verschwendungsbrille auf.

Mit Prozesslandkarte auf Wachtumskurs
Mit der Prozesslandkarte auf Wachstumskurs.

Was ist das Problem

Heute heißt es nicht mehr: „Groß frisst klein!”, sondern „Schnell frisst langsam!”. Wer sich von Ballast befreien und schneller bewegen kann, wird erfolgreicher als diejenigen sein, die an unnötigem Gepäck festhalten. Um Hinweise auf Verschwendung zu bekommen, identifizieren Sie auf Ihrer Prozesslandkarte die Tätigkeiten, für die der Kunde nicht bezahlt. Achten Sie beim Betrachten Ihrer Prozesslandkarte systematisch auf die folgenden fünf Verschwendungsarten.

Mit der Prozesslandkarte den Durchblick haben
Mit der Prozesslandkarte haben Sie den Durchblick durch Ihr Unternehmen.

So funktioniert es

Prozesslandkarte konkret - Verschwendungsart Nr. 1: Suchen

Jede mit Suchen verbrachte Zeit ist verschwendete Zeit. Identifizieren Sie auf Ihrer Prozesslandkarte unnötige Suchzeiten. Achten Sie auch auf Kleinigkeiten. Manche suchen zum Beispiel bei Post an regelmäßig wiederkehrende Adressaten jedes Mal die Anschrift aus dem Computer heraus. Das muss nicht sein. Wenn Sie wiederkehrende Adressaten haben, dann können Sie den Prozess der Adressbeschriftung optimieren, indem Sie komplette Bögen mit Adressaufklebern für die jeweilige Adresse anlegen. Diese Adressaufkleberbögen können Sie im Postfach des Adressaten aufbewahren.

Mit der Prozesslandkarte alles im Blick
Mit der Prozesslandkarte alles im Blick. Auch die richtigen Adressaufkleber sind so stehts zur Hand.

Häufig sind es diese vermeintlich kleinen Schritt, die sich, wenn man die gesamte Prozesslandkarte anschaut, summieren und zu einem enormen Einsparungspotential führen!

Prozesslandkarte konkret - Verschwendungsart Nr. 2: Wartezeiten

Je umfangreicher ein Prozess ist, desto häufiger treten in den Prozessen Wartezeiten auf. Bei der weiteren Arbeit mit der Prozesslandkarte wird deutlich, ob es möglich ist, Tätigkeiten zusammenzufassen und dadurch Schnittstellen zu vermeiden. Bei einem Projekt hatten wir die Auftragsbearbeitung so umgestellt, dass wir die Kunden einzelnen Mitarbeitern zugewiesen waren. Diese haben die Kundenaufträge weitgehend allein bearbeitet und etwa die Bestellung der Teile beim Lieferanten selbst vorgenommen. Somit konnte der Mitarbeiter stets Auskunft geben, wenn Kunden Fragen hatte oder etwas verändern wollten.

Prozesslandkarte Informationen zur richtigen Zeit
Mit der Prozesslandkarte alle Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Prozesslandkarte konkret - Verschwendungsart Nr. 3: Fehler

Eine hohe Fehlerquote führt zu Reklamationen, einem erhöhten Aufwand an Service- und Hotline-Stunden, zu Rückrufaktionen und zu Produktionsrückständen. Die Arbeit mit der Prozesslandkarte unterstützt Sie, mögliche Fehlerquellen zu identifizieren. Machen Sie deutlich, dass es nicht schlimm ist, wenn Fehler passieren. Es sollte aber gewährleistet sein, dass sie sich nie wiederholen! Weitere Gedanken zu einer positiven Fehlerkultur finden Sie in unserem Blockbeitrag „Ich sehe was, was Du nicht siehst – Mehr Effizienz durch eine neue Fehlerkultur”.

Heute heißt es nicht mehr: „Groß frisst klein!”, sondern „Schnell frisst langsam!”. Klick um zu Tweeten

Prozesslandkarte konkret - Verschwendungsart Nr. 4: Überinfo

Der Wunsch nach Transparenz und Mitbestimmung hat nicht selten eine Kehrseite. Häufig regiert das Motto: „Ich sage jedem alles, damit hinterher niemand schimpfen kann.” Hintergrund ist eine große Verunsicherung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese führt z.B. dazu, dass jede und jeder in Cc. einer E-Mail gesetzt wird. Fragen Sie beim Blick auf die Prozesslandkarte: Welche Informationen sind wirklich notwendig und wo leiden wir unter Überinformation? Machen Sie deutlich, dass Sie um Transparenz bemüht sind und sensibilisieren Sie gleichzeitige dafür, dass es sehr ineffektiv ist, wenn der berechtigte Wunsch nach Information zu einer wahren Informationsflut führt.

Prozesslandkarte spart Zeit
Mit einer Prozesslandkarte sparen Sie sich lange Suchzeiten. Für mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen.

 
Einige Informationen für den Umgang mit E-Mails finden Sie in unserem Blogbeitrag: „Dank E-Mail-Knigge Kunden und Kollegen zu Fans machen”.

Prozesslandkarte konkret - Verschwendungsart Nr. 5: Unnötige Bewegungen

Überprüfen Sie die Projektlandkarte auf lange Wegezeiten und unnötige Bewegungen. Überdenken Sie auch so Kleinigkeiten wie die Anordnung der Dinge an Ihrem Arbeitsplatz. Je häufiger sie gebraucht werden, desto näher sollten sie sich an Ihrem Arbeitsplatz befinden. Einer meiner Kunden lagerte zum Beispiel Geschenke und Alkohol im Schrank, während er Büromaterial wie Briefumschläge im Nebenraum holen musste.

Mit Prozesslandkarte unnötige Bewegungen sparen
Mit der Prozesslandkarte sparen Sie unnötige Bewegungen.

Prozesslandkarte konkret - Verschwendungsart Nr. 6: Doppelarbeit

In Fällen, bei denen mehrere Mitarbeiter an einem Vorgang arbeiten, ist es normal, dass jeder Beteiligte aufs Neue die Unterlagen prüft. Es ist zwar schön, weil so Fehler (hoffentlich) vermieden werden. Der Kunde bezahlt diesen Aufwand aber nicht. Darum lohnt sich auch hier der kritische Blick auf Ihre Prozesslandkarte. Hilfreich könnte z.B. ein Auftragsbegleitzettel sein, auf dem die geprüften Kriterien abgezeichnet werden. Jede und jeder weiß somit, was von wem geprüft wurde und was noch zu kontrollieren ist.

Keine Doppelarbeiten mit Prozesslandkarte
Mit der Prozesslandkarte kommt es nicht zu Doppelarbeiten.

Prozesslandkarte konkret - Verschwendungsart Nr. 7: Hohe Bestände

Ein weiterer Blickwinkel, mit dem sich die Projektlandkarte betrachten lässt, ist der Blick auf die Bestände. Hohe Bestände mögen im Einkauf billiger sein. Jedoch wird nicht nur unnötig Kapital gebunden, auch die Lagerung und die Wegezeiten verursachen Kosten. Die Einführung eines Kanbansystems führt zu einer „automatischen” Überwachung und gewährleistet, dass immer genug Material vorrätig ist. Durch das selbststeuernde Kanban-Prinzip ist gewährleistet, dass sich die Höhe der Bestände am tatsächlichen Bedarf orientiert.

Prozesslandkarte konkret – Darauf kommt es an

Die oben genannten Beispiele sind einige Anregungen, Ballast zu erkennen und Verschwendungen zu reduzieren. Ich bin mir sicher, sie kommen auf jede Menge eigene Ideen, wenn Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Prozesslandkarte betrachten. Laden Sie dazu ein, die Verschwendungsbrille aufzusetzen. Gehen Sie gemeinsam die sieben Verschwendungsarten durch. An welchen Stellen im Unternehmen gibt es Tätigkeiten oder Dinge, für die der Kunde nicht bezahlt und die Sie weglassen könnten? Prüfen Sie Punkt für Punkt: Was kann künftig ersatzlos wegfallen? Was kann durch eine intelligentere Lösung ersetzt werden?

Prozesslandkarte konkret – Extra-Tipp

Nutzen Sie unsere Checkliste Büro-Kaizen® für das Gesamtunternehmen, um herauszufinden, wo Sie stehen und welche Potenziale und Möglichkeiten Sie noch nicht ausgeschöpft haben. Sie finden Sie im Downloadbereich dieser Webseite.

Was der Tipp bewirkt

Im Wirrwarr aus immer komplizierteren Vorgängen und Prozessen, geht es darum, nicht nur einen einzelnen Schritte zu verbessern, sondern ganze Schrittfolgen effektiver aufeinander abzustimmen. Wenn Sie sich von unnötigem Ballast befreien, kommen Sie schneller und ohne unnötige Umwege ans Ziel!

Und Sie?

Haben Sie Fragen zu unserer kleinen Serie mit Ideen zum permanent perfektionierten Prozess? Schreiben Sie mir, ich bin interessiert an Ihren Herausforderungen! Gerne komme ich auch in Ihr Unternehmen, wenn Sie professionelle Unterstützung und besonders komplexen Prozessen wünschen! Hier erfahren Sie mehr.



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